異地用章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司異地用章管理，規(guī)范用章行為，防范用章風險，確保公司印章使用的合法性、安全性和嚴肅性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在異地開展業(yè)務(wù)活動時涉及的各類印章使用管理，包括但不限于行政章、合同章、財務(wù)章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保印章使用合法合規(guī)。2.審慎審批原則：建立嚴格的審批流程，對異地用章申請進行審慎審核，確保用章事項真實、必要、合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施保障印章在異地使用過程中的安全，防止印章被盜用、冒用或濫用，同時做好印章使用信息的保密工作。4.責任追究原則：對因印章使用不當導(dǎo)致公司利益受損的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。二、印章管理職責分工（一）印章管理部門公司設(shè)立專門的印章管理部門，負責公司各類印章的統(tǒng)一管理，包括印章的刻制、保管、使用登記、回收銷毀等工作。印章管理部門應(yīng)配備專人負責印章管理工作，確保印章管理工作的規(guī)范、有序進行。（二）業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門負責提出異地用章申請，并對用章事項的真實性、必要性和合規(guī)性負責。業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人作為用章申請人，負責與印章管理部門溝通協(xié)調(diào)用章事宜，并按照審批意見使用印章。（三）審批部門根據(jù)用章事項的性質(zhì)和金額大小，確定相應(yīng)的審批部門。一般情況下，用章事項需經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等逐級審批。對于重大用章事項，還需經(jīng)過公司董事會或其他相關(guān)決策機構(gòu)的審批。審批部門應(yīng)嚴格按照審批流程對用章申請進行審核，確保用章事項符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。（四）監(jiān)督部門公司設(shè)立監(jiān)督部門，負責對異地用章管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督部門應(yīng)定期對印章使用情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保印章使用管理工作規(guī)范、有效。三、印章使用范圍（一）行政章1.以公司名義出具的各類文件、函件、證明等。2.公司對外簽訂的行政協(xié)議、合同等。3.其他需要加蓋行政章的事項。（二）合同章用于公司對外簽訂的各類經(jīng)濟合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。（三）財務(wù)章1.用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.其他經(jīng)公司財務(wù)部門批準的財務(wù)用章事項。四、異地用章申請與審批（一）申請流程1.用章申請人填寫《異地用章申請表》，詳細說明用章事項的內(nèi)容、用途、用章時間、用章地點等信息，并簽字確認。2.將《異地用章申請表》提交至所在部門負責人，部門負責人對用章事項進行審核，確認無誤后簽字審批。3.部門負責人審批通過后，將申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)用章事項的重要性和風險程度進行審核，必要時可要求業(yè)務(wù)部門提供相關(guān)補充材料。審核通過后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請表提交至總經(jīng)理?？偨?jīng)理對用章事項進行最終審批，審批通過后簽字確認。對于重大用章事項，總經(jīng)理審批后還需提交公司董事會或其他相關(guān)決策機構(gòu)進行審批。（二）審批要求1.審批部門應(yīng)嚴格按照審批流程對用章申請進行審核，確保用章事項真實、必要、合規(guī)。2.審批人員應(yīng)認真審查用章申請表中的各項內(nèi)容，如有疑問應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實。3.對于不符合規(guī)定的用章申請，審批部門應(yīng)明確提出不予批準的理由，并退回申請表。（三）特殊情況處理如遇緊急用章事項，無法按照正常審批流程進行審批時，用章申請人應(yīng)通過電話、郵件等方式向分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理匯報，經(jīng)同意后可先行用章，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。五、印章異地攜帶與使用（一）印章攜帶1.因業(yè)務(wù)需要異地用章時，原則上應(yīng)由印章管理部門安排專人攜帶印章前往異地使用。如因特殊情況無法安排專人攜帶，需由業(yè)務(wù)部門指定專人攜帶印章的，應(yīng)提前向印章管理部門提出申請，并經(jīng)印章管理部門負責人批準。2.攜帶印章人員應(yīng)填寫《印章異地攜帶登記表》，詳細記錄印章攜帶日期、攜帶人姓名、攜帶印章名稱、前往地點、預(yù)計返回日期等信息，并簽字確認。3.印章管理部門應(yīng)對攜帶印章人員進行安全教育，要求其嚴格遵守印章使用管理規(guī)定，確保印章安全。攜帶印章人員應(yīng)妥善保管印章，不得將印章交由他人代管或擅自使用。（二）印章使用1.印章使用應(yīng)在經(jīng)審批同意的用章事項范圍內(nèi)進行，不得超出審批范圍使用印章。2.用章時，應(yīng)在《異地用章使用登記表》上詳細記錄用章日期、用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章人簽字等信息。3.印章使用完畢后，應(yīng)立即將印章歸還印章管理部門或按照印章管理部門的要求妥善保管。如因業(yè)務(wù)需要暫時無法歸還印章的，應(yīng)向印章管理部門說明情況，并按照印章管理部門的要求采取相應(yīng)的保管措施。（三）印章使用監(jiān)督1.印章管理部門應(yīng)定期對印章異地使用情況進行檢查，確保印章使用符合規(guī)定。2.監(jiān)督部門應(yīng)不定期對印章異地使用情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對于違反印章使用管理規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。六、印章異地保管（一）保管方式1.如因業(yè)務(wù)需要在異地設(shè)立臨時辦公場所或分支機構(gòu)，確需在異地保管印章的，應(yīng)提前向公司提出申請，并經(jīng)公司批準。2.異地保管印章應(yīng)設(shè)立專門的印章保管柜，并配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、監(jiān)控設(shè)備等。3.印章保管柜應(yīng)實行雙人雙鎖管理，由印章管理部門指定的兩名專人分別保管鑰匙和密碼。（二）保管要求1.異地保管印章人員應(yīng)嚴格遵守印章保管規(guī)定，不得擅自將印章交予他人保管或使用。2.印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向印章管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施。3.印章保管人員應(yīng)做好印章保管記錄，詳細記錄印章保管日期、保管人姓名、印章名稱、印章狀態(tài)等信息。（三）印章交接1.如因工作調(diào)動、離職等原因需要更換印章保管人員時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)在印章管理部門的監(jiān)督下進行，交接雙方應(yīng)認真核對印章數(shù)量、種類、狀態(tài)等信息，并在《印章異地保管交接登記表》上簽字確認。2.印章交接手續(xù)完成后，原印章保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)保管記錄移交給新的保管人員。如發(fā)現(xiàn)印章交接過程中有問題，應(yīng)及時查明原因并進行處理。七、印章異地使用風險防控（一）風險識別1.印章被盜用、冒用風險：由于印章在異地使用，存在被不法分子盜用、冒用的風險，可能導(dǎo)致公司利益受損。2.用章審批不嚴風險：如審批流程不規(guī)范、審批人員把關(guān)不嚴，可能導(dǎo)致不符合規(guī)定的用章事項得以通過，給公司帶來風險。3.印章保管不善風險：異地保管印章時，如保管措施不到位，可能導(dǎo)致印章丟失、損壞或被盜用，給公司造成損失。4.信息泄露風險：在印章使用過程中，如對用章信息管理不善，可能導(dǎo)致公司商業(yè)秘密、合同信息等泄露，給公司帶來不利影響。（二）風險防控措施1.加強安全教育培訓：定期對涉及印章使用管理的人員進行安全教育培訓，提高其風險意識和責任意識，確保其嚴格遵守印章使用管理規(guī)定。2.完善審批流程：進一步優(yōu)化異地用章審批流程，明確各審批環(huán)節(jié)的職責和權(quán)限，加強審批人員的審核把關(guān)，確保用章事項真實、必要、合規(guī)。3.強化印章保管措施：在印章異地攜帶和保管過程中，采取嚴格的安全防范措施，如配備保險柜、監(jiān)控設(shè)備等，實行雙人雙鎖管理，確保印章安全。4.加強信息管理：建立健全印章使用信息管理制度，對用章申請、審批、使用、保管等信息進行嚴格保密和規(guī)范管理，防止信息泄露。5.定期監(jiān)督檢查：印章管理部門和監(jiān)督部門應(yīng)定期對印章異地使用管理情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保印章使用管理工作規(guī)范、有效。八、印章異地使用檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.《異地用章申請表》：記錄用章事項的申請信息、審批過程及結(jié)果。2.《印章異地攜帶登記表》：記錄印章攜帶日期、攜帶人姓名、攜帶印章名稱、前往地點、預(yù)計返回日期等信息。3.《異地用章使用登記表》：記錄用章日期、用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章人簽字等信息。4.《印章異地保管交接登記表》：記錄印章異地保管交接過程中的相關(guān)信息，包括交接日期、交接雙方姓名、印章名稱、數(shù)量、狀態(tài)等。5.其他與印章異地使用相關(guān)的文件、資料：如用章事項的相關(guān)合同、協(xié)議、文件等復(fù)印件。（二）檔案保管1.印章異地使用檔案應(yīng)由印章管理部門負責整理、歸檔和保管。檔案保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。2.檔案應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。同時，應(yīng)建立電子檔案備份，確保檔案信息的安全和完整。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱印章異地使用檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)檔案保管部門負責人批準。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱