總部憑證管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司總部憑證管理，規(guī)范憑證處理流程，確保會計信息的真實、準確、完整，提高財務(wù)管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部各部門及所屬分支機構(gòu)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中涉及的各類憑證管理。（三）基本原則1.合法性原則：憑證的取得、填制和使用必須符合國家法律法規(guī)及財務(wù)制度的規(guī)定。2.真實性原則：憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，內(nèi)容與實際情況相符。3.準確性原則：憑證的各項要素填寫準確無誤，數(shù)字計算正確。4.完整性原則：憑證應(yīng)具備的各項內(nèi)容齊全，手續(xù)完備。5.及時性原則：及時取得或填制憑證，并按規(guī)定及時傳遞、審核和歸檔。二、憑證種類及定義（一）原始憑證1.外來原始憑證：指在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、銀行對賬單等。2.自制原始憑證：指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)時填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如入庫單、出庫單、費用報銷單等。（二）記賬憑證記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的會計憑證。三、憑證的取得與填制（一）原始憑證的取得1.公司在購買商品、接受勞務(wù)等經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)向銷售方或提供勞務(wù)方取得合法有效的原始憑證。2.取得的原始憑證應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：憑證名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等。3.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。（二）原始憑證的填制1.自制原始憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員及時填制，并按要求簽字蓋章。2.原始憑證的填制應(yīng)做到內(nèi)容真實、項目齊全、書寫清楚、數(shù)字準確、填制及時。阿拉伯數(shù)字應(yīng)逐個書寫，不得連筆寫。金額數(shù)字一律填寫到角、分，無角、分的，寫“00”或符號“—”；有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“—”。漢字大寫金額數(shù)字，一律用正楷或行書書寫，如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等字樣。不得用一、二（兩）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）等字樣代替，不得任意自造簡化字。大寫金額數(shù)字到元或角為止的，在“元”或“角”字之后應(yīng)寫“整”或“正”字；大寫金額數(shù)字有分的，分字后面不寫“整”字。3.一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號。作廢時應(yīng)當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。（三）記賬憑證的填制1.記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表填制。2.記賬憑證的內(nèi)容必須具備：填制憑證的日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員簽名或蓋章。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當由出納人員簽名或蓋章。3.記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制，或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。4.記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號。一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數(shù)編號法編號。5.記賬憑證摘要應(yīng)簡明扼要地說明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，能準確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特征，便于登記賬簿和查閱憑證。6.填制記賬憑證時，應(yīng)當對記賬憑證進行連續(xù)編號。一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數(shù)編號法編號。四、憑證的審核（一）審核內(nèi)容1.原始憑證的審核真實性審核：審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，憑證日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)據(jù)是否真實等。合法性審核：審核原始憑證是否符合國家法律法規(guī)、財務(wù)制度的規(guī)定，是否履行了必要的審批手續(xù)。合理性審核：審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要，是否符合有關(guān)的計劃和預(yù)算等。完整性審核：審核原始憑證的內(nèi)容是否齊全，手續(xù)是否完備，各項要素是否填寫完整。正確性審核：審核原始憑證的摘要、數(shù)字、計算是否正確，大小寫金額是否一致。2.記賬憑證的審核內(nèi)容是否真實：審核記賬憑證是否根據(jù)審核無誤的原始憑證填制，記賬憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)與原始憑證內(nèi)容是否一致。項目是否齊全：審核記賬憑證的各項內(nèi)容是否填寫齊全，包括日期、編號、摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)等?？颇渴欠裾_：審核記賬憑證所使用的會計科目是否正確，是否符合會計制度的規(guī)定，借貸方金額是否平衡。金額是否正確：審核記賬憑證所記錄的金額與原始憑證的金額是否一致，計算是否準確。書寫是否規(guī)范：審核記賬憑證的書寫是否規(guī)范，字跡是否清晰，摘要是否簡明扼要，數(shù)字是否準確無誤。（二）審核流程1.原始憑證審核經(jīng)辦人員取得原始憑證后，應(yīng)首先進行自我審核，確保憑證內(nèi)容真實、完整、準確。將原始憑證提交給部門負責人進行初審，部門負責人應(yīng)對憑證的真實性、合理性、完整性進行審核，并簽署意見。財務(wù)部門收到原始憑證后，由財務(wù)審核人員進行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)按照審核內(nèi)容的要求，對原始憑證進行全面審核，對于不符合要求的原始憑證，應(yīng)及時退回經(jīng)辦人員，并要求其補充或更正。2.記賬憑證審核制單人員填制記賬憑證后，應(yīng)首先進行自我審核，確保憑證內(nèi)容準確無誤。將記賬憑證提交給稽核人員進行稽核?；巳藛T應(yīng)按照審核內(nèi)容的要求，對記賬憑證進行全面審核，對于不符合要求的記賬憑證，應(yīng)及時退回制單人員，并要求其修改。記賬憑證經(jīng)稽核人員審核無誤后，由記賬人員登記賬簿，登記完畢后，應(yīng)在記賬憑證上簽名或蓋章，并注明記賬符號“√”。五、憑證的傳遞與保管（一）憑證的傳遞1.公司應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點和管理要求，制定合理的憑證傳遞程序，明確憑證在各部門和人員之間的傳遞路線、傳遞時間和傳遞手續(xù)。2.憑證傳遞應(yīng)做到及時、準確、安全，不得積壓、延誤或丟失。各部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的傳遞程序，及時將憑證傳遞給下一環(huán)節(jié)，不得擅自截留或拖延。3.對于涉及多個部門的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，應(yīng)建立聯(lián)合傳遞制度，確保憑證在各部門之間的順利傳遞。各部門應(yīng)密切配合，共同完成憑證的傳遞工作。（二）憑證的保管1.會計憑證登記完畢后，應(yīng)當按照分類和編號順序保管，不得散亂丟失。2.記賬憑證應(yīng)當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。3.對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。4.各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當另編目錄，單獨登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。5.當年形成的會計憑證，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。6.移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計憑證，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。7.會計憑證的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期滿的會計憑證，除涉及未了事項和法律訴訟等特殊情況外，可以按照規(guī)定程序銷毀。銷毀時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計憑證前，應(yīng)當按照銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計憑證；銷毀后，應(yīng)當在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。六、憑證的調(diào)閱與復(fù)制（一）調(diào)閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計憑證的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行調(diào)閱。外部單位或個人因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查等原因需要查閱會計憑證的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）調(diào)閱程序1.公司內(nèi)部人員調(diào)閱會計憑證，應(yīng)填寫《會計憑證調(diào)閱申請表》，注明調(diào)閱憑證的名稱、日期、編號、調(diào)閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人批準后，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到調(diào)閱申請后，應(yīng)對調(diào)閱申請進行審核，審核通過后，安排專人負責提供調(diào)閱服務(wù)。調(diào)閱人員應(yīng)在指定地點查閱憑證，不得將憑證帶出財務(wù)部門。3.外部單位或個人調(diào)閱會計憑證，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，向公司財務(wù)部門提出調(diào)閱申請。財務(wù)部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可提供調(diào)閱服務(wù)。調(diào)閱人員應(yīng)在財務(wù)部門指定的地點查閱憑證，不得擅自復(fù)制或摘錄憑證內(nèi)容。如需復(fù)制或摘錄憑證內(nèi)容的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）復(fù)制規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會計憑證的，應(yīng)填寫《會計憑證復(fù)制申請表》，注明復(fù)制憑證的名稱、日期、編號、復(fù)制用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人批準后，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到復(fù)制申請后，應(yīng)對復(fù)制申請進行審核，審核通過后，安排專人負責復(fù)制服務(wù)。復(fù)制人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件一致。3.外部單位或個人因?qū)徲?、稅?wù)檢查等原因需要復(fù)制會計憑證的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件