抵押備案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司抵押備案管理，規(guī)范抵押行為，保障公司合法權(quán)益，防范風(fēng)險，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司涉及的各類抵押備案管理活動，包括但不限于不動產(chǎn)抵押、動產(chǎn)抵押、權(quán)利抵押等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保抵押備案行為合法有效。2.審慎評估原則對抵押物的價值、權(quán)屬、風(fēng)險等進(jìn)行審慎評估，確保抵押行為的合理性和安全性。3.風(fēng)險防控原則強化風(fēng)險意識，采取有效措施防控抵押備案過程中的各類風(fēng)險。4.規(guī)范操作原則明確抵押備案流程和要求，規(guī)范操作行為，確保各項工作有序進(jìn)行。二、抵押備案管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)公司[管理部門名稱]作為抵押備案管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定和完善抵押備案管理制度，組織協(xié)調(diào)抵押備案工作，審核抵押備案文件，監(jiān)督檢查抵押備案執(zhí)行情況等。具體職責(zé)如下：1.研究制定抵押備案管理的相關(guān)政策、制度和流程，并組織實施。2.受理抵押備案申請，對申請材料進(jìn)行初審，提出初審意見。3.組織對抵押物進(jìn)行評估、核實，確保抵押物的真實性、合法性和有效性。4.與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，辦理抵押備案手續(xù)，確保抵押備案工作順利進(jìn)行。5.建立抵押備案檔案，對抵押備案資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。6.定期對抵押備案工作進(jìn)行總結(jié)分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。7.協(xié)助處理抵押備案過程中的糾紛和爭議，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提出抵押備案申請，提供相關(guān)資料，配合管理部門做好抵押物的評估、核實等工作，并對抵押備案事項的真實性、合法性負(fù)責(zé)。具體職責(zé)如下：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向管理部門提出抵押備案申請，并提交相關(guān)申請材料。2.配合管理部門對抵押物進(jìn)行評估、核實，提供必要的協(xié)助和支持。3.負(fù)責(zé)跟蹤抵押物的使用情況，及時發(fā)現(xiàn)并報告抵押物存在的問題。4.在抵押備案期間，按照管理部門的要求做好相關(guān)工作，確保抵押備案事項的順利進(jìn)行。5.對抵押備案事項涉及的業(yè)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行評估和防控，及時向管理部門反饋業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。（三）財務(wù)部門職責(zé)財務(wù)部門負(fù)責(zé)對抵押備案涉及的財務(wù)事項進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保抵押備案工作符合財務(wù)規(guī)定。具體職責(zé)如下：1.審核抵押備案申請中的財務(wù)數(shù)據(jù)和信息，確保其準(zhǔn)確性和完整性。2.對抵押物的價值評估進(jìn)行財務(wù)審核，提出財務(wù)意見。3.負(fù)責(zé)抵押備案涉及的資金管理和核算，確保資金安全。4.監(jiān)督抵押備案款項的收付情況，及時進(jìn)行賬務(wù)處理。5.配合管理部門做好抵押備案的財務(wù)審計工作。（四）法務(wù)部門職責(zé)法務(wù)部門負(fù)責(zé)對抵押備案事項的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見和支持，防范法律風(fēng)險。具體職責(zé)如下：1.審查抵押備案申請材料的合法性，確保抵押備案行為符合法律法規(guī)要求。2.對抵押合同等相關(guān)法律文件進(jìn)行審核，提出法律修改意見。3.協(xié)助處理抵押備案過程中的法律糾紛和爭議，提供法律解決方案。4.開展法律培訓(xùn)和宣傳，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范能力。5.關(guān)注國家法律法規(guī)和政策的變化，及時調(diào)整公司抵押備案管理的相關(guān)制度和流程。三、抵押備案申請與受理（一）申請條件1.抵押人必須是具有完全民事行為能力的自然人、法人或其他組織。2.抵押物必須是抵押人合法擁有的財產(chǎn)，且權(quán)屬清晰，無爭議。3.抵押行為必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。4.申請抵押備案的事項必須與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，具有合理的商業(yè)目的。（二）申請材料1.抵押備案申請表，詳細(xì)填寫抵押人、抵押權(quán)人、抵押物等相關(guān)信息。2.抵押人身份證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等（自然人提供身份證）。3.抵押權(quán)人身份證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等（自然人提供身份證）。4.抵押物所有權(quán)證明文件，如房產(chǎn)證、土地證、車輛行駛證等。5.抵押物評估報告，由具有資質(zhì)的評估機(jī)構(gòu)出具。6.抵押合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、抵押擔(dān)保范圍、抵押期限等條款。7.其他相關(guān)證明材料，如抵押物的使用情況說明、租賃情況說明等。（三）受理流程1.業(yè)務(wù)部門將抵押備案申請材料提交至管理部門。2.管理部門對申請材料進(jìn)行初審，審核申請材料是否齊全、符合要求。如申請材料不齊全或不符合要求，管理部門應(yīng)一次性告知業(yè)務(wù)部門需要補充或更正的材料。3.初審?fù)ㄟ^后，管理部門受理抵押備案申請，并出具受理通知書。受理通知書應(yīng)注明受理日期、申請事項、受理編號等信息。4.對于不符合受理條件的申請，管理部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并說明理由。四、抵押物評估與核實（一）評估機(jī)構(gòu)選擇1.管理部門負(fù)責(zé)組織選擇具有資質(zhì)的評估機(jī)構(gòu)對抵押物進(jìn)行評估。評估機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)資質(zhì)，信譽良好，評估經(jīng)驗豐富。2.評估機(jī)構(gòu)的選擇應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，通過招標(biāo)、詢價等方式確定。3.管理部門應(yīng)與選定的評估機(jī)構(gòu)簽訂評估服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、評估費用、評估期限等條款。（二）評估流程1.評估機(jī)構(gòu)接到評估任務(wù)后，應(yīng)制定詳細(xì)的評估計劃，明確評估方法、評估步驟、評估人員等。2.評估人員對抵押物進(jìn)行實地勘查，了解抵押物的現(xiàn)狀、使用情況、市場價值等信息。3.評估機(jī)構(gòu)根據(jù)抵押物的特點和評估目的，選擇合適的評估方法進(jìn)行評估，如市場法、收益法、成本法等。4.評估機(jī)構(gòu)出具評估報告，評估報告應(yīng)包括抵押物的基本情況、評估方法、評估結(jié)果、評估結(jié)論等內(nèi)容。評估報告應(yīng)加蓋評估機(jī)構(gòu)公章，并由評估人員簽字。5.管理部門對評估報告進(jìn)行審核，審核評估機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、評估方法的合理性、評估結(jié)果的準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)評估報告存在問題，管理部門應(yīng)及時與評估機(jī)構(gòu)溝通，要求其進(jìn)行修改或補充。（三）抵押物核實1.管理部門組織業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對抵押物進(jìn)行核實。核實內(nèi)容包括抵押物的權(quán)屬、現(xiàn)狀、價值等。2.核實人員通過查閱相關(guān)資料、實地勘查、向有關(guān)部門查詢等方式，對抵押物進(jìn)行核實。3.核實人員應(yīng)填寫抵押物核實記錄，詳細(xì)記錄抵押物的核實情況。抵押物核實記錄應(yīng)由核實人員簽字確認(rèn)。4.如發(fā)現(xiàn)抵押物存在問題，如權(quán)屬存在爭議、價值與評估結(jié)果差異較大等，管理部門應(yīng)及時采取措施，如要求抵押人提供補充證明材料、重新評估等，確保抵押物的真實性、合法性和有效性。五、抵押備案辦理（一）合同簽訂1.經(jīng)評估和核實后，如抵押物符合要求，管理部門組織業(yè)務(wù)部門與抵押權(quán)人簽訂抵押合同。2.抵押合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、抵押擔(dān)保范圍、抵押期限、抵押物的處置方式等條款。抵押合同應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。3.抵押合同簽訂后，雙方應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。（二）備案手續(xù)辦理1.管理部門負(fù)責(zé)辦理抵押備案手續(xù)，向相關(guān)登記機(jī)關(guān)提交抵押備案申請材料。2.登記機(jī)關(guān)對申請材料進(jìn)行審核，審核通過后辦理抵押備案登記，并出具抵押備案證明。3.管理部門領(lǐng)取抵押備案證明后，應(yīng)及時將其交予業(yè)務(wù)部門或財務(wù)部門妥善保管。（三）變更與注銷1.如抵押合同的內(nèi)容發(fā)生變更，如抵押擔(dān)保范圍、抵押期限等，管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員辦理抵押備案變更手續(xù)。2.辦理抵押備案變更手續(xù)時，應(yīng)提交變更申請、變更后的抵押合同等相關(guān)材料。3.如抵押擔(dān)保的債務(wù)已經(jīng)清償或抵押物的所有權(quán)發(fā)生轉(zhuǎn)移等情況，管理部門應(yīng)及時組織辦理抵押備案注銷手續(xù)。4.辦理抵押備案注銷手續(xù)時，應(yīng)提交注銷申請、抵押備案證明、債務(wù)清償證明等相關(guān)材料。六、抵押備案檔案管理（一）檔案內(nèi)容抵押備案檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.抵押備案申請表及相關(guān)申請材料。2.抵押物評估報告。3.抵押物核實記錄。4.抵押合同。5.抵押備案證明。6.其他相關(guān)材料，如抵押物的照片、視頻等。（二）檔案整理1.管理部門負(fù)責(zé)對抵押備案檔案進(jìn)行整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等。2.檔案整理應(yīng)確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三）檔案保管1.抵押備案檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案保管地點應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲等條件，確保檔案資料的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱抵押備案檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.因工作需要借閱抵押備案檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.管理部門定期對抵押備案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括抵押備案制度的執(zhí)行情況、申請材料的真實性、抵押物的管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、資料審查、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求