日常詢價管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司日常詢價行為，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司物資供應(yīng)的及時性和質(zhì)量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中涉及的物資、服務(wù)等采購詢價工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保詢價活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，不偏袒、不歧視，保證詢價過程和結(jié)果的公正性。3.高效準(zhǔn)確原則：在保證詢價質(zhì)量的前提下，提高工作效率，確保及時獲取準(zhǔn)確的價格信息和供應(yīng)商資料。4.成本效益原則：通過合理的詢價管理，在滿足公司需求的同時，實現(xiàn)采購成本的有效控制，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、詢價流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營計劃或?qū)嶋H工作需要，填寫《詢價申請表》，詳細(xì)說明所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.《詢價申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）詢價準(zhǔn)備1.采購部門接到《詢價申請表》后，指定專人負(fù)責(zé)詢價工作。2.詢價人員對所需物資或服務(wù)進(jìn)行分類整理，了解其市場行情和供應(yīng)商情況，制定詢價計劃。3.根據(jù)詢價計劃，確定詢價方式，如電話詢價、郵件詢價、網(wǎng)絡(luò)詢價平臺詢價、現(xiàn)場詢價等，并準(zhǔn)備相應(yīng)的詢價文件，如詢價函、報價單模板等。（三）詢價實施1.詢價人員按照確定的詢價方式，向多家供應(yīng)商發(fā)送詢價文件，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.在詢價過程中，詢價人員應(yīng)保持與供應(yīng)商的溝通，解答供應(yīng)商的疑問，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解詢價要求。3.對于重要物資或服務(wù)的詢價，必要時可要求供應(yīng)商提供樣品或進(jìn)行現(xiàn)場演示，以便更好地評估其質(zhì)量和適用性。（四）報價收集與整理1.詢價人員及時收集供應(yīng)商的報價文件，對報價進(jìn)行初步審核，檢查報價的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.將審核后的報價進(jìn)行整理，列出各供應(yīng)商的報價明細(xì)，包括物資或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、付款方式等信息。（五）供應(yīng)商評估1.采購部門組織相關(guān)人員，根據(jù)公司制定的供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，對參與報價的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.評估人員可通過查閱供應(yīng)商的歷史業(yè)績、信用記錄、實地考察、與其他合作過的企業(yè)交流等方式獲取評估信息。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行排序，選擇出幾家具有優(yōu)勢的供應(yīng)商作為進(jìn)一步談判或采購的對象。（六）談判與確定供應(yīng)商1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成最優(yōu)的采購合同。2.在談判過程中，應(yīng)記錄談判內(nèi)容和結(jié)果，形成談判紀(jì)要。3.根據(jù)談判結(jié)果，確定最終的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（七）采購合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)將采購合同下達(dá)給供應(yīng)商，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.各部門在收到物資或服務(wù)后，應(yīng)及時進(jìn)行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.采購部門定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，評估詢價管理工作的效果，不斷改進(jìn)工作流程和方法。三、詢價方式（一）電話詢價1.適用范圍：對于一些常見物資或服務(wù)，且市場價格相對透明、供應(yīng)商信息較為明確的情況，可采用電話詢價方式。2.操作流程：詢價人員通過電話聯(lián)系供應(yīng)商，直接詢問物資或服務(wù)的價格、交貨期等信息，并做好記錄。3.注意事項：在電話詢價時，應(yīng)清晰準(zhǔn)確地傳達(dá)詢價要求，記錄好供應(yīng)商的答復(fù)內(nèi)容，必要時可要求供應(yīng)商發(fā)送書面報價確認(rèn)。（二）郵件詢價1.適用范圍：適用于需要詳細(xì)說明詢價要求、要求供應(yīng)商提供詳細(xì)報價資料或進(jìn)行商務(wù)溝通的情況。2.操作流程：詢價人員編寫詳細(xì)的詢價郵件，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，郵件內(nèi)容應(yīng)包括詢價申請表中的所有信息以及其他特殊要求。要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)以郵件形式回復(fù)報價。3.注意事項：確保郵件發(fā)送的準(zhǔn)確性，及時跟進(jìn)供應(yīng)商的回復(fù)郵件，對回復(fù)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核。（三）網(wǎng)絡(luò)詢價平臺詢價1.適用范圍：對于一些標(biāo)準(zhǔn)化物資或服務(wù)，可利用專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)詢價平臺進(jìn)行詢價，以獲取更多供應(yīng)商的報價信息。2.操作流程：詢價人員在網(wǎng)絡(luò)詢價平臺上注冊并發(fā)布詢價信息，設(shè)置詢價條件，如物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間等。平臺自動將詢價信息推送給符合條件的供應(yīng)商，供應(yīng)商在平臺上進(jìn)行報價。詢價人員可在平臺上查看和比較各供應(yīng)商的報價。3.注意事項：選擇正規(guī)、可靠的網(wǎng)絡(luò)詢價平臺，仔細(xì)閱讀平臺的使用規(guī)則和條款。對平臺上的報價信息進(jìn)行篩選和核實，確保其真實性和有效性。（四）現(xiàn)場詢價1.適用范圍：對于一些重要物資或服務(wù)，如大型設(shè)備采購、定制化服務(wù)等，需要深入了解供應(yīng)商情況的，可采用現(xiàn)場詢價方式。2.操作流程：詢價人員前往供應(yīng)商所在地，實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量控制等情況，并與供應(yīng)商面對面溝通詢價事宜，獲取詳細(xì)的報價和合作方案。3.注意事項：提前與供應(yīng)商預(yù)約現(xiàn)場考察時間，準(zhǔn)備好相關(guān)問題清單。在現(xiàn)場考察過程中，認(rèn)真觀察和記錄供應(yīng)商的實際情況，與供應(yīng)商進(jìn)行充分的交流和溝通。四、詢價文件編制（一）詢價函1.基本內(nèi)容：詢價函應(yīng)包括公司名稱、詢價項目名稱、詢價編號、詢價日期、供應(yīng)商名稱、詢價物資或服務(wù)的詳細(xì)描述（包括名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等）、交貨時間、交貨地點、報價要求（如報價有效期、報價包含的費用明細(xì)等）、聯(lián)系方式等信息。2.格式規(guī)范：詢價函應(yīng)采用正式的商務(wù)信函格式，語言表達(dá)清晰、準(zhǔn)確、簡潔，避免使用模糊或歧義性的詞匯。3.簽字蓋章：詢價函應(yīng)由采購部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公司公章，以確保其法律效力。（二）報價單模板1.內(nèi)容要求：報價單模板應(yīng)包含詢價函中的所有物資或服務(wù)信息，以及供應(yīng)商的報價明細(xì)，如單價、總價、交貨時間、付款方式、售后服務(wù)承諾等。2.格式規(guī)范：報價單應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行設(shè)計，便于詢價人員整理和比較各供應(yīng)商的報價。3.簽字蓋章：要求供應(yīng)商在報價單上簽字并加蓋公章，以確認(rèn)報價的真實性和有效性。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.信譽良好：供應(yīng)商應(yīng)具有良好的商業(yè)信譽，無不良信用記錄，在行業(yè)內(nèi)有較高的口碑。2.資質(zhì)齊全：具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證書，符合行業(yè)準(zhǔn)入要求。3.生產(chǎn)能力：具有與所供應(yīng)物資或服務(wù)相匹配的生產(chǎn)能力，能夠保證按時、按量交貨。4.產(chǎn)品質(zhì)量：產(chǎn)品質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，具備完善的質(zhì)量控制體系。5.價格合理：報價具有競爭力，在保證質(zhì)量的前提下，價格相對較低。6.售后服務(wù)：能夠提供良好的售后服務(wù)，及時解決產(chǎn)品使用過程中出現(xiàn)的問題。（二）供應(yīng)商信息收集與整理1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等。2.對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理，建立供應(yīng)商信息檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本情況、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等。3.定期對供應(yīng)商信息檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）供應(yīng)商評估與考核1.建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類。A類為優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；B類為合格供應(yīng)商，保持正常合作；C類為不合格供應(yīng)商，限制或終止合作。3.對供應(yīng)商的考核結(jié)果進(jìn)行公示，激勵供應(yīng)商不斷提高自身素質(zhì)和服務(wù)水平。（四）供應(yīng)商淘汰與更新1.對于考核不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，及時進(jìn)行淘汰處理。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和采購需求的變化，適時更新供應(yīng)商資源，引入新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保持供應(yīng)商隊伍的活力和競爭力。六、詢價記錄與檔案管理（一）詢價記錄1.詢價人員應(yīng)在詢價過程中做好詳細(xì)的記錄，包括詢價時間、詢價方式、詢價對象、供應(yīng)商報價、談判過程及結(jié)果等信息。2.詢價記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔形式進(jìn)行保存，確保記錄的真實性、完整性和可追溯性。（二）檔案管理1.采購部門負(fù)責(zé)建立詢價檔案，將詢價申請表、詢價文件、報價文件、談判紀(jì)要、采購合同等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。2.詢價檔案應(yīng)按照年度、項目等進(jìn)行分類整理，便于查詢和使用。3.規(guī)定詢價檔案的保存期限，一般為[X]年，期滿后按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對詢價管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查詢價流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、供應(yīng)商管理是否有效等。2.采購部門應(yīng)定期對詢價工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況向公司管理層匯報。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注供應(yīng)商和客戶的反饋意見，及時處理投訴和舉報，不斷改進(jìn)詢價管理工作。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.在詢價過程中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)：與供應(yīng)商串通，泄露詢價信息或謀取不正當(dāng)利益。故意抬高或壓低報價，影響詢價結(jié)果的公正性。未按照規(guī)定流程進(jìn)行詢價，導(dǎo)致采購活動出現(xiàn)失誤或風(fēng)險。其他違反法律法規(guī)、公司制度和詢價管理辦法的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視