常用耗材管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司常用耗材的管理，規(guī)范耗材采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的流程，提高耗材使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門、各項(xiàng)目所涉及的常用耗材管理。（三）定義1.常用耗材：指公司日常辦公、生產(chǎn)、項(xiàng)目實(shí)施等過程中經(jīng)常使用的各類消耗性材料，如辦公用品、文具、打印耗材、電子元器件、勞保用品等。2.歸口管理部門：[具體部門名稱]，負(fù)責(zé)常用耗材的整體規(guī)劃、采購計(jì)劃審核、供應(yīng)商管理、庫存監(jiān)控等工作。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對常用耗材實(shí)行統(tǒng)一管理，歸口管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的耗材需求，確保資源的合理配置。2.預(yù)算控制原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，編制年度耗材預(yù)算，并嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)使用耗材。3.節(jié)約使用原則：鼓勵(lì)全體員工樹立節(jié)約意識，合理使用耗材，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。4.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行耗材的采購、使用、庫存管理等操作，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，向歸口管理部門提交次月常用耗材需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并說明用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間。2.歸口管理部門根據(jù)各部門提交的需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況、歷史消耗數(shù)據(jù)等進(jìn)行綜合分析，編制公司月度常用耗材采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。3.對于臨時(shí)性、緊急性的耗材需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急耗材采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交歸口管理部門。歸口管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)安排采購。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.歸口管理部門負(fù)責(zé)建立常用耗材供應(yīng)商庫，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比選等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。2.定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評估，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨情況等內(nèi)容，以便于查詢和管理。（三）采購實(shí)施1.采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，按照采購流程選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，應(yīng)充分比較不同供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，確保采購的耗材符合公司要求且性價(jià)比最優(yōu)。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同時(shí)，應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。3.對于批量采購的常用耗材，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求合理安排采購數(shù)量和交貨時(shí)間，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。（四）采購驗(yàn)收1.采購的常用耗材到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨清單等對耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對。2.對于驗(yàn)收合格的耗材，倉庫管理人員應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》，注明耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。對于驗(yàn)收不合格的耗材，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。3.驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)說明問題情況，并提交歸口管理部門。歸口管理部門應(yīng)根據(jù)報(bào)告內(nèi)容與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法。三、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門常用耗材的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫領(lǐng)取。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的《耗材領(lǐng)用申請表》發(fā)放耗材，并在《耗材領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.對于限量領(lǐng)用的耗材，如辦公用品中的高檔文具、勞保用品中的特殊防護(hù)裝備等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，使其熟悉常用耗材的正確使用方法和注意事項(xiàng)，提高員工的節(jié)約意識和操作技能。2.員工在使用耗材過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成耗材的浪費(fèi)或損壞。3.對于可重復(fù)使用的耗材，如墨盒、硒鼓、文件夾等，應(yīng)鼓勵(lì)員工進(jìn)行回收再利用，以降低成本。（三）監(jiān)督檢查1.歸口管理部門定期對各部門常用耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括領(lǐng)用記錄、使用情況、節(jié)約措施落實(shí)情況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的耗材浪費(fèi)現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育。對于因管理不善導(dǎo)致耗材浪費(fèi)嚴(yán)重的部門，應(yīng)責(zé)令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。四、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)定期對常用耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月[具體日期]，盤點(diǎn)方式可采用實(shí)地盤點(diǎn)或永續(xù)盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、實(shí)際庫存、賬面庫存等信息。對于盤盈或盤虧的情況，應(yīng)查明原因，并填寫《庫存盤盈/盤虧報(bào)告》，報(bào)歸口管理部門審批。3.根據(jù)審批后的《庫存盤盈/盤虧報(bào)告》，倉庫管理人員及時(shí)調(diào)整庫存賬目，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（二）庫存安全1.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保常用耗材的存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。對于有特殊存儲(chǔ)條件要求的耗材，如易燃易爆物品、易腐蝕物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.建立庫存安全管理制度，加強(qiáng)對倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，防止火災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存耗材進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理質(zhì)量問題或損壞的耗材，確保庫存耗材的質(zhì)量安全。（三）庫存預(yù)警1.歸口管理部門根據(jù)常用耗材的歷史消耗數(shù)據(jù)、采購周期等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警下限或高于預(yù)警上限時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息。2.倉庫管理人員收到預(yù)警信息后，應(yīng)及時(shí)向歸口管理部門匯報(bào)庫存情況。歸口管理部門根據(jù)庫存情況，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃或安排內(nèi)部調(diào)劑，確保庫存數(shù)量保持在合理水平。五、成本控制（一）預(yù)算控制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作目標(biāo)和實(shí)際需求，編制詳細(xì)的常用耗材年度預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)充分考慮歷史消耗數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢、節(jié)約措施等因素，確保預(yù)算的科學(xué)性和合理性。2.歸口管理部門負(fù)責(zé)匯總各部門的年度預(yù)算，編制公司常用耗材年度預(yù)算總表，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批后的年度預(yù)算作為公司常用耗材采購、使用和成本控制的依據(jù)。3.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制耗材的使用，不得超預(yù)算采購和使用耗材。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向歸口管理部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。（二）成本分析1.歸口管理部門定期對常用耗材的采購成本、使用成本、庫存成本等進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。2.通過與供應(yīng)商進(jìn)行談判、優(yōu)化采購渠道、合理安排庫存等方式，降低采購成本；通過加強(qiáng)員工培訓(xùn)、規(guī)范使用流程、推行節(jié)約措施等方式，降低使用成本；通過科學(xué)管理庫存、減少庫存積壓等方式，降低庫存成本。3.定期對成本控制效果進(jìn)行評估，將實(shí)際成本與預(yù)算成本進(jìn)行對比分析，計(jì)算成本節(jié)約率或超支率，評估成本控制措施的有效性。對于成本控制效果顯著的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于成本控制不力的部門，進(jìn)行通報(bào)批評，并責(zé)令其采取措施改進(jìn)。六、信息化管理（一）建立耗材管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立常用耗材管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對耗材采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的信息化管理。通過系統(tǒng)，各部門可以實(shí)時(shí)查詢耗材庫存情況、提交需求計(jì)劃、辦理領(lǐng)用手續(xù)等；歸口管理部門可以進(jìn)行采購計(jì)劃編制、供應(yīng)商管理、庫存監(jiān)控、成本分析等工作。2.耗材管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)警等功能，能夠自動(dòng)生成各類報(bào)表和分析圖表，為公司的耗材管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)將耗材的入庫、出庫、庫存盤點(diǎn)等數(shù)據(jù)錄入耗材管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.歸口管理部門應(yīng)定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括供應(yīng)商信息、耗材信息、部門信息等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和有效性。3.定期對耗材管理系統(tǒng)進(jìn)行備