支付憑證管理辦法總則目的本辦法旨在規(guī)范公司支付憑證的管理，確保支付業(yè)務的真實性、準確性、完整性和合法性，加強財務內(nèi)部控制，防范支付風險，保障公司資金安全。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中涉及的各類支付業(yè)務所產(chǎn)生的支付憑證管理?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：支付憑證的管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.真實性原則：支付憑證必須如實反映經(jīng)濟業(yè)務的實際發(fā)生情況，不得偽造、變造或虛假記錄。3.完整性原則：支付憑證應包含足夠的信息，確保能夠清晰、準確地追溯支付業(yè)務的全貌，相關要素應填寫完整。4.及時性原則：支付憑證應及時填制、審核、傳遞和歸檔，以保證財務信息的時效性。5.保密性原則：涉及支付憑證的信息應嚴格保密，防止信息泄露給無關人員。支付憑證的種類及定義發(fā)票發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。它是財務收支的法定憑證，也是會計核算的原始依據(jù)。收據(jù)收據(jù)是公司在非經(jīng)營性業(yè)務中收取款項時開具的憑證，用于證明款項的收付情況。收據(jù)分為內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)，內(nèi)部收據(jù)主要用于公司內(nèi)部部門之間的往來款項結(jié)算，外部收據(jù)用于向公司外部單位或個人收取款項。銀行付款憑證銀行付款憑證是公司通過銀行進行款項支付時產(chǎn)生的憑證，包括支票存根、銀行轉(zhuǎn)賬回單、電匯憑證等。它記錄了公司銀行賬戶資金的流出情況。其他支付憑證其他支付憑證是指除上述三類憑證以外，在支付業(yè)務中使用的各類憑證，如報銷單、借款單、付款審批表等。這些憑證是公司內(nèi)部進行支付審批和核算的重要依據(jù)。支付憑證的填制要求基本信息填寫1.憑證日期：填寫支付業(yè)務發(fā)生的實際日期，確保日期準確無誤。2.憑證編號：按照公司統(tǒng)一規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，以便于查詢和管理。3.支付單位名稱：填寫公司全稱，確保名稱準確規(guī)范。4.收款單位名稱：填寫與支付業(yè)務相對應的收款單位全稱，不得簡寫或使用簡稱。5.支付金額：填寫實際支付的金額，大小寫必須一致。大寫金額應按照規(guī)范的漢字書寫，防止涂改。業(yè)務內(nèi)容描述1.摘要：簡要概括支付業(yè)務的內(nèi)容，應清晰明了，能夠準確反映經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)和用途。2.用途說明：對于一些特殊的支付業(yè)務，應詳細說明支付款項的用途，以便于財務核算和審核。附件要求1.發(fā)票：發(fā)票應具備稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制章、發(fā)票專用章、開票日期、購買方和銷售方信息、商品或服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等要素，且內(nèi)容真實、完整、清晰。發(fā)票應加蓋開票單位的發(fā)票專用章，并與實際交易相符。2.收據(jù)：收據(jù)應注明收款事由、收款金額、收款日期等信息，并加蓋收款單位財務專用章或發(fā)票專用章。3.銀行付款憑證：銀行付款憑證應加蓋銀行印章，并注明付款日期、付款金額、付款賬號等信息。4.其他附件：根據(jù)支付業(yè)務的具體情況，可能需要提供相關的合同、協(xié)議、審批文件、驗收報告等附件，作為支付憑證的補充證明材料。附件應與支付憑證相互印證，確保支付業(yè)務的真實性和合法性。支付憑證的審核審核流程1.經(jīng)辦人初審：支付業(yè)務的經(jīng)辦人應在支付憑證上簽字，并對憑證的真實性、完整性和合法性進行初步審核。確保支付業(yè)務符合公司相關規(guī)定和審批流程，所附附件齊全、有效。2.部門負責人審核：經(jīng)辦人所在部門負責人應對支付憑證進行審核，重點審核支付業(yè)務是否符合本部門的工作需要和預算安排，金額是否合理。審核通過后，在支付憑證上簽字確認。3.財務部門審核：財務部門收到支付憑證后，應進行全面審核。審核內(nèi)容包括憑證要素是否齊全、準確，業(yè)務內(nèi)容是否真實、合規(guī)，金額計算是否正確，附件是否完整、有效，是否符合財務管理制度和相關法律法規(guī)的要求。財務審核人員應在支付憑證上簽署審核意見，并簽字確認。4.審批人審批：根據(jù)公司授權(quán)審批制度，支付憑證應提交給相應的審批人進行審批。審批人應根據(jù)公司規(guī)定和實際情況，對支付業(yè)務的必要性、合理性和合規(guī)性進行審查，簽署審批意見并簽字。審核要點1.合規(guī)性審核：檢查支付業(yè)務是否符合國家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。例如，是否存在超范圍支付、違規(guī)拆借資金等情況。2.真實性審核：核實支付業(yè)務是否真實發(fā)生，所提供的憑證和附件是否真實有效。防止虛假交易、偽造憑證等行為。3.完整性審核：審查支付憑證的各項要素是否填寫完整，附件是否齊全。確保憑證能夠全面、準確地反映支付業(yè)務的全貌。4.準確性審核：核對支付金額的計算是否正確，大小寫是否一致。檢查憑證上的其他信息，如日期、編號、名稱等是否準確無誤。5.預算審核：對于涉及預算的支付業(yè)務，審核支付金額是否在預算范圍內(nèi)，是否有相應的預算指標支持。支付憑證的傳遞與保管傳遞流程1.經(jīng)辦人傳遞：支付業(yè)務完成后，經(jīng)辦人應及時將支付憑證及相關附件整理齊全，按照公司規(guī)定的傳遞路徑傳遞給財務部門。傳遞過程中應確保憑證的安全，防止丟失、損壞。2.財務部門內(nèi)部傳遞：財務部門收到支付憑證后，審核人員應按照審核流程依次進行審核，并在審核過程中完成憑證的傳遞。審核通過的憑證應及時傳遞給記賬人員進行賬務處理。3.與其他部門傳遞：在支付業(yè)務涉及與其他部門溝通協(xié)調(diào)的情況下，財務部門應與相關部門及時傳遞支付憑證及相關信息，確保各部門之間信息的及時共享和業(yè)務的順利銜接。保管要求1.紙質(zhì)憑證保管：支付憑證的紙質(zhì)原件應按照類別、年度、月份等進行分類整理，裝訂成冊，并妥善保管。保管期限應符合國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求。一般情況下，會計憑證的保管期限為30年。2.電子憑證保管：對于電子支付憑證，應進行備份存儲，并采用安全可靠的存儲方式，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。電子憑證應與紙質(zhì)憑證相對應，建立索引關系，便于查詢和核對。3.保管場所：支付憑證應存放在專門的檔案保管場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。檔案保管場所應指定專人負責管理，限制無關人員進入。4.查閱與借閱：因工作需要查閱或借閱支付憑證的，應按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理相關手續(xù)。查閱或借閱人員應在規(guī)定的范圍內(nèi)使用憑證，不得擅自復制、涂改、銷毀憑證。查閱或借閱完畢后，應及時歸還憑證，并辦理歸還手續(xù)。支付憑證的銷毀銷毀條件支付憑證保管期滿，且符合以下條件的，可以按照規(guī)定進行銷毀：1.該支付憑證所涉及的經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)全部完成，且不存在未了事項。2.經(jīng)過公司內(nèi)部審計或相關部門檢查，確認支付憑證的內(nèi)容真實、合法、合規(guī)，不存在任何問題。3.已按照公司檔案管理制度的要求，完成了支付憑證的整理、裝訂、歸檔等工作。銷毀程序1.提出申請：由財務部門或檔案管理部門根據(jù)支付憑證的保管期限和實際情況，提出銷毀申請，并填寫《支付憑證銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀支付憑證的類別、年度、月份、數(shù)量等信息。2.審批：《支付憑證銷毀申請表》應提交給公司財務負責人、檔案管理負責人等相關領導進行審批。審批通過后，在申請表上簽署審批意見并簽字。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由檔案管理部門或指定的專人負責組織支付憑證的銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。支付憑證的銷毀方式應符合環(huán)保和安全要求，一般采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。4.監(jiān)銷：在支付憑證銷毀過程中，應指定專人進行監(jiān)銷，確保銷毀工作的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。5.銷毀記錄存檔：支付憑證銷毀工作完成后，應將銷毀記錄及相關審批文件等資料整理歸檔，作為公司檔案管理的一部分妥善保存。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對支付憑證的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查支付憑證的填制、審核、傳遞、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及公司相關規(guī)定的要求。審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。財務檢查財務部門應定期對支付憑證進行自查，檢查支付憑證的管理是否規(guī)范，是否存在潛在的風險。自查工作應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并將整改情況向公司管理層匯報。違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將