總部禮品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司總部禮品管理，規(guī)范禮品的采購(gòu)、使用、保管及處置等流程，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性和有效性，提升公司形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在公務(wù)活動(dòng)中涉及的禮品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保所有行為合法合規(guī)。2.必要性原則：禮品的使用應(yīng)基于業(yè)務(wù)需要，避免不必要的浪費(fèi)和鋪張。3.適度性原則：禮品的價(jià)值和檔次應(yīng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)、規(guī)模相適應(yīng)，不得過(guò)度奢華。4.公開(kāi)透明原則：禮品管理過(guò)程應(yīng)保持公開(kāi)、透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。二、禮品的定義與分類(lèi)（一）定義本辦法所稱(chēng)禮品，是指公司在公務(wù)活動(dòng)中贈(zèng)送給客戶(hù)、合作伙伴、政府部門(mén)等相關(guān)方的物品或服務(wù)，包括但不限于紀(jì)念品、辦公用品、商務(wù)禮品等。（二）分類(lèi)1.按用途分類(lèi)商務(wù)禮品：用于商務(wù)往來(lái)、拓展業(yè)務(wù)、維護(hù)客戶(hù)關(guān)系等活動(dòng)的禮品。節(jié)日禮品：在重要節(jié)日（如春節(jié)、中秋節(jié)等）贈(zèng)送給相關(guān)方的禮品。會(huì)議禮品：在公司組織的會(huì)議、論壇等活動(dòng)中發(fā)放的禮品。其他禮品：因特殊業(yè)務(wù)需要或其他特定場(chǎng)合贈(zèng)送的禮品。2.按價(jià)值分類(lèi)高價(jià)值禮品：?jiǎn)渭r(jià)值超過(guò)[X]元的禮品。中價(jià)值禮品：?jiǎn)渭r(jià)值在[X]元至[X]元之間的禮品。低價(jià)值禮品：?jiǎn)渭r(jià)值低于[X]元的禮品。三、禮品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)流程1.需求申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明禮品的用途、數(shù)量、預(yù)算、預(yù)計(jì)贈(zèng)送對(duì)象等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門(mén)。2.審核審批：行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的申請(qǐng)進(jìn)行匯總審核，根據(jù)禮品的性質(zhì)、預(yù)算等情況提出審核意見(jiàn)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于高價(jià)值禮品或涉及重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的禮品采購(gòu)申請(qǐng)，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施：經(jīng)審批通過(guò)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織禮品采購(gòu)工作。采購(gòu)人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購(gòu)管理制度執(zhí)行，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)行為的規(guī)范和合法。4.驗(yàn)收入庫(kù)：禮品到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《禮品入庫(kù)登記表》，并將禮品妥善保管。（二）采購(gòu)預(yù)算管理1.公司應(yīng)建立禮品采購(gòu)預(yù)算制度，每年年初根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和預(yù)計(jì)的禮品需求，編制年度禮品采購(gòu)預(yù)算。2.禮品采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各類(lèi)禮品的采購(gòu)金額上限，并根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行合理分配。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制禮品采購(gòu)支出，不得超出預(yù)算范圍。3.如因特殊原因需要調(diào)整禮品采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（三）供應(yīng)商管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)參與公司禮品采購(gòu)的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品的規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)過(guò)程的順利進(jìn)行。四、禮品使用管理（一）使用審批1.各部門(mén)在使用禮品前，應(yīng)填寫(xiě)《禮品使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明禮品的用途、贈(zèng)送對(duì)象、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)禮品的庫(kù)存情況、使用必要性等因素提出審核意見(jiàn)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重要客戶(hù)或重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的禮品使用申請(qǐng)，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.未經(jīng)審批，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自使用禮品。（二）使用記錄1.行政部門(mén)應(yīng)建立禮品使用臺(tái)賬，對(duì)每次禮品的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括禮品名稱(chēng)、數(shù)量、贈(zèng)送對(duì)象、使用時(shí)間、審批情況等信息。2.禮品使用臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（三）使用監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)禮品使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查禮品使用是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)使用或浪費(fèi)現(xiàn)象。2.如發(fā)現(xiàn)禮品使用過(guò)程中存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、禮品保管管理（一）保管責(zé)任1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)公司總部禮品的統(tǒng)一保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)禮品倉(cāng)庫(kù)的管理，確保禮品的安全存放。2.禮品保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守禮品保管制度，妥善保管禮品，防止禮品損壞、丟失或被盜。（二）保管環(huán)境1.禮品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保禮品的質(zhì)量不受影響。2.禮品應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。對(duì)于易損壞、易變質(zhì)的禮品，應(yīng)采取特殊的保管措施。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。六、禮品處置管理（一）處置原則1.禮品處置應(yīng)遵循合理、合規(guī)、節(jié)約的原則，盡量減少資源浪費(fèi)。2.對(duì)于已使用過(guò)的禮品，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行妥善處理；對(duì)于閑置、過(guò)期或不再使用的禮品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處置。（二）處置方式1.捐贈(zèng)：對(duì)于具有一定使用價(jià)值且符合捐贈(zèng)條件的禮品，可以捐贈(zèng)給慈善機(jī)構(gòu)、公益組織或其他需要的單位。捐贈(zèng)前應(yīng)按照公司捐贈(zèng)管理制度進(jìn)行審批，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.變賣(mài)：對(duì)于閑置、過(guò)期或不再使用的禮品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行變賣(mài)處理。變賣(mài)過(guò)程應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，選擇合適的交易方式，確保變賣(mài)價(jià)格合理。3.報(bào)廢：對(duì)于損壞、變質(zhì)或無(wú)法使用的禮品，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢前應(yīng)填寫(xiě)《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)廢禮品應(yīng)集中存放，定期進(jìn)行清理。（三）處置記錄1.行政部門(mén)應(yīng)建立禮品處置臺(tái)賬，對(duì)每次禮品的處置情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括處置方式、處置時(shí)間、處置價(jià)格、收入情況等信息。2.禮品處置臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。七、禮品管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)禮品管理情況進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督，檢查禮品采購(gòu)、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.行政部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)禮品管理工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和檢查。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.對(duì)于涉及禮品管理的投訴、舉報(bào)等情況，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查處理，并及時(shí)反饋處理結(jié)果。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反本辦法規(guī)定，未經(jīng)審批擅自采購(gòu)、使用、處置禮品的。2.在禮品采購(gòu)過(guò)程中，存在收受供應(yīng)商賄賂、回扣等不正當(dāng)行為的。3.禮品使用過(guò)程中，存在浪費(fèi)、濫用禮品或用于非公務(wù)活動(dòng)的。4.禮品保管不善，導(dǎo)致禮品損壞、丟失或被盜的。5.禮品處置過(guò)程中，存在違規(guī)變賣(mài)、捐贈(zèng)或報(bào)廢等行為的。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.