歸檔檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織歸檔檔案的科學管理，保證檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的、具有保存價值的各種形式和載體的文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則歸檔的文件材料必須真實反映公司/組織的各項工作活動，不得偽造、篡改。3.完整性原則凡屬于公司/組織工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，都應及時歸檔，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則歸檔文件材料的整理、分類、編號、裝訂等應符合國家和行業(yè)相關標準及公司/組織的規(guī)定，確保檔案管理的規(guī)范化。二、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.行政管理類公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，如營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、公司章程等。公司/組織年度工作計劃、總結(jié)、報告等。公司/組織會議文件，包括會議通知、議程、紀要、決議等。公司/組織內(nèi)部規(guī)章制度、辦法、細則等。人事任免文件、員工招聘、培訓、考核、獎懲等相關材料。行政事務文件，如公文處理、印章管理、辦公用品采購等相關文件。2.業(yè)務管理類各類業(yè)務合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同等。業(yè)務項目申報、審批文件，如項目可行性研究報告、項目立項批復等。業(yè)務活動記錄，如市場調(diào)研資料、客戶信息、業(yè)務報表等。產(chǎn)品研發(fā)文件，包括產(chǎn)品設計方案、技術圖紙、測試報告等。質(zhì)量管理文件，如質(zhì)量標準、質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量事故處理報告等。3.財務管理類財務預算、決算報告。會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。資金管理文件，如資金計劃、資金審批、資金結(jié)算等相關文件。稅務申報、繳納文件，如納稅申報表、稅務審計報告等。財務審計報告、資產(chǎn)評估報告等。4.技術資料類公司/組織自主研發(fā)的技術成果文件，如專利證書、軟件著作權登記證書等。引進技術的相關文件，如技術轉(zhuǎn)讓合同、技術合作協(xié)議等。技術標準、規(guī)范、操作規(guī)程等。技術改造、設備更新文件，包括項目方案、技術文件、驗收報告等。5.黨群工作類黨組織建設文件，如黨組織設置、黨員發(fā)展、黨組織活動記錄等。工會工作文件，如工會組織建設、職工權益維護、工會活動記錄等。共青團工作文件，如團組織建設、團員發(fā)展、青年活動記錄等。（二）歸檔要求1.文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件材料應按照形成時間先后順序排列，保持文件之間的歷史聯(lián)系。3.歸檔的電子文件應確保其真實性、完整性和可讀性，同時應進行有效的存儲和備份。4.對于重要文件材料，應同時歸檔紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。三、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于在業(yè)務活動中形成的文件材料，承辦人員應在工作結(jié)束后及時整理，向本部門的檔案收集人員移交。3.檔案收集人員應定期對收集到的文件材料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關人員溝通解決，確保文件材料的質(zhì)量。（二）整理1.檔案管理部門應按照國家和行業(yè)相關標準及公司/組織的規(guī)定，對收集到的文件材料進行分類整理。2.歸檔文件應按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制分類方案。3.對歸檔文件進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。4.歸檔文件應進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修復。5.歸檔文件應編制目錄，目錄應包含文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)等項目，確保目錄準確、完整。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.檔案應采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具進行存放，確保檔案的安全和整齊。2.檔案裝具應根據(jù)檔案的分類和保管期限進行合理排列，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則是：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素綜合考慮。3.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家和行業(yè)相關標準及公司/組織的規(guī)定執(zhí)行，不得擅自更改。（四）檔案的清點與檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置正確。2.每年應對檔案進行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應定期進行備份，并檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和正常使用。2.檔案利用應在規(guī)定的場所進行，利用者應遵守檔案管理部門的各項規(guī)章制度。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領導簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.查閱檔案時，利用者應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復印等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容應包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱、查閱目的、復印頁數(shù)等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，報公司/組織主管領導審批。2.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關部門人員共同監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀后，在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享利用，為公司/組織的決策提供支持。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應確保圖像清晰、完整，符合國家和行業(yè)相關標準。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應具備用戶管理、權限管理、檔案錄