房屋臺賬管理辦法一、總則（一）目的為加強公司房屋資產(chǎn)管理，規(guī)范房屋臺賬管理工作，確保房屋資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確、完整和及時更新，提高房屋資產(chǎn)的使用效益和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有房屋資產(chǎn)的臺賬管理，包括自有房產(chǎn)、租賃房產(chǎn)等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則公司對房屋資產(chǎn)實行統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，負責(zé)房屋資產(chǎn)臺賬的建立、維護和更新等工作。2.規(guī)范操作原則房屋臺賬管理應(yīng)嚴格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進行操作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.動態(tài)管理原則根據(jù)房屋資產(chǎn)的變動情況，及時更新臺賬信息，保證臺賬數(shù)據(jù)與實際情況相符。4.安全保密原則加強對房屋臺賬信息的安全保密管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）歸口管理部門公司[具體部門名稱]為房屋臺賬管理的歸口管理部門，負責(zé)制定房屋臺賬管理制度和流程，組織實施房屋臺賬的建立、維護和更新工作，定期對房屋臺賬進行檢查和核對，確保臺賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）使用部門房屋使用部門負責(zé)本部門使用房屋的日常管理，配合歸口管理部門做好房屋臺賬信息的收集、反饋工作，及時提供房屋資產(chǎn)變動情況，確保臺賬信息的及時更新。（三）財務(wù)部門財務(wù)部門負責(zé)房屋資產(chǎn)的財務(wù)核算，依據(jù)房屋臺賬信息進行資產(chǎn)的賬務(wù)處理，定期與歸口管理部門核對房屋資產(chǎn)賬目，確保財務(wù)賬與臺賬數(shù)據(jù)一致。（四）其他相關(guān)部門其他相關(guān)部門按照各自職責(zé)，協(xié)同做好房屋臺賬管理工作。如審計部門負責(zé)對房屋臺賬管理情況進行審計監(jiān)督；法務(wù)部門負責(zé)審查房屋臺賬管理過程中的相關(guān)合同、協(xié)議等法律文件，確保合法合規(guī)。三、房屋臺賬的建立（一）基礎(chǔ)信息收集1.自有房產(chǎn)歸口管理部門應(yīng)收集自有房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證書、建設(shè)規(guī)劃許可證、竣工驗收報告等相關(guān)資料，詳細記錄房屋的坐落位置、建筑面積、用途、建成時間、產(chǎn)權(quán)歸屬等基礎(chǔ)信息。2.租賃房產(chǎn)對于租賃房產(chǎn)，應(yīng)收集租賃合同、租賃房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證明、房屋交付清單等資料，記錄租賃房屋的坐落位置、建筑面積、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租賃用途等信息。（二）臺賬建立1.歸口管理部門根據(jù)收集到的房屋基礎(chǔ)信息，建立房屋臺賬。臺賬應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式，電子臺賬應(yīng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.房屋臺賬應(yīng)按照房屋的類別、用途、坐落位置等進行分類登記，每棟房屋設(shè)立獨立的臺賬頁面，詳細記錄房屋的各項信息及變動情況。3.臺賬內(nèi)容應(yīng)包括房屋基本信息、使用情況、維修記錄、改造記錄、租賃情況等，確保全面反映房屋資產(chǎn)的狀況。四、房屋臺賬的維護與更新（一）定期核對1.歸口管理部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對房屋資產(chǎn)賬目，確保財務(wù)賬與臺賬數(shù)據(jù)一致。核對周期為每季度一次。2.每年至少組織一次房屋資產(chǎn)的實地盤點，與房屋臺賬進行核對，檢查房屋的實際狀況與臺賬記錄是否相符。對于盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)及時查明原因，按照規(guī)定進行處理，并調(diào)整臺賬信息。（二）信息更新1.房屋資產(chǎn)發(fā)生變動時，如產(chǎn)權(quán)變更、用途改變、面積增減、維修改造、租賃期限變更、租金調(diào)整等，使用部門應(yīng)及時通知歸口管理部門。2.歸口管理部門應(yīng)在收到變動信息后的[具體工作日]內(nèi)，核實相關(guān)情況，并更新房屋臺賬信息。同時，將變動情況書面通知財務(wù)部門，以便進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.對于房屋資產(chǎn)的維修改造，歸口管理部門應(yīng)詳細記錄維修改造的內(nèi)容、費用、時間等信息，更新到房屋臺賬的維修記錄頁面。4.租賃房產(chǎn)的租金調(diào)整、續(xù)租等情況，應(yīng)及時在臺賬中更新租賃信息，確保租賃情況的準(zhǔn)確記錄。五、房屋使用管理（一）使用申請各部門因工作需要使用房屋時，應(yīng)提前向歸口管理部門提交房屋使用申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括使用時間、使用人數(shù)、使用用途等信息。（二）審批流程歸口管理部門收到房屋使用申請后，應(yīng)進行審核。對于符合使用條件的申請，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，歸口管理部門應(yīng)及時通知申請部門安排使用，并做好相關(guān)記錄。（三）使用監(jiān)督房屋使用部門應(yīng)按照申請用途和規(guī)定時間使用房屋，不得擅自改變用途或轉(zhuǎn)借他人。歸口管理部門應(yīng)定期對房屋使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用情況及時制止并上報處理。六、房屋維修與改造管理（一）維修計劃制定歸口管理部門應(yīng)定期對房屋進行檢查，根據(jù)房屋的實際狀況制定年度維修計劃。維修計劃應(yīng)明確維修項目、維修內(nèi)容、維修預(yù)算、維修時間等。（二）維修審批維修計劃經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，歸口管理部門負責(zé)組織實施。對于單項維修費用超過[具體金額]的項目，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行招標(biāo)或詢價等程序。（三）改造管理房屋需要進行改造時，歸口管理部門應(yīng)按照公司的項目管理流程，進行項目立項、設(shè)計、招標(biāo)、施工、驗收等工作。改造完成后，應(yīng)及時更新房屋臺賬的改造記錄頁面，記錄改造的相關(guān)信息。七、房屋租賃管理（一）租賃合同簽訂1.對于租賃房產(chǎn)，歸口管理部門應(yīng)按照公司的合同管理規(guī)定，與出租方簽訂租賃合同。租賃合同應(yīng)明確租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金支付方式、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款。2.在簽訂租賃合同前，歸口管理部門應(yīng)審核出租方的產(chǎn)權(quán)證明等相關(guān)資料，確保租賃房產(chǎn)的合法性。（二）租金管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照租賃合同約定的租金標(biāo)準(zhǔn)和支付方式，及時收取租金，并進行賬務(wù)處理。2.歸口管理部門應(yīng)定期核對租金收取情況，確保租金足額、按時到賬。如發(fā)現(xiàn)租金拖欠等情況，應(yīng)及時與承租方溝通協(xié)調(diào)，必要時通過法律途徑解決。（三）續(xù)租與退租管理1.租賃期限屆滿前，歸口管理部門應(yīng)提前[具體時間]通知承租方是否續(xù)租。如承租方有意續(xù)租，應(yīng)按照規(guī)定重新簽訂租賃合同。2.承租方退租時，歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對房屋進行驗收，檢查房屋設(shè)施設(shè)備的完好情況。如發(fā)現(xiàn)損壞，應(yīng)按照合同約定要求承租方進行賠償，并更新房屋臺賬信息。八、房屋安全管理（一）安全檢查1.歸口管理部門應(yīng)定期組織對房屋進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括房屋結(jié)構(gòu)安全、消防設(shè)施、電氣設(shè)備、給排水系統(tǒng)等。2.安全檢查應(yīng)制定詳細的檢查表，檢查人員應(yīng)認真填寫檢查記錄，對于發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）隱患整改1.房屋使用部門負責(zé)對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患進行整改，整改完成后及時向歸口管理部門反饋整改情況。2.歸口管理部門應(yīng)對隱患整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保隱患得到徹底消除。對于重大安全隱患，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的防范措施。九、檔案管理（一）檔案收集歸口管理部門應(yīng)負責(zé)收集、整理房屋臺賬管理過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括產(chǎn)權(quán)證書、租賃合同、維修記錄、改造資料、安全檢查記錄等，確保檔案資料的完整性。（二）檔案歸檔1.檔案資料應(yīng)按照類別、時間順序進行分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，確保存放整齊、便于查找。（三）檔案保管期限房屋臺賬管理檔案的保管期限應(yīng)