德州檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)德州地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究等方面的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合德州實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于德州市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面收集本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置1.市級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)德州市檔案局是全市檔案工作的行政管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。2.單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理部門或指定檔案管理崗位，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.市級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全市檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。監(jiān)督指導(dǎo)全市各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管和提供利用市級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織的重要檔案資料。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源共享。開展檔案宣傳、教育和科研工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。2.單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家和本單位有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定本單位檔案管理辦法和工作流程。負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案資料，確保檔案的齊全完整。建立健全檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，便于檔案的查閱和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀失去保存價(jià)值的檔案。開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。為單位內(nèi)部各部門和社會(huì)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案反映本單位行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.科技檔案本單位在科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成果鑒定材料等。3.人事檔案本單位工作人員的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱、黨團(tuán)組織關(guān)系等方面的文件材料。4.會(huì)計(jì)檔案本單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。5.聲像檔案本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案本單位在辦公自動(dòng)化、信息化建設(shè)過程中形成的電子文件和數(shù)據(jù)。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門形成的檔案資料移交檔案管理機(jī)構(gòu)，確保檔案收集的時(shí)效性。2.齊全完整檔案收集應(yīng)涵蓋本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的各個(gè)方面，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏重要文件材料。3.真實(shí)準(zhǔn)確收集的檔案應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。（三）檔案整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法文書檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄和底圖。人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄和索引。會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。聲像檔案：按照載體形式、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。電子檔案：按照文件類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為檔案庫(kù)房，庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需要合理確定。2.檔案裝具配備符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架、密集架等裝具，確保檔案存放整齊、有序。（二）檔案保管條件1.溫濕度控制檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.防火防盜檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、消防栓、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。3.防蟲防鼠采取防蟲、防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等，防止檔案受到蟲害和鼠害。4.防塵防潮檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔，定期打掃，防止灰塵和濕氣對(duì)檔案造成損害。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。（四）檔案保管期限的劃分與鑒定1.劃分原則根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，合理確定檔案的保管期限。2.鑒定工作定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)同有關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍本單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位人員利用本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員利用外單位人員查閱本單位檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員一般不得借閱檔案，特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（三）利用方式1.查閱檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，方便利用者查閱檔案。利用者應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋全市各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本地區(qū)、本單位檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享，為社會(huì)提供便捷的檔案信息服務(wù)。（三）信息化建設(shè)保障措施1.組織保障成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案信息化建設(shè)工作，明確各部門職責(zé)，確保信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行。2.人員保障加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平。3.資金保障加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，保障檔案數(shù)字化設(shè)備購(gòu)置、軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護(hù)等費(fèi)用。4.安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體德州市檔案局負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；各單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備情況檢查各單位是否按照規(guī)定設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，檔案管理人員是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力。2.檔案管理制度執(zhí)行情況檢查各單位檔案管理制度是否健全，檔案收集、整理、保管、利用等工作是否符合規(guī)定要求。3.檔案安全保管情況檢查檔案庫(kù)房的安全防護(hù)設(shè)施是否齊全有效，檔案保管條件是否符合要求，檔案是否存在損壞、丟失、泄密等情況。4.檔案信息化建設(shè)情況檢查各單位檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)展情況，檔案信息管理系統(tǒng)是否正常運(yùn)行，檔案數(shù)字化工作是否符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查德州市檔案局定期組織對(duì)全市檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，各單位每年進(jìn)行一次檔案管理工作自查。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，如檔案安全檢查、檔案數(shù)字化質(zhì)量