外部接待管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外部接待工作，展現(xiàn)公司良好形象，加強(qiáng)與外部單位的溝通與合作，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司對來訪的政府部門、合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等外部單位及人員的接待工作。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情友好的態(tài)度接待來訪人員，提供周到細(xì)致的服務(wù)，確保來訪人員感受到公司的尊重與誠意。2.對口接待原則：根據(jù)來訪人員的身份和目的，安排相應(yīng)的部門或人員進(jìn)行對口接待，提高接待工作的針對性和效率。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)，做到合理安排、務(wù)實節(jié)儉。4.安全保密原則：確保接待工作中的人員安全和信息安全，嚴(yán)格遵守公司的保密制度，防止公司機(jī)密信息泄露。二、接待組織與分工（一）接待組織公司設(shè)立接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司的外部接待工作，制定接待方案，審批接待費(fèi)用等。（二）分工1.辦公室：負(fù)責(zé)接待工作的整體協(xié)調(diào)和安排，包括車輛調(diào)度、會議室安排、餐飲住宿預(yù)訂等；負(fù)責(zé)接待過程中的文字記錄和資料整理；協(xié)助接待部門做好其他相關(guān)工作。2.接待部門：負(fù)責(zé)具體接待工作的組織實施，包括與來訪人員的溝通聯(lián)系、接待活動的現(xiàn)場安排、介紹公司情況等；負(fù)責(zé)接待費(fèi)用的初步審核和報銷工作。3.其他相關(guān)部門：根據(jù)接待工作的需要，配合接待部門做好相關(guān)工作，如提供技術(shù)支持、業(yè)務(wù)介紹等。三、接待準(zhǔn)備（一）信息收集1.接待部門在接到接待任務(wù)后，應(yīng)及時與來訪人員溝通，了解來訪人員的基本信息（包括姓名、單位、職務(wù)、人數(shù)等）、來訪目的、行程安排等情況。2.根據(jù)來訪人員的信息和來訪目的，對接待工作進(jìn)行初步策劃，確定接待的規(guī)格、形式、內(nèi)容等。（二）接待方案制定1.接待部門根據(jù)信息收集情況，制定詳細(xì)的接待方案，報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。接待方案應(yīng)包括以下內(nèi)容：基本信息：來訪人員的基本信息、來訪目的、行程安排等。接待規(guī)格：確定接待的級別，如公司領(lǐng)導(dǎo)陪同、部門負(fù)責(zé)人陪同或一般工作人員陪同等。接待形式：明確接待活動的形式，如座談會、參觀考察、宴請等。接待內(nèi)容：安排接待活動的具體內(nèi)容，如公司介紹、業(yè)務(wù)交流、參觀公司設(shè)施等。行程安排：制定詳細(xì)的行程計劃，包括活動時間、地點、參與人員等。費(fèi)用預(yù)算：預(yù)估接待工作所需的各項費(fèi)用，包括餐飲、住宿、交通、禮品等費(fèi)用。2.接待方案經(jīng)審批后，接待部門應(yīng)及時將接待方案傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，確保各項準(zhǔn)備工作有序進(jìn)行。（三）場地安排1.根據(jù)接待活動的形式和內(nèi)容，提前安排好合適的場地，如會議室、接待室、參觀場所等。2.對場地進(jìn)行布置，確保場地整潔、舒適、美觀，并根據(jù)需要配備相應(yīng)的設(shè)備和設(shè)施，如音響設(shè)備、投影儀、茶水、水果等。（四）資料準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備好公司的宣傳資料，如公司簡介、產(chǎn)品手冊、業(yè)務(wù)資料等，以便在接待過程中向來訪人員介紹公司情況。2.根據(jù)接待活動的內(nèi)容，準(zhǔn)備好相關(guān)的匯報材料、業(yè)務(wù)資料等，確保資料準(zhǔn)確、完整、有針對性。（五）人員安排1.根據(jù)接待規(guī)格和接待內(nèi)容，確定陪同人員名單，并提前通知陪同人員做好準(zhǔn)備工作。2.安排好接待過程中的服務(wù)人員，如引導(dǎo)員、講解員、服務(wù)員等，確保接待工作的順利進(jìn)行。（六）餐飲住宿安排1.根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，合理安排餐飲和住宿。餐飲應(yīng)注重菜品質(zhì)量和衛(wèi)生，體現(xiàn)地方特色或公司特色；住宿應(yīng)選擇交通便利、環(huán)境舒適、安全可靠的酒店或賓館。2.提前與餐飲和住宿單位溝通協(xié)調(diào)，確定用餐時間、地點、標(biāo)準(zhǔn)和住宿房間數(shù)量、房型等信息，并簽訂相關(guān)協(xié)議。（七）車輛安排1.根據(jù)來訪人員的人數(shù)和行程安排，合理安排車輛。車輛應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，性能良好。2.提前確定司機(jī)名單，并通知司機(jī)做好出車準(zhǔn)備工作，確保車輛按時到達(dá)指定地點接送來訪人員。四、接待實施（一）迎接1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前到達(dá)指定地點迎接來訪人員。迎接人員應(yīng)著裝整齊、舉止得體，熱情友好地與來訪人員打招呼，并協(xié)助來訪人員搬運(yùn)行李。2.在迎接過程中，向來訪人員介紹公司的基本情況和接待安排，讓來訪人員感受到公司的熱情和周到。（二）接待活動1.按照接待方案的安排，有序組織接待活動。在接待過程中，應(yīng)注重禮儀規(guī)范，尊重來訪人員的習(xí)慣和意見，確保接待活動順利進(jìn)行。2.介紹公司情況時，應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、全面地向來訪人員介紹公司的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)范圍、市場地位、企業(yè)文化等方面的情況，展示公司的實力和形象。3.組織業(yè)務(wù)交流時，應(yīng)提前確定交流的主題和內(nèi)容，安排相關(guān)人員進(jìn)行發(fā)言和討論，確保交流活動富有成效。4.安排參觀考察時，應(yīng)提前確定參觀路線和講解人員，向來訪人員介紹公司的生產(chǎn)經(jīng)營情況、技術(shù)創(chuàng)新成果、企業(yè)文化建設(shè)等方面的情況，讓來訪人員深入了解公司。（三）餐飲安排1.按照接待方案的要求，安排好餐飲活動。在用餐過程中，應(yīng)注重禮儀規(guī)范，引導(dǎo)來訪人員有序就座，介紹菜品特色，提醒來訪人員注意飲食衛(wèi)生。2.控制用餐時間和節(jié)奏，避免用餐時間過長或過短，確保用餐過程愉快、順暢。（四）住宿安排1.按照接待方案的安排，引導(dǎo)來訪人員前往住宿地點辦理入住手續(xù)。在入住過程中，應(yīng)協(xié)助來訪人員解決遇到的問題，確保來訪人員順利入住。2.關(guān)注來訪人員的住宿情況，及時了解來訪人員的需求和意見，為來訪人員提供必要的幫助和服務(wù)。（五）送客1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前做好送客準(zhǔn)備工作。送客時，應(yīng)熱情友好地與來訪人員道別，并感謝來訪人員的來訪。2.協(xié)助來訪人員搬運(yùn)行李，將來訪人員送至指定的交通工具處，待來訪人員乘坐的交通工具離開后，方可離開。五、接待費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.接待部門在制定接待方案時，應(yīng)同時編制接待費(fèi)用預(yù)算，明確各項費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括餐飲、住宿、交通、禮品、資料、場地布置等方面的費(fèi)用。2.接待費(fèi)用預(yù)算經(jīng)接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，作為接待費(fèi)用控制的依據(jù)。（二）費(fèi)用報銷1.接待活動結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時整理接待費(fèi)用的相關(guān)票據(jù)，按照公司的財務(wù)制度進(jìn)行報銷。報銷票據(jù)應(yīng)真實、合法、有效，且與接待活動的內(nèi)容和費(fèi)用預(yù)算相符。2.接待費(fèi)用報銷時，應(yīng)填寫費(fèi)用報銷單，注明接待活動的基本情況、費(fèi)用明細(xì)、報銷金額等信息，并附上接待方案、發(fā)票、收據(jù)等相關(guān)憑證。3.接待費(fèi)用報銷單經(jīng)接待部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門應(yīng)按照公司的財務(wù)制度和接待費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門方可辦理接待費(fèi)用的報銷手續(xù)。（三）費(fèi)用控制1.接待部門應(yīng)嚴(yán)格按照接待費(fèi)用預(yù)算控制接待費(fèi)用的支出，不得超預(yù)算開支。如因特殊情況需要增加接待費(fèi)用，應(yīng)提前報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對接待費(fèi)用的核算和監(jiān)督，定期對接待費(fèi)用的支出情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決費(fèi)用控制中存在的問題。六、禮品管理（一）禮品選擇1.禮品的選擇應(yīng)根據(jù)來訪人員的身份、來訪目的和公司的實際情況進(jìn)行，注重禮品的實用性、文化性和紀(jì)念性。2.禮品應(yīng)體現(xiàn)公司的特色和文化內(nèi)涵，避免選擇過于昂貴或奢華的禮品，杜絕鋪張浪費(fèi)。（二）禮品贈送1.禮品贈送應(yīng)在接待活動的適當(dāng)環(huán)節(jié)進(jìn)行，如來訪人員離開時或舉行座談會、宴請等活動時。2.禮品贈送時，應(yīng)向來訪人員介紹禮品的寓意和用途，表達(dá)公司對來訪人員的感謝和祝福。（三）禮品登記1.接待部門應(yīng)建立禮品登記制度，對每次接待活動中贈送的禮品進(jìn)行詳細(xì)登記，包括禮品名稱、數(shù)量、價值、贈送對象、贈送時間等信息。2.禮品登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。七、保密管理（一）保密要求1.接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，保守公司的商業(yè)秘密和機(jī)密信息，不得向來訪人員泄露公司的任何敏感信息。2.在接待過程中，涉及公司機(jī)密信息的資料、文件等應(yīng)妥善保管，不得隨意擺放或丟棄，防止信息泄露。（二）信息交流1.在與來訪人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交流時