律師歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強律師事務(wù)所檔案管理，規(guī)范檔案整理、歸檔、保管和利用等工作，保障檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在律師業(yè)務(wù)及事務(wù)所管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本律師事務(wù)所全體律師及工作人員在執(zhí)業(yè)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本所檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和安全性。2.真實性與完整性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實反映律師業(yè)務(wù)活動和事務(wù)所管理工作的實際情況，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，完整收集應(yīng)歸檔的各類文件。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，以滿足律師業(yè)務(wù)開展、事務(wù)所管理及對外提供證明等工作的需要。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置本所設(shè)立獨立的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本所實際情況，制定和修訂檔案管理辦法、操作規(guī)程等各項制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理負責接收、收集本所律師及工作人員在執(zhí)業(yè)活動中形成的各類文件材料，按照檔案整理的規(guī)范要求進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案的保管與保護妥善保管檔案，采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。定期對檔案進行檢查、清點和修復，確保檔案的質(zhì)量。4.檔案的利用服務(wù)建立檔案查閱、借閱登記制度，為律師及相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)。根據(jù)利用需求，及時準確地提供檔案信息，并做好利用記錄。5.檔案的統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，定期編制檔案統(tǒng)計報表。分析檔案管理工作中的數(shù)據(jù)和問題，為改進檔案管理提供依據(jù)。6.檔案信息化建設(shè)推進檔案管理信息化工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導與培訓對本所律師及工作人員進行檔案管理業(yè)務(wù)指導，組織開展檔案管理知識培訓，提高全員的檔案意識和歸檔能力。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類本所檔案分為以下幾類：1.業(yè)務(wù)檔案訴訟業(yè)務(wù)檔案：包括民事、刑事、行政訴訟案件從受理到結(jié)案全過程形成的各類文件材料，如委托代理合同、授權(quán)委托書、起訴書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、判決書、裁定書等。非訴訟業(yè)務(wù)檔案：涵蓋法律顧問、法律咨詢、盡職調(diào)查、資產(chǎn)重組、并購、知識產(chǎn)權(quán)保護等非訴訟業(yè)務(wù)形成的文件，如法律顧問合同、法律意見書、盡職調(diào)查報告、合作協(xié)議等。2.律師工作檔案律師資質(zhì)檔案：包括律師資格證書、律師執(zhí)業(yè)證書、實習律師證等相關(guān)資質(zhì)文件的復印件及變更記錄。律師業(yè)務(wù)培訓檔案：記錄律師參加各類業(yè)務(wù)培訓的通知、培訓教材、學習筆記、考核成績等材料。律師獎懲檔案：有關(guān)律師受到表彰、獎勵或處罰的文件、決定、證書等。3.事務(wù)所行政管理檔案綜合管理檔案：包括事務(wù)所章程、合伙協(xié)議、年度工作計劃與總結(jié)、重要會議記錄、內(nèi)部管理制度、財務(wù)預算與決算報告等。人事檔案：員工招聘、入職、離職手續(xù)材料，勞動合同，薪酬福利記錄，培訓與考核檔案，人事任免文件等。財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)收支及管理相關(guān)文件?？蛻魴n案：客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、服務(wù)評價等資料，用于客戶關(guān)系管理和市場拓展分析。（二）編號規(guī)則1.業(yè)務(wù)檔案編號訴訟業(yè)務(wù)檔案編號：按照年份+案件類別+案件順序號的方式編制。例如，2023年民事案件第5號，編號為2023M05。非訴訟業(yè)務(wù)檔案編號：年份+業(yè)務(wù)類型+業(yè)務(wù)順序號。如2023年法律顧問業(yè)務(wù)第3項，編號為2023FLGW03。2.律師工作檔案編號律師資質(zhì)檔案編號：律師姓名首字母縮寫+資質(zhì)類別+編號。例如，張三律師的律師資格證書編號為ZSLSZG001。律師業(yè)務(wù)培訓檔案編號：年份+培訓類別+律師姓名首字母縮寫+培訓順序號。如2023年參加的合同法業(yè)務(wù)培訓，李四律師的編號為2023HTFLS01。律師獎懲檔案編號：年份+獎懲類別+律師姓名首字母縮寫+獎懲順序號。如2022年王五律師獲得的優(yōu)秀律師獎勵，編號為2022JLW01。3.事務(wù)所行政管理檔案編號綜合管理檔案編號：年份+檔案類別+檔案順序號。例如，2023年事務(wù)所年度工作計劃，編號為2023ZHGL01。人事檔案編號：員工工號+檔案類別+檔案順序號。如001號員工的勞動合同，編號為001RS01。財務(wù)檔案編號：年份+會計期間+檔案類別+檔案順序號。如2023年第一季度的會計憑證，編號為2023Q1CW01?？蛻魴n案編號：客戶名稱首字母縮寫+檔案類別+檔案順序號。例如，ABC公司的客戶檔案，編號為ABCKH01。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確歸檔范圍本所律師及工作人員應(yīng)按照本辦法規(guī)定的歸檔范圍，及時將各自承辦業(yè)務(wù)或工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.確保文件材料的真實性和完整性歸檔的文件材料應(yīng)是原件或與原件核對無誤的復印件，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并收集，以反映文件的形成過程。3.按時移交律師及工作人員應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)或工作事項完成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的文件材料移交檔案管理部門。（二）整理流程1.分類檔案管理人員按照檔案分類標準，對接收的文件材料進行分類，確定其所屬類別。2.編號根據(jù)編號規(guī)則，對每一份檔案或一組檔案進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目編制檔案目錄，記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查閱和管理。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進行折疊、裱糊、修補等處理，然后按照一定順序進行裝訂，使其整齊、牢固。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管期限1.業(yè)務(wù)檔案訴訟業(yè)務(wù)檔案一般訴訟案件檔案保管期限為[X]年。涉及國家機密、個人隱私或重大復雜案件的檔案保管期限為[X]年。非訴訟業(yè)務(wù)檔案一般非訴訟業(yè)務(wù)檔案保管期限為[X]年。重要的非訴訟業(yè)務(wù)檔案保管期限為[X]年。2.律師工作檔案律師資質(zhì)檔案：長期保管。律師業(yè)務(wù)培訓檔案：保管期限為[X]年。律師獎懲檔案：長期保管。3.事務(wù)所行政管理檔案綜合管理檔案事務(wù)所章程、合伙協(xié)議等重要文件長期保管。年度工作計劃與總結(jié)、重要會議記錄等保管期限為[X]年。人事檔案：長期保管。財務(wù)檔案會計憑證、賬簿保管期限為[X]年。財務(wù)報表、審計報告等保管期限為[X]年?？蛻魴n案：保管期限為[X]年。（三）定期檢查與維護1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、完整性、準確性等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案損壞、字跡褪色、霉變等，應(yīng)及時采取修復、復制等措施進行處理，確保檔案的質(zhì)量。3.根據(jù)檔案保管期限和實際情況，對超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。六、檔案的利用（一）利用權(quán)限1.本所律師及工作人員因工作需要，可查閱、借閱本人承辦業(yè)務(wù)或工作相關(guān)的檔案。查閱、借閱時，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員因司法機關(guān)、行政機關(guān)依法執(zhí)行公務(wù)或其他正當理由需要查閱、借閱本所檔案的，須持有相關(guān)單位的正式介紹信和工作證件，經(jīng)本所主任批準后，方可查閱、借閱。查閱、借閱的檔案范圍應(yīng)嚴格按照批準的內(nèi)容執(zhí)行，不得擅自擴大。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案供查閱人在檔案管理室內(nèi)查閱。查閱時，查閱人應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。2.借閱借閱檔案須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱期限。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責任。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱檔案內(nèi)容、批準人等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的保密（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密法律法規(guī)和本所的保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案中的機密信息。2.未經(jīng)本所主任批準，任何人不得擅自將檔案帶出檔案管理室，不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨存放、限制查閱范圍等。（二）保密教育與培訓本所應(yīng)定期對律師及工作人員進行檔案保密教育與培訓，提高全員的保密意識，使其