開支單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司開支單據(jù)的管理，規(guī)范開支行為，確保公司財(cái)務(wù)支出的真實(shí)性、合法性、合理性，提高資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在公司經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)生的各類開支單據(jù)的管理。（三）基本原則1.合法性原則：開支單據(jù)必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：開支內(nèi)容必須真實(shí)發(fā)生，不得虛報(bào)、假報(bào)。3.合理性原則：開支應(yīng)與公司經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)，具有合理的必要性和效益性。4.完整性原則：開支單據(jù)應(yīng)具備完整的要素，包括日期、內(nèi)容、金額、審批簽字等。二、開支單據(jù)的種類及要求（一）發(fā)票1.發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。2.公司取得的發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。3.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等，且與實(shí)際交易相符。4.發(fā)票不得涂改、挖補(bǔ)，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時(shí)與開票方聯(lián)系，由開票方重新開具。（二）收據(jù)1.收據(jù)是指財(cái)政部門印制的蓋有財(cái)政票據(jù)監(jiān)制章的的收付款憑證，用于行政事業(yè)性收入，即非應(yīng)稅業(yè)務(wù)。2.公司內(nèi)部使用的收據(jù)，如借款收據(jù)、收款收據(jù)等，應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的收據(jù)，并加蓋財(cái)務(wù)專用章。3.收據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括日期、交款單位（個(gè)人）、收款事由、金額、收款人等。4.收據(jù)不得用于經(jīng)營性業(yè)務(wù)的收款，嚴(yán)禁使用白條收據(jù)。（三）報(bào)銷單1.報(bào)銷單是員工用于報(bào)銷各項(xiàng)費(fèi)用的單據(jù)，包括差旅費(fèi)報(bào)銷單、費(fèi)用報(bào)銷單等。2.報(bào)銷單應(yīng)按照規(guī)定的格式填寫，包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、報(bào)銷事由、金額明細(xì)、附件張數(shù)等。3.報(bào)銷單上的金額應(yīng)與所附的原始憑證金額一致，不得涂改、偽造。4.報(bào)銷人應(yīng)在報(bào)銷單上簽字，并按照公司審批流程進(jìn)行審批。（四）其他單據(jù)1.如合同、協(xié)議、審批單等，作為開支的相關(guān)證明材料。2.這些單據(jù)應(yīng)具備完整的要素，內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，并與開支事項(xiàng)相關(guān)聯(lián)。三、開支單據(jù)的取得與審核（一）取得要求1.員工在辦理各項(xiàng)開支業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)取得合法有效的開支單據(jù)。2.對于能夠取得發(fā)票的業(yè)務(wù)，必須取得發(fā)票作為報(bào)銷憑證；對于確實(shí)無法取得發(fā)票的業(yè)務(wù)，應(yīng)取得其他合法有效的證明材料，并按照公司規(guī)定進(jìn)行審批。（二）審核要點(diǎn)1.財(cái)務(wù)部門在審核開支單據(jù)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審核單據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性、合理性。2.審核發(fā)票時(shí)，應(yīng)檢查發(fā)票的真?zhèn)?、開票日期、內(nèi)容、印章等是否符合要求；審核收據(jù)時(shí)，應(yīng)檢查收據(jù)的監(jiān)制章、內(nèi)容、印章等是否合規(guī)。3.審核報(bào)銷單時(shí)，應(yīng)檢查報(bào)銷內(nèi)容是否與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。4.對于不符合要求的開支單據(jù)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷，并要求報(bào)銷人補(bǔ)充或更正相關(guān)單據(jù)。四、開支單據(jù)的審批流程（一）一般流程1.報(bào)銷人填寫報(bào)銷單，并將所附的原始憑證粘貼整齊，按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫完整。2.將報(bào)銷單提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核報(bào)銷事項(xiàng)是否與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)，開支是否合理，并簽署審核意見。3.部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將報(bào)銷單提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核單據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性、合理性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)單據(jù)。4.財(cái)務(wù)部門審核通過后，將報(bào)銷單提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行最終審批。5.報(bào)銷單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，報(bào)銷人持報(bào)銷單到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行付款。（二）特殊情況審批流程1.對于金額較大或涉及重要事項(xiàng)的開支單據(jù)，應(yīng)按照公司規(guī)定的特殊審批流程進(jìn)行審批，如提交公司管理層會(huì)議討論、報(bào)董事會(huì)審批等。2.在特殊審批流程中，各審批環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行審核和審批，確保開支的合理性和合規(guī)性。五、開支單據(jù)的粘貼與整理（一）粘貼要求1.報(bào)銷人應(yīng)將原始憑證按照類別和大小進(jìn)行分類整理，同類單據(jù)應(yīng)粘貼在一起。2.原始憑證應(yīng)粘貼在報(bào)銷單的背面，從右至左、從上至下依次粘貼，粘貼應(yīng)牢固、整齊，不得超出報(bào)銷單的范圍。3.對于較大的原始憑證，如發(fā)票聯(lián)、合同等，可以折疊成與報(bào)銷單大小一致，但不得損壞憑證內(nèi)容。4.粘貼原始憑證時(shí)，應(yīng)在憑證的左上角或右上角注明附件張數(shù)，以便核對。（二）整理要求1.報(bào)銷人應(yīng)將整理好的報(bào)銷單和原始憑證按照公司規(guī)定的順序排列，一般為報(bào)銷單在前，原始憑證在后。2.對于需要多張報(bào)銷單填寫的開支，應(yīng)將相關(guān)的報(bào)銷單和原始憑證合并整理，確保內(nèi)容完整、邏輯清晰。3.整理后的開支單據(jù)應(yīng)便于查閱和審核，不得隨意堆放或混亂無序。六、開支單據(jù)的保管與存檔（一）保管要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)開支單據(jù)的保管，確保單據(jù)的安全、完整。2.開支單據(jù)應(yīng)存放在專門的檔案柜或文件夾中，按照時(shí)間順序或業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子文檔形式的開支單據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和期限進(jìn)行保存，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。4.保管人員應(yīng)定期對開支單據(jù)進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）存檔要求1.開支單據(jù)作為公司財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分，應(yīng)按照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存檔。2.存檔期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定的要求，一般為[X]年。3.在存檔期間，開支單據(jù)應(yīng)妥善保管，不得擅自銷毀或丟失。如需查閱或復(fù)印開支單據(jù)，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行辦理。4.存檔期滿后，如開支單據(jù)確無保存價(jià)值，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好記錄。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.虛報(bào)、假報(bào)開支單據(jù)，騙取公司資金的行為。2.取得虛假發(fā)票或其他非法單據(jù)用于報(bào)銷的行為。3.未按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行開支，擅自報(bào)銷的行為。4.涂改、偽造開支單據(jù)的行為。5.其他違反本辦法及公司財(cái)務(wù)制度的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于責(zé)令退回違規(guī)報(bào)銷的款項(xiàng)、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.對于涉及違法犯