來(lái)函歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司來(lái)函的歸檔管理，確保來(lái)函資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查詢和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中接收的各類來(lái)函的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司來(lái)函歸檔工作由專門(mén)部門(mén)或人員集中管理，確保歸檔工作的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則：歸檔的來(lái)函應(yīng)保持其原始內(nèi)容和形式，不得擅自篡改、偽造或遺漏。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)來(lái)函的來(lái)源、內(nèi)容、性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和管理。4.安全保密原則：確保來(lái)函在歸檔、保管和利用過(guò)程中的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、來(lái)函的定義與范圍（一）定義本辦法所稱來(lái)函，是指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的外部單位或個(gè)人發(fā)來(lái)的各類信件、文件、傳真、電子郵件等書(shū)面材料。（二）范圍1.政府部門(mén)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)發(fā)來(lái)的各類公文、通知、函件等。2.合作伙伴、供應(yīng)商、客戶發(fā)來(lái)的商務(wù)信函、合同協(xié)議、報(bào)價(jià)單、訂單等。3.行業(yè)協(xié)會(huì)、社會(huì)團(tuán)體發(fā)來(lái)的文件、資料、通知等。4.其他相關(guān)單位或個(gè)人發(fā)來(lái)的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的函件。三、來(lái)函的接收與登記（一）接收1.公司各部門(mén)及員工收到來(lái)函后，應(yīng)及時(shí)將來(lái)函轉(zhuǎn)交至公司指定的來(lái)函接收部門(mén)或人員。2.來(lái)函接收部門(mén)或人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)來(lái)函的完整性，包括信件是否齊全、文件是否完整、傳真是否清晰、電子郵件是否可正常打開(kāi)等。如發(fā)現(xiàn)來(lái)函有缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)向來(lái)函發(fā)送方聯(lián)系補(bǔ)充或更換。（二）登記1.來(lái)函接收部門(mén)或人員應(yīng)對(duì)接收的來(lái)函進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括來(lái)函日期、來(lái)函單位、來(lái)函文號(hào)、來(lái)函主題、來(lái)函內(nèi)容摘要、附件清單等。2.登記應(yīng)使用統(tǒng)一的來(lái)函登記表，確保登記信息的準(zhǔn)確、完整。登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。四、來(lái)函的分類與編號(hào)（一）分類1.根據(jù)來(lái)函的來(lái)源和性質(zhì)，將來(lái)函分為以下幾類：政府公文類：包括政府部門(mén)發(fā)來(lái)的各類政策文件、通知、批復(fù)等。商務(wù)往來(lái)類：包括合作伙伴、供應(yīng)商、客戶發(fā)來(lái)的商務(wù)信函、合同協(xié)議、訂單等。行業(yè)協(xié)會(huì)類：包括行業(yè)協(xié)會(huì)、社會(huì)團(tuán)體發(fā)來(lái)的文件、資料、通知等。其他類：包括其他相關(guān)單位或個(gè)人發(fā)來(lái)的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的函件。2.每類來(lái)函可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分，如商務(wù)往來(lái)類可細(xì)分為合作協(xié)議、采購(gòu)訂單、銷(xiāo)售合同等。（二）編號(hào)1.為便于來(lái)函的管理和查詢，對(duì)每一份來(lái)函進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，且能體現(xiàn)來(lái)函的類別、年份和順序號(hào)。2.編號(hào)規(guī)則如下：編號(hào)由類別代碼、年份代碼和順序號(hào)組成。類別代碼：用大寫(xiě)字母表示，如“ZF”表示政府公文類，“SW”表示商務(wù)往來(lái)類，“HY”表示行業(yè)協(xié)會(huì)類，“QT”表示其他類。年份代碼：用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年。順序號(hào)：用四位數(shù)字表示，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份2023年5月收到的政府公文類來(lái)函，編號(hào)為“ZF20230010”。五、來(lái)函的整理與裝訂（一）整理1.來(lái)函接收部門(mén)或人員應(yīng)根據(jù)來(lái)函的分類和編號(hào)，對(duì)來(lái)函進(jìn)行整理。整理時(shí)應(yīng)去除來(lái)函中的無(wú)關(guān)附件、重復(fù)頁(yè)等，確保來(lái)函內(nèi)容的簡(jiǎn)潔明了。2.對(duì)于多頁(yè)的來(lái)函，應(yīng)按照順序進(jìn)行排列，確保頁(yè)碼連續(xù)、整齊。（二）裝訂1.整理后的來(lái)函應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：對(duì)于紙張大小一致的來(lái)函，應(yīng)采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線應(yīng)距左邊沿15mm。對(duì)于紙張大小不一致的來(lái)函，應(yīng)先將紙張裁剪成統(tǒng)一大小，再進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)使用膠水或訂書(shū)釘，不得使用回形針、大頭針等易脫落的裝訂方式。六、來(lái)函的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.來(lái)函整理裝訂完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔。一般情況下，每月末應(yīng)將來(lái)函集中歸檔一次。2.對(duì)于緊急、重要的來(lái)函，應(yīng)隨時(shí)收到隨時(shí)歸檔。（二）歸檔方式1.來(lái)函應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，并存放在專門(mén)的檔案柜或檔案架中。2.檔案柜或檔案架應(yīng)按照類別進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找。3.對(duì)于電子來(lái)函，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）歸檔要求1.歸檔的來(lái)函應(yīng)保持其原始順序和完整性，不得擅自打亂或拆分。2.歸檔的來(lái)函應(yīng)附上對(duì)應(yīng)的來(lái)函登記表，登記表應(yīng)與來(lái)函一同存放。3.對(duì)于有附件的來(lái)函，附件應(yīng)隨主件一同歸檔，并在登記表中注明附件清單。七、來(lái)函的保管與維護(hù)（一）保管期限1.來(lái)函的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定。一般情況下，重要的來(lái)函應(yīng)長(zhǎng)期保管，一般性的來(lái)函可保管5年至10年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）保管環(huán)境1.來(lái)函應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)的環(huán)境中，確保檔案的安全和完整。2.檔案柜或檔案架應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）維護(hù)措施1.定期對(duì)來(lái)函進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.對(duì)于破損、褪色的來(lái)函，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的可讀性。3.建立來(lái)函檔案的備份制度，定期對(duì)重要的來(lái)函進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。八、來(lái)函的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱來(lái)函檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《來(lái)函查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的來(lái)函檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱來(lái)函檔案的，應(yīng)提供有效證明文件，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，且不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。（二）查閱登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)來(lái)函查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.查閱登記應(yīng)使用統(tǒng)一的《來(lái)函查閱登記表》，登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）利用規(guī)定1.查閱來(lái)函檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)制來(lái)函檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.利用來(lái)函檔案形成的資料或成果，如需對(duì)外發(fā)布或使用，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，并確保不泄露公司機(jī)密和商業(yè)信息。九、來(lái)函的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.來(lái)函保管期限屆滿，且經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的來(lái)函，如不再需要保存，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保信息安全。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)編制《來(lái)函銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀來(lái)函的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.《來(lái)函銷(xiāo)毀清單》經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀來(lái)函時(shí)，應(yīng)