展業(yè)工具管理辦法總則目的為加強公司展業(yè)工具的管理，規(guī)范展業(yè)工具的使用、維護和更新，提高展業(yè)效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司全體員工在展業(yè)過程中所使用的各類工具，包括但不限于宣傳資料、演示文稿、銷售軟件、客戶管理系統(tǒng)、移動設(shè)備等?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：展業(yè)工具的使用必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)定。2.有效性原則：確保展業(yè)工具能夠有效支持業(yè)務(wù)拓展，提升客戶服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)公司業(yè)務(wù)目標。3.安全性原則：保障展業(yè)工具的信息安全，防止客戶信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。4.統(tǒng)一管理原則：對展業(yè)工具實行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保工具的規(guī)范使用。展業(yè)工具的分類與管理職責(zé)展業(yè)工具的分類1.宣傳資料類：包括公司簡介、產(chǎn)品手冊、宣傳單頁、海報等。2.演示文稿類：用于產(chǎn)品介紹、業(yè)務(wù)演示的PPT、視頻等。3.銷售軟件類：如客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）、銷售自動化工具等。4.客戶管理系統(tǒng)類：記錄客戶信息、跟進情況的系統(tǒng)。5.移動設(shè)備類：手機、平板電腦等用于移動辦公和展業(yè)的設(shè)備。6.其他類：如展業(yè)禮品、促銷道具等。管理職責(zé)1.公司管理層負責(zé)審批展業(yè)工具管理辦法及相關(guān)預(yù)算。監(jiān)督展業(yè)工具管理工作的執(zhí)行情況。2.行政管理部門負責(zé)展業(yè)工具的采購、發(fā)放、回收和報廢處理。建立展業(yè)工具臺賬，定期進行盤點。制定移動設(shè)備管理制度，負責(zé)移動設(shè)備的配置、維護和管理。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出展業(yè)工具的使用申請和更新建議。負責(zé)本部門展業(yè)工具的日常使用、保管和維護。對員工進行展業(yè)工具使用培訓(xùn)和指導(dǎo)。4.信息技術(shù)部門負責(zé)銷售軟件、客戶管理系統(tǒng)等信息化工具的開發(fā)、維護和升級。保障展業(yè)工具所涉及的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。提供技術(shù)支持，解決展業(yè)工具使用過程中的技術(shù)問題。展業(yè)工具的采購與配置采購申請業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前填寫《展業(yè)工具采購申請表》，詳細說明采購工具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至行政管理部門。采購審批行政管理部門對采購申請進行初審，核實需求的合理性和必要性。對于金額較大的采購項目，需提交公司管理層審批。審批通過后，行政管理部門按照公司采購流程進行采購。配置標準1.根據(jù)員工崗位和業(yè)務(wù)需求，制定合理的展業(yè)工具配置標準。例如，銷售人員配備高性能的移動設(shè)備、專業(yè)的銷售軟件和充足的宣傳資料；客服人員配備穩(wěn)定的客戶管理系統(tǒng)和必要的溝通工具。2.新員工入職時，由所在部門根據(jù)配置標準為其配備相應(yīng)的展業(yè)工具。展業(yè)工具的使用與維護使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的用途和操作流程使用展業(yè)工具，不得擅自更改或挪作他用。2.在使用宣傳資料、演示文稿等工具時，要確保內(nèi)容準確、規(guī)范，符合公司品牌形象和業(yè)務(wù)要求。3.嚴格遵守銷售軟件、客戶管理系統(tǒng)等信息化工具的使用權(quán)限，不得越權(quán)操作或泄露系統(tǒng)密碼。4.使用移動設(shè)備時，要注意保護設(shè)備安全，防止丟失、損壞或被盜。不得在設(shè)備上安裝未經(jīng)公司許可的軟件。維護保養(yǎng)1.員工負責(zé)本部門展業(yè)工具的日常維護，定期檢查工具的性能和狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政管理部門或信息技術(shù)部門。2.行政管理部門和信息技術(shù)部門按照各自職責(zé)，定期對展業(yè)工具進行維護和保養(yǎng)，確保工具的正常運行。例如，對移動設(shè)備進行系統(tǒng)更新、軟件升級，對宣傳資料進行定期整理和更新等。3.對于出現(xiàn)故障或損壞的展業(yè)工具，員工應(yīng)填寫《展業(yè)工具維修申請表》，提交至行政管理部門或信息技術(shù)部門進行維修。維修完成后，由申請部門進行驗收。展業(yè)工具的更新與升級更新依據(jù)1.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要、市場變化以及行業(yè)技術(shù)進步，適時對展業(yè)工具進行更新與升級。2.當(dāng)現(xiàn)有展業(yè)工具無法滿足業(yè)務(wù)需求、出現(xiàn)嚴重技術(shù)問題或存在安全隱患時，應(yīng)及時進行更新。更新流程1.業(yè)務(wù)部門或相關(guān)部門提出展業(yè)工具更新建議，填寫《展業(yè)工具更新申請表》，詳細說明更新的原因、內(nèi)容和預(yù)期效果。2.行政管理部門會同信息技術(shù)部門對更新建議進行評估，提出審核意見后提交公司管理層審批。3.審批通過后，按照采購與配置流程進行展業(yè)工具的更新。展業(yè)工具的信息安全管理數(shù)據(jù)保護1.嚴格遵守國家信息安全法律法規(guī)，采取必要的技術(shù)和管理措施，保護展業(yè)工具中涉及的客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的安全。2.對客戶信息進行分類分級管理，明確不同級別信息的訪問權(quán)限和保護要求。3.在使用移動設(shè)備存儲客戶信息時，要進行加密處理，并設(shè)置開機密碼和鎖屏密碼。網(wǎng)絡(luò)安全1.加強展業(yè)工具所涉及網(wǎng)絡(luò)的安全防護，安裝防火墻、防病毒軟件等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對網(wǎng)絡(luò)進行安全檢測和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.員工在使用展業(yè)工具進行網(wǎng)絡(luò)操作時，要注意防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，不得隨意點擊可疑鏈接或下載不明來源的文件。安全培訓(xùn)1.定期組織員工參加信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、數(shù)據(jù)保護法規(guī)、展業(yè)工具安全操作規(guī)范等。3.新員工入職時，要進行信息安全基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，并簽署信息安全承諾書。展業(yè)工具的監(jiān)督與檢查定期檢查1.行政管理部門定期對展業(yè)工具的使用、維護和保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括工具的完整性、使用合規(guī)性、維護記錄等。2.信息技術(shù)部門定期對銷售軟件、客戶管理系統(tǒng)等信息化工具的運行情況進行監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)故障和安全問題。專項檢查1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要或公司安排，不定期開展展業(yè)工具專項檢查，如針對某一特定產(chǎn)品的宣傳資料進行檢查，或?qū)σ苿釉O(shè)備的使用安全進行專項排查。2.專項檢查可采用現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)抽查、員工訪談等方式進行，確保檢查結(jié)果真實、準確。檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時記錄并反饋給責(zé)任部門或個人。2.責(zé)任部門或個人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對問題進行整改，并將整改情況報告給行政管理部門。3.對違反展業(yè)工具管理規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)制度進行嚴肅處理。展業(yè)工具的報廢與回收報廢條件1.展業(yè)工具已達到使用年限，且無法正常使用或維修價值不大。2.因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，現(xiàn)有展業(yè)工具已不再適用。3.展業(yè)工具出現(xiàn)嚴重損壞、丟失且無法找回，或因其他不可抗力因素導(dǎo)致工具無法繼續(xù)使用。報廢流程1.使用部門填寫《展業(yè)工具報廢申請表》，詳細說明報廢原因和工具的基本情況。2.行政管理部門會同相關(guān)部門對報廢申請進行審核，確認符合報廢條件后提交公司管理層審批。3.審批通過后，行政管理部門負責(zé)對報廢的展業(yè)工具進行回收和處理。回收處理1.對于可回收利用的展業(yè)工具，行政管理部門應(yīng)進行分類整理，交予相關(guān)部門進行回收處理。2.對于不可回收的展業(yè)工具，如電子設(shè)備等，應(yīng)按照環(huán)保要