報(bào)紙雜志管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司報(bào)紙雜志的管理，規(guī)范報(bào)紙雜志的征訂、分發(fā)、閱讀、保管及回收等流程，充分發(fā)揮報(bào)紙雜志在公司內(nèi)部信息傳播、文化建設(shè)和員工學(xué)習(xí)等方面的作用，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有報(bào)紙雜志的管理，包括公司自行訂閱的各類報(bào)紙雜志以及外部單位贈(zèng)閱的相關(guān)刊物。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)報(bào)紙雜志的征訂、分發(fā)、閱讀和回收等工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。2.服務(wù)員工原則：以滿足員工對(duì)信息獲取和知識(shí)學(xué)習(xí)的需求為出發(fā)點(diǎn)，合理安排報(bào)紙雜志的種類和數(shù)量，方便員工閱讀。3.節(jié)約資源原則：在保證信息傳遞和文化建設(shè)效果的前提下，節(jié)約征訂成本，提高報(bào)紙雜志的使用效率，避免資源浪費(fèi)。征訂管理征訂需求調(diào)研1.每年年底，由公司行政部門負(fù)責(zé)向各部門發(fā)放報(bào)紙雜志征訂需求調(diào)查問(wèn)卷，了解員工對(duì)各類報(bào)紙雜志的閱讀需求和興趣偏好。2.各部門應(yīng)認(rèn)真組織員工填寫(xiě)問(wèn)卷，并于規(guī)定時(shí)間內(nèi)將問(wèn)卷反饋至行政部門。行政部門對(duì)問(wèn)卷進(jìn)行匯總分析，統(tǒng)計(jì)出各類報(bào)紙雜志的需求人數(shù)和比例。征訂計(jì)劃制定1.根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司實(shí)際情況和發(fā)展需求，行政部門制定下一年度報(bào)紙雜志征訂計(jì)劃。征訂計(jì)劃應(yīng)明確報(bào)紙雜志的種類、數(shù)量、訂閱期限以及預(yù)算等內(nèi)容。2.征訂計(jì)劃需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。如因特殊情況需要調(diào)整征訂計(jì)劃，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行調(diào)整。征訂渠道選擇1.行政部門負(fù)責(zé)通過(guò)正規(guī)的報(bào)刊發(fā)行渠道進(jìn)行報(bào)紙雜志的征訂，確保所訂報(bào)刊的質(zhì)量和合法性。2.在選擇征訂渠道時(shí)，應(yīng)綜合考慮報(bào)刊的價(jià)格、服務(wù)質(zhì)量、配送及時(shí)性等因素，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、價(jià)格合理的發(fā)行商。征訂合同簽訂1.與選定的發(fā)行商簽訂征訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括報(bào)刊的種類、數(shù)量、價(jià)格、訂閱期限、配送方式、付款方式以及違約責(zé)任等內(nèi)容。2.征訂合同應(yīng)報(bào)公司法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。審核通過(guò)后，由行政部門代表公司與發(fā)行商簽訂合同，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和管理。分發(fā)管理分發(fā)流程1.報(bào)紙雜志送達(dá)公司后，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)接收和清點(diǎn)。核對(duì)報(bào)刊的種類、數(shù)量與征訂合同一致后，在簽收單上簽字確認(rèn)。2.按照預(yù)先制定的分發(fā)方案，行政部門工作人員將報(bào)紙雜志分發(fā)給各部門。分發(fā)時(shí)應(yīng)做好記錄，注明分發(fā)日期、部門名稱、報(bào)刊種類和數(shù)量等信息。3.各部門收到報(bào)紙雜志后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收和保管，并及時(shí)通知本部門員工領(lǐng)取。員工領(lǐng)取報(bào)紙雜志時(shí)，需在領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。分發(fā)時(shí)間1.報(bào)紙應(yīng)在每天上班前分發(fā)至各部門，確保員工能夠及時(shí)閱讀。2.雜志根據(jù)出版周期和實(shí)際情況，定期進(jìn)行分發(fā)。如周刊雜志應(yīng)在每周固定時(shí)間分發(fā)，月刊雜志應(yīng)在每月初分發(fā)。特殊情況處理1.如遇報(bào)紙雜志缺刊、少刊等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與發(fā)行商聯(lián)系，要求補(bǔ)發(fā)或作出合理說(shuō)明。同時(shí)，應(yīng)向相關(guān)部門和員工做好解釋工作。2.對(duì)于緊急或重要的報(bào)刊資料，行政部門應(yīng)優(yōu)先分發(fā)，并及時(shí)通知相關(guān)人員。閱讀管理閱讀場(chǎng)所設(shè)置1.在公司辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置專門的報(bào)刊閱讀區(qū)，配備桌椅、書(shū)架等設(shè)施，為員工提供舒適的閱讀環(huán)境。2.閱讀區(qū)內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，定期對(duì)報(bào)刊進(jìn)行整理和更新，確保員工能夠方便地找到所需報(bào)刊。閱讀規(guī)定1.員工應(yīng)愛(ài)護(hù)報(bào)紙雜志，不得隨意損壞、涂抹或丟失。閱讀時(shí)應(yīng)保持報(bào)刊的整潔，閱后及時(shí)歸還至指定位置。2.禁止在報(bào)紙雜志上隨意批注、圈畫(huà)或撕頁(yè)，如有需要可使用便簽紙進(jìn)行記錄。3.員工應(yīng)在規(guī)定的閱讀時(shí)間和場(chǎng)所內(nèi)閱讀報(bào)紙雜志，不得將報(bào)刊帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。閱讀引導(dǎo)1.行政部門應(yīng)定期收集員工對(duì)報(bào)紙雜志內(nèi)容的反饋意見(jiàn)，了解員工的閱讀需求和興趣點(diǎn)。根據(jù)反饋情況，對(duì)報(bào)刊的征訂種類和內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以提高員工的閱讀積極性。2.可以組織開(kāi)展讀書(shū)分享會(huì)、報(bào)刊評(píng)論等活動(dòng)，引導(dǎo)員工積極閱讀報(bào)紙雜志，分享閱讀心得和體會(huì)，營(yíng)造良好的閱讀氛圍。保管管理保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門所接收?qǐng)?bào)紙雜志的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)管理，并確保報(bào)刊存放安全、有序。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司公共區(qū)域的報(bào)紙雜志進(jìn)行保管和定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。保管環(huán)境要求1.報(bào)紙雜志應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防潮的地方，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境對(duì)報(bào)刊造成損壞。2.設(shè)立專門的報(bào)刊存放架或書(shū)柜，對(duì)不同種類和年份的報(bào)刊進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。盤(pán)點(diǎn)與清查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司報(bào)紙雜志進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括報(bào)刊的種類、數(shù)量、存放位置等信息。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)報(bào)刊數(shù)量短缺、損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果形成書(shū)面報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)?；厥展芾砘厥掌谙?.報(bào)紙雜志閱讀后，各部門應(yīng)按照行政部門規(guī)定的回收期限，及時(shí)將報(bào)刊整理回收。一般情況下，報(bào)紙回收期限為一周，雜志回收期限為一個(gè)月。2.對(duì)于過(guò)期未回收的報(bào)刊，行政部門應(yīng)及時(shí)提醒相關(guān)部門進(jìn)行回收?；厥樟鞒?.各部門回收?qǐng)?bào)紙雜志時(shí)，應(yīng)將報(bào)刊進(jìn)行整理分類，確保報(bào)刊的完整性和整潔性。2.整理好的報(bào)刊由各部門統(tǒng)一交至行政部門，行政部門工作人員進(jìn)行再次核對(duì)和清點(diǎn)后，辦理回收手續(xù)。3.對(duì)于回收的報(bào)紙雜志，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。如部分報(bào)刊具有保存價(jià)值，可以進(jìn)行歸檔保存；對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的報(bào)刊，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行廢舊物資處理。費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算1.行政部門根據(jù)報(bào)紙雜志征訂計(jì)劃，編制年度費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)報(bào)刊的訂閱費(fèi)用、配送費(fèi)用以及其他相關(guān)費(fèi)用。2.費(fèi)用預(yù)算需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后納入公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算管理。費(fèi)用報(bào)銷1.報(bào)紙雜志訂閱費(fèi)用由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供征訂合同、發(fā)票、簽收單等相關(guān)憑證，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定進(jìn)行審批和報(bào)銷。2.對(duì)于因特殊情況需要額外支付的報(bào)刊費(fèi)用，如加急配送費(fèi)、補(bǔ)刊費(fèi)等，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)嚴(yán)格控制報(bào)紙雜志的征訂費(fèi)用，在保證信息傳遞和文化建設(shè)效果的前提下，盡量節(jié)約開(kāi)支。如發(fā)現(xiàn)實(shí)際費(fèi)用超出預(yù)算，應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。2.定期對(duì)報(bào)紙雜志的費(fèi)用使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，評(píng)估費(fèi)用效益，為下一年度的征訂計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算提供參考依據(jù)。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)紙雜志的管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理規(guī)定的執(zhí)行到位。2.設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受員工對(duì)報(bào)紙雜志管理工作中存在問(wèn)題的舉報(bào)和投訴。對(duì)于舉報(bào)和投訴內(nèi)容，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人?？己酥笜?biāo)1.將報(bào)紙雜志管理工作納入各部門績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括征訂計(jì)劃完成率、分發(fā)及時(shí)性、閱讀場(chǎng)所管理、保管完好率、回收按時(shí)率等。2.根據(jù)考核指標(biāo)的完成情況，對(duì)各部門進(jìn)行評(píng)分和排名，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未達(dá)標(biāo)的部門進(jìn)行督促整改，并視情況給予相應(yīng)的處罰。附則解釋權(quán)本辦法由公司行政部門