慈善檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織慈善檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高慈善工作的規(guī)范化、制度化水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國慈善法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在開展慈善活動過程中形成的各類檔案的管理，包括捐贈活動檔案、救助項目檔案、慈善組織自身建設(shè)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映慈善活動的全過程。2.完整性原則：全面收集、整理慈善活動中形成的各種載體的檔案資料，確保檔案的齊全完整。3.保密性原則：對涉及捐贈人、受助對象等個人隱私和商業(yè)秘密的檔案信息，嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。5.便利性原則：檔案的整理、保管和利用應(yīng)便于查找、調(diào)閱和使用，提高工作效率。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善慈善檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理本公司/組織的慈善檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好慈善檔案的形成、積累和整理工作。定期對慈善檔案進(jìn)行檢查和評估，確保檔案管理工作的規(guī)范和有效。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門慈善活動檔案的形成、積累和初步整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.捐贈活動檔案捐贈協(xié)議、捐贈意向書、捐贈登記表等。捐贈款物的接收憑證、入賬記錄、使用情況報告等。捐贈儀式的相關(guān)資料，如照片、視頻、新聞報道等。捐贈人信息及反饋意見。2.救助項目檔案項目策劃書、實施方案、預(yù)算報告等。項目申報材料、審批文件。項目實施過程中的各類記錄，包括受助對象篩選、審核、公示資料，救助款物發(fā)放記錄，項目進(jìn)展報告、評估報告等。項目相關(guān)的照片、視頻、受益對象感謝信等。3.慈善組織自身建設(shè)檔案組織章程、理事會決議、會議記錄等。人員招聘、培訓(xùn)、考核等人事檔案資料。財務(wù)審計報告、年度工作報告、信息公開資料等。與政府部門、社會組織、企業(yè)等的合作協(xié)議、往來文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時收集本部門在慈善活動中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張及電子文件載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對重要的捐贈活動和救助項目，應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成檔案收集工作，并移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類慈善檔案分為捐贈活動檔案、救助項目檔案、慈善組織自身建設(shè)檔案三大類。每大類下可根據(jù)檔案內(nèi)容和形成時間等因素進(jìn)一步細(xì)分二級類目，如捐贈活動檔案可分為物資捐贈檔案、資金捐贈檔案等；救助項目檔案可分為教育救助檔案、醫(yī)療救助檔案等；慈善組織自身建設(shè)檔案可分為組織架構(gòu)檔案、人員管理檔案等。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年份+類別代碼+順序號”的形式，如“2023JZ001”表示2023年捐贈活動類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等項目。電子檔案應(yīng)同時編制電子目錄，確保電子目錄與紙質(zhì)目錄內(nèi)容一致。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊，使其達(dá)到統(tǒng)一、整齊、牢固的要求。采用線裝或膠裝等方式對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案不易散失。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案分類和編號順序，將紙質(zhì)檔案裝入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別、年度、起止編號等信息。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對受潮、發(fā)霉的檔案進(jìn)行晾曬、消毒，對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全。建立電子檔案存儲目錄，便于查找和管理。定期對電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.永久保管涉及重大捐贈活動、重要救助項目、慈善組織核心業(yè)務(wù)及具有歷史查考價值的檔案，應(yīng)永久保管。如捐贈金額巨大、產(chǎn)生廣泛社會影響的捐贈活動檔案，對長期可持續(xù)發(fā)展具有重要意義的救助項目檔案，以及反映慈善組織發(fā)展歷程的關(guān)鍵文件等。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和實際利用價值，確定保管期限為[X]年或[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成的鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上注明銷毀時間、地點、方式等信息，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。四、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆卷等。3.復(fù)制如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，按照規(guī)定程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。五、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的慈善檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照檔案分類和編號順序進(jìn)行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便查詢和利用。2.信息化系統(tǒng)功能檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等，確保檔案信息的準(zhǔn)確完整。檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號、日期等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、歸還等環(huán)節(jié)，實時跟蹤檔案借閱情況。統(tǒng)計分析：對檔案利用情況、檔案數(shù)量、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供支持。安全管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案信息系統(tǒng)，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.定期對信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，確保檔案管理工作符合本辦法要求。2.檔案管理部門應(yīng)定期向公司/組織負(fù)責(zé)人匯報檔案管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全完整，內(nèi)容是否真實準(zhǔn)確。3.檔案保管環(huán)境和設(shè)施設(shè)備情況，確保檔案保管條件符合要求。4.檔案信息化管理情況，檢查信息化系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)安全情況等。5.檔案利用情況，檢查檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)是否齊