歸檔結案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織的檔案管理，規(guī)范歸檔結案流程，確保各類文件資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內各部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等的歸檔結案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和利用。2.真實性原則：歸檔的文件資料應真實反映工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：確保歸檔文件資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：歸檔文件資料的整理應符合國家和行業(yè)相關標準及公司/組織的規(guī)定。5.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織的章程、制度、規(guī)定、辦法等文件。2.各類會議文件、記錄、紀要等。3.工作計劃、總結、報告、簡報等。4.人事檔案、勞動合同、培訓記錄等。5.財務報表、審計報告、稅務資料等。6.行政公文、信函、通知、通告等。7.固定資產檔案、辦公用品采購記錄等。8.對外聯絡文件、合作協(xié)議、合同等。（二）業(yè)務管理類1.項目策劃書、方案、預算等。2.業(yè)務合同、訂單、協(xié)議等。3.客戶資料、市場調研分析報告等。4.生產計劃、工藝流程、質量檢驗記錄等。5.研發(fā)項目資料、技術文檔、專利申請文件等。6.銷售業(yè)績報表、市場推廣活動記錄等。7.售后服務記錄、客戶投訴處理文件等。（三）其他類1.榮譽證書、獎杯、獎牌等。2.照片、音像資料、電子文檔等。3.其他具有保存價值的文件資料。三、歸檔要求（一）文件資料的收集1.各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保及時、準確地將本部門形成的文件資料收集齊全。2.收集的文件資料應包括原件、復印件、電子文檔等多種形式，確保信息的完整性。3.對于重要文件資料，應在形成后及時收集，防止丟失或損壞。（二）文件資料的整理1.收集的文件資料應按照分類標準進行整理，確保條理清晰。2.對紙質文件資料，應進行編號、裝訂、編目等處理，編制目錄清單。3.對電子文件資料，應按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的存儲介質上，建立電子文件索引。4.整理后的文件資料應保持整潔、美觀，便于查閱和保管。（三）文件資料的鑒定1.檔案管理部門應定期對歸檔的文件資料進行鑒定，確定其保存期限。2.鑒定工作應根據文件資料的重要性、時效性、完整性等因素進行綜合評估。3.對于已超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的文件資料，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）文件資料的裝訂1.紙質文件資料應采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保牢固、整齊。2.裝訂時應注意保護文件資料的原貌，避免損壞文件內容。3.對于幅面較大的文件資料，應進行折疊處理，使其符合裝訂要求。（五）文件資料的編目1.編目應包括文件資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.編號應具有唯一性，便于查詢和管理。3.編目應準確、清晰，確保目錄與文件資料內容一致。四、歸檔流程（一）部門整理1.各部門在工作結束后，應及時對本部門形成的文件資料進行整理，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂等處理。2.整理完成后，填寫《文件資料歸檔清單》，詳細記錄文件資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。（二）部門移交1.各部門將整理好的文件資料及《文件資料歸檔清單》一并移交至檔案管理部門。2.移交時應辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。（三）檔案管理部門審核1.檔案管理部門收到各部門移交的文件資料后，應進行認真審核，檢查文件資料的完整性、準確性、規(guī)范性等是否符合要求。2.對于不符合要求的文件資料，應及時退回相關部門進行補充或整改。（四）檔案入庫1.審核通過的文件資料，檔案管理部門應按照分類標準進行上架入庫，妥善保管。2.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫時間、存放位置、保管期限等信息。五、結案管理（一）結案條件1.項目或工作任務按照計劃完成，達到預期目標。2.相關文件資料齊全、完整，經過整理和歸檔。3.項目或工作任務的費用已結算完畢，無遺留問題。（二）結案申請1.項目或工作任務負責人在滿足結案條件后，應填寫《結案申請表》，詳細說明項目或工作任務的完成情況、文件資料歸檔情況、費用結算情況等。2.將《結案申請表》提交至本部門負責人審核。（三）部門審核1.部門負責人對《結案申請表》進行審核，確認項目或工作任務是否符合結案條件。2.審核通過后，在《結案申請表》上簽字蓋章，并提交至檔案管理部門。（四）檔案管理部門審核1.檔案管理部門對項目或工作任務的文件資料歸檔情況進行審核，檢查是否符合歸檔要求。2.審核通過后，在《結案申請表》上簽字蓋章，并將其存檔。（五）結案批復1.公司/組織領導對《結案申請表》進行審批，做出結案批復。2.結案批復下達后，項目或工作任務正式結案。六、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應建立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應進行定期檢查和清點，及時發(fā)現并處理檔案的損壞、丟失等問題。4.對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并定期進行數據恢復測試，確保數據的安全性和完整性。（二）檔案利用1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照規(guī)定的程序為查閱人員提供檔案，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。4.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應嚴格保密，不得泄露檔案內容。5.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案時，應按照公司/組織的相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，經同意后方可查閱。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.已超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.經鑒定確認屬于銷毀范圍的檔案。（二）銷毀申請1.檔案管理部門根據檔案鑒定結果，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀申請表》提交至公司/組織領導審批。（三）銷毀審批1.公司/組織領導對《檔案銷毀申請表》進行審批，做出銷毀批復。2.銷毀批復下達后，檔案管理部門方可組織實施檔案銷毀工作。（四）銷毀實施1.檔案銷毀工作應指定專人負責，確保銷毀過程的安全、保密。2.對紙質檔案，應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；對電子檔案，應采用數據擦除等方式進行銷毀。3.銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。（五）銷毀監(jiān)督1.檔案管理部門應邀請公司/組織內部的監(jiān)察、審計等部門人員對檔案銷毀過程進行監(jiān)督，確保銷毀