常熟檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強常熟地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護和利用檔案資源，為地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于常熟市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。檔案工作在黨委和政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實行分級負(fù)責(zé)、屬地管理，確保檔案管理工作的有序開展。2.集中管理原則。各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對本單位各類檔案進行集中統(tǒng)一管理。3.完整準(zhǔn)確原則。檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實、完整、準(zhǔn)確，全面反映單位各項工作的歷史面貌。4.安全保密原則。加強檔案安全防護措施，確保檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（四）定義本辦法所稱檔案，是指各單位在工作活動中形成的，對國家和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置1.常熟市檔案局是全市檔案工作的行政管理部門，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃并組織實施，監(jiān)督指導(dǎo)全市檔案工作。2.各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立獨立的檔案管理機構(gòu)或指定專門的檔案管理部門，并配備相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理機構(gòu)應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應(yīng)報同級檔案行政管理部門備案。（二）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.檔案局職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，起草本市檔案工作的規(guī)范性文件并組織實施。制定全市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，組織開展檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。監(jiān)督指導(dǎo)全市各級各類檔案機構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)工作，依法查處檔案違法行為。組織開展檔案理論研究和學(xué)術(shù)交流活動，推進檔案信息化建設(shè)。負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管和提供利用本市重要檔案資料，維護檔案的完整與安全。2.單位檔案管理機構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，制定本單位檔案工作計劃并組織實施。負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在各項工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。建立健全檔案管理制度，對檔案進行科學(xué)分類、編號、編目和保管，確保檔案的安全。積極開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。負(fù)責(zé)向同級檔案行政管理部門報送檔案工作統(tǒng)計報表，定期報告檔案管理工作情況。組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。為單位各項工作提供檔案信息服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案的作用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際工作需要，確定檔案收集范圍，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整。2.重點收集反映本單位主要職能活動、重大決策、重要業(yè)務(wù)工作、基本建設(shè)項目、科研成果、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動、機構(gòu)沿革、榮譽獎勵等方面的文件材料。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件材料，應(yīng)按照保密規(guī)定進行收集和管理。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對電子文件的收集，應(yīng)遵循電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。（三）整理原則1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，對檔案進行分類、組合、排列和編目，使檔案整理系統(tǒng)化、規(guī)范化。（四）整理方法1.分類檔案分類應(yīng)根據(jù)本單位檔案的實際情況，采用科學(xué)合理的分類方法。一般可按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等進行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)，將檔案分為不同年度類別。機構(gòu)（問題）分類根據(jù)本單位內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為不同的機構(gòu)（問題）類別。保管期限分類按照檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。2.編號對分類后的檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。檔案編號應(yīng)按照分類體系依次編排，便于檔案的查找和管理。3.編目檔案編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、來源、保管期限、密級等項目。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的檢索和利用。電子檔案應(yīng)同時進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可讀性和可理解性。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品倉庫和水源地，保持通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）保管設(shè)備1.檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，符合檔案保管要求，能夠有效保護檔案。檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案盒、卷皮等，檔案裝具應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的安全存放。3.對于電子檔案，應(yīng)配備專用的存儲設(shè)備，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，標(biāo)識清晰。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.定期對檔案進行清點核對，做到賬物相符，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并采取相應(yīng)措施。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.對電子檔案應(yīng)進行嚴(yán)格的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循依法、依規(guī)、安全、便捷的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。2.各單位應(yīng)積極主動地為社會各界提供檔案信息服務(wù)，滿足社會對檔案利用的需求。（二）利用方式1.查閱單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理機構(gòu)查閱。外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案查閱應(yīng)在檔案管理機構(gòu)指定的場所進行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.出具證明單位或個人需要檔案管理機構(gòu)出具檔案證明的，應(yīng)填寫檔案證明申請表，說明證明用途和所需證明的檔案內(nèi)容。檔案管理機構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案原件進行核實，如實出具檔案證明，并加蓋檔案管理機構(gòu)印章。（三）利用登記1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括利用時間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、審批人等信息。3.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定工作應(yīng)在檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人的組織下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同參與進行。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案保管期限表，對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，應(yīng)進行鑒定銷毀。鑒定銷毀檔案時，應(yīng)重點審查檔案內(nèi)容是否涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等。3.對涉及重要歷史事件、重大決策、重要業(yè)務(wù)工作等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理機構(gòu)定期對檔案進行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.組織檔案鑒定小組，對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定意見，編制檔案鑒定報告，明確需要銷毀的檔案清單。4.檔案鑒定報告應(yīng)報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實施檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.推進常熟地區(qū)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建立覆蓋全市各級各類檔案機構(gòu)的檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和資源共享。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏重要檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的長期保存和便捷利用。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)各單位應(yīng)建立本單位的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案著錄、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)常熟市檔案局應(yīng)建立全市檔案信息資源共享平臺，整合全市各級各類檔案機構(gòu)的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和共享利用。檔案信息資源共享平臺應(yīng)與各單位檔案管理系統(tǒng)進行對接，確保檔案信息的實時更新和互聯(lián)互通。（三）安全保障1.加強檔案信息化安全管理，建立健全檔案信息化安全制度，明確安全責(zé)任，確保檔案信息的安全。2.采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等安全技術(shù)措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，確保檔案信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.常熟市檔案局負(fù)責(zé)對全市各級各類檔案機構(gòu)的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)加強對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機構(gòu)設(shè)置和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作開展情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全保密措施落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。常熟市檔案局定期對全市檔案管理工作進行全面檢查，各單位應(yīng)定期開展本單位檔案管理工作自查。2.專項檢查。根據(jù)工作需要，對特定