林業(yè)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)林業(yè)檔案管理，有效保護(hù)和利用林業(yè)檔案資源，提高林業(yè)工作效率和管理水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合林業(yè)行業(yè)特點，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于各級林業(yè)行政主管部門、國有林場、自然保護(hù)區(qū)、林業(yè)企業(yè)及其他從事林業(yè)活動的單位和組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則林業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。各單位應(yīng)明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展林業(yè)檔案管理工作，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.服務(wù)林業(yè)發(fā)展原則充分發(fā)揮林業(yè)檔案的作用，為林業(yè)規(guī)劃、決策、生產(chǎn)、科研、生態(tài)保護(hù)等各項工作提供有效服務(wù)，促進(jìn)林業(yè)事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)相對獨立，具備必要的辦公條件和設(shè)施。（二）人員配備1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉林業(yè)業(yè)務(wù)，經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)資格證書。2.各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作任務(wù)，合理配備檔案管理人員，保持檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定。檔案管理人員數(shù)量應(yīng)與本單位檔案管理工作量相適應(yīng)。（三）職責(zé)分工1.檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的文件材料形成、積累和歸檔工作。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。參與本單位涉及檔案的重大活動和重要決策，提供檔案信息支持。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計工作。開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為林業(yè)工作提供決策依據(jù)和歷史借鑒。參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.林業(yè)行政管理活動中形成的文件材料，包括林業(yè)發(fā)展規(guī)劃、政策法規(guī)、行政許可、監(jiān)督檢查、資源管理、生態(tài)保護(hù)等方面的文件。2.林業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的文件材料，如造林綠化、森林培育、森林采伐、木材加工、林產(chǎn)品銷售等業(yè)務(wù)活動的文件。3.林業(yè)科研與技術(shù)推廣活動中形成的文件材料，包括科研項目申報、研究報告、技術(shù)成果鑒定、推廣應(yīng)用等方面的材料。4.林業(yè)資源調(diào)查與監(jiān)測活動中形成的文件材料，如森林資源清查、野生動植物調(diào)查、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測等的記錄和報告。5.林業(yè)基本建設(shè)項目中形成的文件材料，包括項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等全過程的文件。6.林業(yè)外事活動中形成的文件材料，如對外合作項目協(xié)議、考察報告、交流活動記錄等。7.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、勞動工資、教育培訓(xùn)等方面的文件材料。8.其他與林業(yè)工作相關(guān)的文件材料，如榮譽(yù)證書、聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。對于電子文件，應(yīng)確保其元數(shù)據(jù)完整、真實、有效，并按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行保存。3.各部門應(yīng)在文件材料形成后的一定期限內(nèi)，將整理好的文件材料移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時對接收的文件材料進(jìn)行核對和驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門補(bǔ)充或修正。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的門類和載體形式，分別進(jìn)行整理。文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)等進(jìn)行分類；會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理；聲像檔案應(yīng)按照載體形式、時間順序等進(jìn)行整理；電子檔案應(yīng)按照其存儲結(jié)構(gòu)和管理要求進(jìn)行整理。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，裝訂成冊，編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽，注明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、除濕機(jī)、空調(diào)等。（二）保管期限1.林業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映林業(yè)工作重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動、具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對林業(yè)工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對林業(yè)工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。2.各單位應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值，按照國家有關(guān)規(guī)定確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（三）檔案保管制度1.建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施處理。3.對破損、褪色、字跡模糊等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.做好檔案的安全防護(hù)工作，加強(qiáng)對檔案庫房的安全檢查，確保防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。5.對電子檔案應(yīng)采取備份存儲措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.各單位應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容和利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，詳細(xì)記錄鑒定的檔案名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定依據(jù)和鑒定結(jié)果等信息。鑒定報告應(yīng)由鑒定小組成員簽字確認(rèn)，并報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理機(jī)構(gòu)，一份報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理機(jī)構(gòu)會同相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀過程的真實性和合法性。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本單位相關(guān)的檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、目的、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱申請函應(yīng)加蓋申請單位公章。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供必要的協(xié)助。查閱、借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和范圍查閱、借閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。（三）利用服務(wù)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為利用者提供良好的查閱環(huán)境。查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的桌椅、照明設(shè)備、計算機(jī)等設(shè)施，方便利用者查閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記和統(tǒng)計工作。利用登記應(yīng)記錄利用者姓名、單位、查閱時間、檔案名稱、利用目的等信息。3.對于珍貴或易損檔案，一般不提供原件查閱，可提供復(fù)印件或電子副本。確需查閱原件的，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱時間，并采取必要的保護(hù)措施。4.鼓勵檔案管理機(jī)構(gòu)開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題匯編等，為利用者提供更加便捷的服務(wù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋各級林業(yè)部門的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。3.促進(jìn)檔案資源的共享利用，為林業(yè)決策、生產(chǎn)、科研等工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，符合檔案管理要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合林業(yè)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，保障檔案信息的安全。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)各級林業(yè)部門之間檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。制定共享平臺的使用規(guī)則和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息在共享過程中的安全和規(guī)范。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施等。進(jìn)行需求調(diào)研，了解各單位檔案管理工作現(xiàn)狀和信息化需求，為系統(tǒng)建設(shè)提供依據(jù)。2.系統(tǒng)建設(shè)階段按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數(shù)字化工作，完成檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)或采購檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行系統(tǒng)測試、上線運(yùn)行等工作。3.應(yīng)用推廣階段在各單位逐步推廣應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)，組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保系統(tǒng)的正常使用。建立檔案信息資源共享機(jī)制，推動檔案信息在各級林業(yè)部門之間的共享利用。4.完善提升階段對檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行總結(jié)評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。根據(jù)林業(yè)工作發(fā)展和檔案管理需求，不斷完善檔案信息化管理系統(tǒng)和共享平臺，提升檔案信息化建設(shè)水平。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全。對重要檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在處理過程中的保密性。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)急管理，制定應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行應(yīng)急演練，確保在發(fā)生安全事件時能夠及時響應(yīng)和處理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級林業(yè)行政主管部門負(fù)責(zé)對本轄區(qū)內(nèi)各單位的林業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作的開展情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案利用服務(wù)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級林業(yè)行政主管部門每年應(yīng)組織對本轄區(qū)內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查，各單位應(yīng)每年對本單位檔案管理工作進(jìn)行自查。2.專項檢查：根據(jù)林業(yè)工作重點和檔案管理實際情況，適時組織開展專項檢查，對特定領(lǐng)域或特定問題的檔案管理工作進(jìn)行深入檢查。3.日常抽