底片檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司底片檔案的科學(xué)管理，確保底片檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位形成的底片檔案的管理。（三）定義1.底片檔案：指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的底片，包括黑白底片和彩色底片。2.歸檔：指將具有保存價(jià)值的底片按照規(guī)定的程序和要求，移交檔案部門(mén)集中管理的過(guò)程。3.保管期限：指底片檔案保存的時(shí)間長(zhǎng)度，分為永久、長(zhǎng)期和短期。（四）管理職責(zé)1.檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善底片檔案管理辦法，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)底片檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。對(duì)各部門(mén)底片檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.形成部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)底片檔案的收集、整理和初步鑒定工作，并按規(guī)定向檔案部門(mén)移交。負(fù)責(zé)建立本部門(mén)底片檔案的分類(lèi)目錄，便于查找和利用。配合檔案部門(mén)做好底片檔案的管理工作。二、底片檔案的形成與收集（一）形成1.公司各部門(mén)及所屬單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等活動(dòng)中形成的底片，均應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。2.底片的形成應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。（二）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)底片檔案的收集工作，定期將本部門(mén)形成的底片收集齊全。2.收集的底片應(yīng)包括底片原片、底片說(shuō)明（如拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等）。3.對(duì)于重要活動(dòng)或項(xiàng)目形成的底片，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集，確保底片的完整性。三、底片檔案的整理（一）分類(lèi)1.底片檔案應(yīng)按照形成部門(mén)、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)。2.具體分類(lèi)方法可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般可分為生產(chǎn)類(lèi)、經(jīng)營(yíng)類(lèi)、科研類(lèi)、管理類(lèi)等。（二）編號(hào)1.底片檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。2.編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用“年度+部門(mén)代碼+順序號(hào)”的方式進(jìn)行編制。3.例如：202301001，表示2023年度公司01部門(mén)的第001號(hào)底片檔案。（三）編目1.底片檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括編號(hào)、底片說(shuō)明、拍攝時(shí)間、保管期限等。2.目錄應(yīng)打印或抄寫(xiě)在專用的檔案目錄紙上，并裝訂成冊(cè)。（四）裝訂1.底片應(yīng)進(jìn)行裝訂，以防止底片散失和損壞。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)底片的完整性，避免損傷底片圖像。3.可采用專用的底片裝訂冊(cè)或檔案袋進(jìn)行裝訂。四、底片檔案的鑒定（一）鑒定原則1.底片檔案的鑒定應(yīng)遵循全面的觀點(diǎn)、歷史的觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況和發(fā)展需要，結(jié)合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.對(duì)底片檔案的內(nèi)容、價(jià)值、完整性等進(jìn)行全面審查。2.確定底片檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）和短期（15年以下）。（三）鑒定方法1.成立由檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)專家組成的鑒定小組，負(fù)責(zé)底片檔案的鑒定工作。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定原則和鑒定內(nèi)容，對(duì)底片檔案進(jìn)行逐一審查，并填寫(xiě)鑒定意見(jiàn)書(shū)。3.鑒定意見(jiàn)書(shū)應(yīng)包括底片檔案的編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見(jiàn)等內(nèi)容。（四）鑒定結(jié)果的處理1.經(jīng)鑒定確定具有保存價(jià)值的底片檔案，應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。2.經(jīng)鑒定確定不具有保存價(jià)值的底片檔案，應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀底片檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。五、底片檔案的保管（一）保管條件1.底片檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.底片檔案應(yīng)采用平放或卷放的方式進(jìn)行保管，避免底片受到擠壓和彎曲。2.對(duì)于珍貴的底片檔案，應(yīng)采用密封包裝或特殊保管方式進(jìn)行保護(hù)。（三）保管期限1.底片檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其價(jià)值和重要程度確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的底片檔案主要包括反映公司重大歷史事件、重要科研成果、關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動(dòng)等的底片。3.長(zhǎng)期保管的底片檔案主要包括反映公司一般生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、科研項(xiàng)目等的底片。4.短期保管的底片檔案主要包括反映公司日常管理工作、一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)等的底片。（四）定期檢查1.檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)底片檔案進(jìn)行檢查，確保底片檔案的安全和完整。2.檢查內(nèi)容包括底片檔案的保管環(huán)境、保管方式、編號(hào)、目錄等是否符合要求。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、底片檔案的利用（一）利用原則1.底片檔案的利用應(yīng)遵循保密、安全、高效的原則，確保底片檔案的合理使用。2.利用底片檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度。（二）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用底片檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)利用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門(mén)辦理利用手續(xù)。2.利用申請(qǐng)表應(yīng)包括利用人姓名、部門(mén)、利用目的、利用時(shí)間、利用底片檔案的編號(hào)和名稱等內(nèi)容。3.檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的底片檔案，并做好利用登記工作。4.利用登記工作應(yīng)包括利用人姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用底片檔案的編號(hào)和名稱、歸還時(shí)間等內(nèi)容。5.公司外部單位或個(gè)人因工作需要利用底片檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案部門(mén)辦理利用手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、國(guó)家機(jī)密等的底片檔案，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供利用。2.利用底片檔案時(shí)，不得對(duì)底片進(jìn)行涂改、刮擦、折疊、轉(zhuǎn)借等操作，不得擅自復(fù)制底片檔案。3.利用完畢后，利用人應(yīng)及時(shí)將底片檔案歸還檔案部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。七、底片檔案的數(shù)字化（一）數(shù)字化目的1.為了提高底片檔案的利用效率，便于遠(yuǎn)程查閱和共享，公司應(yīng)逐步開(kāi)展底片檔案的數(shù)字化工作。2.數(shù)字化后的底片檔案應(yīng)與紙質(zhì)底片檔案具有同等法律效力。（二）數(shù)字化范圍1.數(shù)字化范圍應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況和發(fā)展需要確定，一般應(yīng)包括具有重要保存價(jià)值和利用頻率較高的底片檔案。2.對(duì)于珍貴的底片檔案，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。（三）數(shù)字化要求1.底片檔案的數(shù)字化應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化圖像的質(zhì)量。2.數(shù)字化圖像應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，色彩還原度高，能夠真實(shí)反映底片檔案的內(nèi)容。3.數(shù)字化圖像應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。（四）數(shù)字化流程1.確定數(shù)字化范圍和要求。2.對(duì)底片檔案進(jìn)行整理和編號(hào)。3.