支行檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)支行檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在支行各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于支行各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。支行檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映支行各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。全面收集、整理和保存支行工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善支行檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)支行各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案存放安全。5.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷毀工作，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。6.負(fù)責(zé)對(duì)支行各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和意見(jiàn)。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，正確使用和保管本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的安全和完整。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的保密性。4.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類支行檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、科技檔案、聲像檔案等六大類。1.文書檔案：主要包括支行在行政管理、黨群工作等方面形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)支行不同業(yè)務(wù)種類，分為公司業(yè)務(wù)檔案、個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、信貸業(yè)務(wù)檔案、風(fēng)險(xiǎn)管理檔案等，記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理過(guò)程和結(jié)果。3.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各類資料。4.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資待遇等方面的檔案材料。5.科技檔案：涉及支行信息化建設(shè)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、設(shè)備維護(hù)等方面的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。6.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄支行重要活動(dòng)、會(huì)議、業(yè)務(wù)場(chǎng)景等的檔案資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別制定編號(hào)規(guī)則。如公司業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為：GS年份業(yè)務(wù)類型順序號(hào)，其中GS代表公司業(yè)務(wù)，年份為業(yè)務(wù)發(fā)生年份，業(yè)務(wù)類型用兩位數(shù)字表示，順序號(hào)為該業(yè)務(wù)檔案的流水號(hào)。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度類別順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：2023會(huì)計(jì)憑證001，表示2023年度的第1冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。4.人事檔案編號(hào)：統(tǒng)一采用員工個(gè)人身份證號(hào)碼作為編號(hào)。5.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目名稱或設(shè)備型號(hào)等進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。6.聲像檔案編號(hào)：按照形成時(shí)間內(nèi)容類別順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。如20230510會(huì)議001，表示2023年5月10日形成的關(guān)于會(huì)議的第1份聲像檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍，確保本部門工作中形成的各類文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，不得隨意拆散或混淆。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）收集時(shí)間1.文書檔案：一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的收集工作。2.業(yè)務(wù)檔案：在業(yè)務(wù)辦理完畢后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門整理收集后移交綜合管理部門。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照檔案管理要求整理裝訂成冊(cè)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交綜合管理部門。4.人事檔案：?jiǎn)T工入職、離職、崗位變動(dòng)等情況發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將檔案材料移交人事部門整理歸檔。5.科技檔案：項(xiàng)目完成或設(shè)備驗(yàn)收后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或設(shè)備管理人員應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案材料整理移交綜合管理部門。6.聲像檔案：在活動(dòng)結(jié)束或事件發(fā)生后，拍攝人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)聲像資料，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，移交綜合管理部門歸檔。（三）整理方法1.文書檔案整理：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案分類要求，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，建立檔案卷內(nèi)目錄，編寫頁(yè)碼，裝訂成冊(cè)。3.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，分別進(jìn)行整理裝訂，編制財(cái)務(wù)檔案目錄。4.人事檔案整理：根據(jù)人事檔案管理規(guī)定，對(duì)員工檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目，裝入檔案盒。5.科技檔案整理：按照項(xiàng)目或設(shè)備的類別，對(duì)技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。6.聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行分類編號(hào)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，制作聲像檔案目錄，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，確保檔案存放安全。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等，滿足檔案保管要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，保持排列整齊，避免擠壓和損壞。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管期限1.文書檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、科技檔案、聲像檔案等根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和支行實(shí)際情況確定保管期限。3.檔案保管期限從文件形成次年的1月1日起計(jì)算。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對(duì)濕度保持在45%60%。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成損害。5.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、定期殺毒等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和支行檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則。以滿足支行各項(xiàng)工作需要為出發(fā)點(diǎn)，為員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用范圍1.本行員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本行相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱本行檔案。（三）利用手續(xù)1.本行員工查閱檔案：填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.本行員工借閱檔案：填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、丟失檔案。3.外部單位查閱檔案：需持有單位介紹信、查閱人員有效身份證件等，按照規(guī)定程序到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在介紹信注明的范圍內(nèi)，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案：應(yīng)出具相關(guān)法律文書和工作證件，按照規(guī)定程序查閱檔案。綜合管理部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（二）鑒定方法1.定期鑒定：每年對(duì)到期檔案進(jìn)行一次全面鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.專項(xiàng)鑒定：對(duì)涉及重大事件、重要項(xiàng)目等特殊檔案，根據(jù)工作需要進(jìn)行專項(xiàng)鑒定，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，提出銷毀