存量訂單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司存量訂單的管理，規(guī)范訂單處理流程，提高訂單交付效率和質(zhì)量，降低運(yùn)營(yíng)成本，確保公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有存量訂單的管理，包括但不限于銷售訂單、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)訂單等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：存量訂單管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訂單處理過程合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括客戶信息、產(chǎn)品信息、訂單數(shù)量、交貨日期等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的訂單延誤或損失。3.及時(shí)性原則：訂單處理各環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，確保訂單按時(shí)交付，滿足客戶需求。4.協(xié)同性原則：銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、物流等部門應(yīng)密切協(xié)同，形成高效的訂單處理鏈條，共同推進(jìn)訂單的順利執(zhí)行。二、訂單分類與標(biāo)識(shí)（一）訂單分類1.按客戶類型分類：分為新客戶訂單、老客戶訂單。2.按產(chǎn)品類型分類：分為標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品訂單、定制產(chǎn)品訂單。3.按訂單金額分類：分為小額訂單、中額訂單、大額訂單。（二）訂單標(biāo)識(shí)為便于訂單管理和跟蹤，對(duì)每一份存量訂單進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)規(guī)則如下：訂單編號(hào)=年份（兩位）+月份（兩位）+部門代碼（兩位）+順序號(hào)（四位）例如：2305010001，表示2023年5月由銷售一部生成的第1份訂單。三、訂單接收與錄入（一）訂單接收1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，訂單接收方式包括但不限于電話、郵件、傳真、在線平臺(tái)等。2.接收訂單時(shí)，銷售人員應(yīng)與客戶確認(rèn)訂單信息，確保信息準(zhǔn)確完整。如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或不明確，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通核實(shí)。（二）訂單錄入1.銷售人員應(yīng)在收到訂單后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將訂單信息準(zhǔn)確錄入公司訂單管理系統(tǒng)。錄入內(nèi)容包括訂單編號(hào)、客戶信息、產(chǎn)品信息、訂單數(shù)量、交貨日期、價(jià)格、付款方式等。2.訂單錄入完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成訂單記錄，并發(fā)送通知至相關(guān)部門，如采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門等。四、訂單審核（一）審核流程1.訂單錄入系統(tǒng)后，由銷售部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的完整性、準(zhǔn)確性，客戶信用狀況等。2.如初步審核通過，訂單流轉(zhuǎn)至信用管理部門進(jìn)行信用審核。信用管理部門根據(jù)客戶信用評(píng)估模型，對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行評(píng)估，確定是否給予信用額度及信用期限。3.信用審核通過后，訂單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行價(jià)格與付款方式審核。財(cái)務(wù)部門審核訂單價(jià)格是否符合公司定價(jià)政策，付款方式是否合理、可行。4.最后，由總經(jīng)理進(jìn)行終審?？偨?jīng)理根據(jù)公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、資源狀況等因素，對(duì)訂單進(jìn)行最終審批。（二）審核標(biāo)準(zhǔn)1.訂單信息審核標(biāo)準(zhǔn)客戶信息應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、收貨地址等。產(chǎn)品信息應(yīng)明確，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。交貨日期應(yīng)合理，符合公司生產(chǎn)能力和客戶需求。價(jià)格應(yīng)符合公司定價(jià)政策，如有特殊價(jià)格需注明原因及審批情況。付款方式應(yīng)明確、可行，符合公司財(cái)務(wù)管理制度。2.客戶信用審核標(biāo)準(zhǔn)信用管理部門根據(jù)客戶歷史交易記錄、信用評(píng)級(jí)等因素，對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于信用良好的客戶，可給予一定的信用額度和信用期限；對(duì)于信用狀況不佳或存在風(fēng)險(xiǎn)的客戶，應(yīng)要求客戶提供擔(dān)?；虿扇∑渌L(fēng)險(xiǎn)防范措施。3.價(jià)格與付款方式審核標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)部門審核訂單價(jià)格是否符合公司定價(jià)政策，是否經(jīng)過相關(guān)授權(quán)審批。付款方式應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)管理制度，避免出現(xiàn)壞賬風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于大額訂單或付款周期較長(zhǎng)的訂單，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注資金回籠情況。（三）審核結(jié)果處理1.如訂單審核通過，審核部門應(yīng)在訂單管理系統(tǒng)中簽署審核意見，并將訂單流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)進(jìn)行處理。2.如訂單審核不通過，審核部門應(yīng)在訂單管理系統(tǒng)中注明不通過原因，并將訂單退回銷售部門。銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，協(xié)商解決方案，重新提交訂單進(jìn)行審核。五、訂單執(zhí)行（一）采購(gòu)訂單執(zhí)行1.采購(gòu)部門根據(jù)審核通過的銷售訂單，生成采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨日期、供應(yīng)商等信息。2.采購(gòu)部門應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，并與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨方式、付款方式等條款。3.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少?gòu)訂單延誤或產(chǎn)品質(zhì)量問題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，減少對(duì)公司生產(chǎn)和銷售的影響。（二）生產(chǎn)訂單執(zhí)行1.生產(chǎn)部門根據(jù)審核通過的銷售訂單，制定生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確生產(chǎn)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)進(jìn)度安排等信息。2.生產(chǎn)部門應(yīng)按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。在生產(chǎn)過程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)工藝標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)生產(chǎn)過程控制，及時(shí)解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題。3.生產(chǎn)部門應(yīng)定期對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，確保訂單按時(shí)交付。如因生產(chǎn)設(shè)備故障、原材料短缺等原因?qū)е律a(chǎn)訂單延誤，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門匯報(bào)，并采取措施盡快恢復(fù)生產(chǎn)。（三）物流配送執(zhí)行1.物流部門根據(jù)銷售訂單和生產(chǎn)進(jìn)度，安排產(chǎn)品的物流配送。物流配送應(yīng)選擇合適的運(yùn)輸方式，確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)客戶手中。2.物流部門應(yīng)與供應(yīng)商、生產(chǎn)部門密切配合，做好貨物的交接和運(yùn)輸工作。在運(yùn)輸過程中，應(yīng)注意保護(hù)產(chǎn)品質(zhì)量，避免因運(yùn)輸不當(dāng)導(dǎo)致產(chǎn)品損壞或丟失。3.物流部門應(yīng)及時(shí)跟蹤物流信息，將貨物運(yùn)輸狀態(tài)反饋給銷售部門和客戶。如出現(xiàn)物流延誤或異常情況，物流部門應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向相關(guān)部門匯報(bào)。六、訂單變更管理（一）變更申請(qǐng)1.客戶或公司內(nèi)部相關(guān)部門如需對(duì)存量訂單進(jìn)行變更，應(yīng)填寫《訂單變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息。2.《訂單變更申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至訂單管理部門。（二）變更審核1.訂單管理部門收到《訂單變更申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對(duì)訂單執(zhí)行的影響等。2.如變更涉及價(jià)格調(diào)整、交貨日期變更、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)變更等重要內(nèi)容，還需經(jīng)財(cái)務(wù)部門、銷售部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門進(jìn)行專項(xiàng)審核。（三）變更執(zhí)行1.經(jīng)審核通過的訂單變更申請(qǐng)，由訂單管理部門下達(dá)變更通知至相關(guān)部門。相關(guān)部門應(yīng)按照變更通知要求，及時(shí)調(diào)整訂單執(zhí)行計(jì)劃。2.如變更涉及采購(gòu)訂單、生產(chǎn)訂單的變更，采購(gòu)部門和生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商和相關(guān)生產(chǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保變更后的訂單能夠順利執(zhí)行。3.訂單變更執(zhí)行過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括變更申請(qǐng)時(shí)間、變更內(nèi)容、審核意見、執(zhí)行情況等，以便于追溯和查詢。七、訂單跟蹤與監(jiān)控（一）跟蹤方式1.訂單管理部門應(yīng)建立訂單跟蹤機(jī)制，通過訂單管理系統(tǒng)、電話、郵件等方式，定期跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.銷售部門應(yīng)及時(shí)了解客戶對(duì)訂單執(zhí)行的反饋意見，如客戶有任何疑問或問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。3.采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、物流部門應(yīng)定期向訂單管理部門匯報(bào)本部門訂單執(zhí)行進(jìn)度，如出現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（二）監(jiān)控指標(biāo)1.訂單交付及時(shí)率：訂單實(shí)際交付數(shù)量與應(yīng)交付數(shù)量之比，反映訂單按時(shí)交付的情況。計(jì)算公式為：訂單交付及時(shí)率=實(shí)際按時(shí)交付訂單數(shù)量/應(yīng)交付訂單數(shù)量×100%。2.訂單準(zhǔn)確率：訂單實(shí)際交付產(chǎn)品與訂單要求產(chǎn)品的符合程度，反映訂單執(zhí)行的質(zhì)量情況。計(jì)算公式為：訂單準(zhǔn)確率=實(shí)際交付合格產(chǎn)品數(shù)量/訂單要求產(chǎn)品數(shù)量×100%。3.客戶滿意度：通過客戶調(diào)查等方式收集客戶對(duì)訂單執(zhí)行過程和結(jié)果的滿意度評(píng)價(jià)，反映客戶對(duì)公司訂單管理工作的認(rèn)可程度。（三）異常處理1.如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)異常情況，如延誤交付、產(chǎn)品質(zhì)量問題、客戶投訴等，訂單管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行分析和處理。2.相關(guān)部門應(yīng)針對(duì)異常情況制定解決方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保問題得到及時(shí)解決。3.異常情況處理完成后，應(yīng)形成書面報(bào)告，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。八、訂單結(jié)算與收款（一）結(jié)算流程1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售訂單和實(shí)際交付情況，按照合同約定的結(jié)算方式進(jìn)行訂單結(jié)算。2.結(jié)算內(nèi)容包括貨款、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤，并及時(shí)與客戶進(jìn)行核對(duì)。3.結(jié)算完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)開具發(fā)票，并將發(fā)票送達(dá)客戶。（二）收款管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)訂單收款工作，按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)催收貨款。2.對(duì)于逾期未付款的客戶，財(cái)務(wù)部門應(yīng)發(fā)送催款通知，提醒客戶按時(shí)付款。如客戶仍未付款，應(yīng)采取進(jìn)一步的催款措施，如上門催收、法律訴訟等。3.銷售部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好收款工作，及時(shí)提供客戶信息和訂單執(zhí)行情況，配合財(cái)務(wù)部門與客戶溝通協(xié)調(diào)。九、訂單歸檔與統(tǒng)計(jì)分析（一）訂單歸檔1.訂單執(zhí)行完畢后，相關(guān)部門應(yīng)將訂單相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。歸檔資料包括訂單合同、訂單變更記錄、送貨單、發(fā)票、客戶反饋等。2.訂單歸檔應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.訂單檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）統(tǒng)計(jì)分析1.訂單管理部門應(yīng)定期對(duì)存量訂單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成訂單統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表內(nèi)容包括訂單數(shù)量、訂單金額、訂單交付及時(shí)率、訂單準(zhǔn)確率、客戶滿意度等指標(biāo)。2.通過對(duì)訂單統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)訂單管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.根據(jù)訂單統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建