收繳護照管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織收繳護照的管理工作，保障公司/組織的正常運營秩序，維護國家主權(quán)、安全和利益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)涉及需要收繳護照的各類人員及相關(guān)情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格依據(jù)國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定進行護照收繳管理工作。2.審慎嚴謹原則：在收繳護照過程中，要確保程序合法、手續(xù)完備，避免出現(xiàn)差錯或引發(fā)不必要的糾紛。3.安全保密原則：妥善保管收繳的護照，防止信息泄露，保障護照的安全。二、收繳情形（一）因工作需要1.員工因執(zhí)行公司/組織特定的出國（境）任務(wù)，如商務(wù)考察、培訓交流、項目合作等，在任務(wù)期間需將護照交由公司/組織統(tǒng)一管理。2.涉及國家秘密、商業(yè)秘密或重要敏感信息的工作任務(wù)，為確保信息安全，防止因個人持有護照可能帶來的風險，需收繳護照。（二）違反規(guī)定1.員工違反公司/組織的出國（境）管理規(guī)定，如未經(jīng)批準擅自出國（境）、逾期未歸等，公司/組織有權(quán)收繳其護照。2.員工在出國（境）期間違反當?shù)胤煞ㄒ?guī)或公司/組織紀律，損害國家利益、公司/組織聲譽的，應(yīng)收繳護照。（三）其他情形1.根據(jù)公司/組織的內(nèi)部管理要求，對于特定崗位或特定時期的員工，為保障工作的順利進行和人員的穩(wěn)定，可收繳護照。2.因不可抗力或其他特殊原因，導(dǎo)致員工無法正常持有護照，公司/組織可根據(jù)實際情況收繳護照，并妥善處理后續(xù)事宜。三、收繳程序（一）通知告知1.當出現(xiàn)需要收繳護照的情形時，由相關(guān)部門或負責人以書面形式向當事人發(fā)出《護照收繳通知》。通知應(yīng)明確收繳的原因、依據(jù)、期限及相關(guān)要求。2.通知可通過專人送達、電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式送達當事人，并要求當事人簽收確認。（二）護照收繳1.當事人接到《護照收繳通知》后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將護照交至指定的部門或人員。2.收繳人員在接收護照時，應(yīng)仔細核對護照的真?zhèn)巍⒂行?、簽證情況等信息，并填寫《護照收繳登記表》。登記表應(yīng)包括護照號碼、姓名、國籍、有效期、收繳日期、收繳原因等內(nèi)容。3.收繳人員在核對無誤后，應(yīng)向當事人出具《護照收繳收據(jù)》，收據(jù)應(yīng)注明護照號碼、姓名、收繳日期等信息，并加蓋公司/組織公章。（三）審核備案1.收繳部門應(yīng)定期對收繳的護照進行審核，檢查護照的保管情況及相關(guān)手續(xù)是否完備。2.對于因違反規(guī)定收繳的護照，收繳部門應(yīng)將相關(guān)情況及時報告公司/組織的管理層，并按照規(guī)定進行備案。備案材料應(yīng)包括《護照收繳通知》、《護照收繳登記表》、《護照收繳收據(jù)》及相關(guān)證明材料等。四、保管與使用（一）保管要求1.收繳的護照應(yīng)存放在專門的保險柜或安全場所，確保護照的安全。2.保管人員應(yīng)定期對護照進行清點核對，確保護照數(shù)量準確、信息完整。3.對于長期收繳的護照，應(yīng)按照規(guī)定進行分類整理、歸檔保存，以便日后查閱。（二）使用限制1.未經(jīng)公司/組織批準，任何人不得擅自使用收繳的護照。2.在特殊情況下，如因工作需要必須使用收繳的護照，應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批程序，并在使用完畢后及時歸還。3.使用收繳的護照時，應(yīng)確保護照的安全和完整，不得損壞、涂改或遺失。五、歸還與注銷（一）歸還條件1.當收繳護照的情形消失后，當事人可向公司/組織提出歸還護照的申請。申請應(yīng)提交書面報告，說明歸還護照的原因及保證遵守相關(guān)規(guī)定。2.公司/組織在收到當事人的申請后，應(yīng)進行審核。審核通過后，通知當事人在規(guī)定的時間內(nèi)前來領(lǐng)取護照。（二）歸還程序1.當事人在接到歸還護照的通知后，應(yīng)攜帶本人有效身份證件到指定的部門或人員處領(lǐng)取護照。2.領(lǐng)取人員在核對當事人身份無誤后，將護照歸還當事人，并收回《護照收繳收據(jù)》。3.歸還人員應(yīng)在《護照收繳登記表》上注明護照的歸還日期，并由當事人簽字確認。（三）注銷處理1.對于因員工離職、退休、開除等原因不再需要持有的護照，公司/組織應(yīng)按照規(guī)定進行注銷處理。2.注銷護照應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定，向當?shù)毓矙C關(guān)出入境管理機構(gòu)提交申請，并提供相關(guān)證明材料。3.在護照注銷后，公司/組織應(yīng)將注銷情況進行記錄，并妥善保存相關(guān)材料。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全護照收繳管理的監(jiān)督機制，定期對護照收繳管理工作進行檢查。2.監(jiān)督部門應(yīng)重點檢查護照收繳程序是否合規(guī)、保管是否安全、使用是否規(guī)范等情況。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門進行整改，并對責任人進行嚴肅處理。（二）外部檢查1.積極配合國家有關(guān)部門對公司/組織護照收繳管理工作的檢查和監(jiān)督。2.對于國家有關(guān)部門提出的意見和建議，應(yīng)認真落實整改，不斷完善護照收繳管理工作。七、責任追究（一）違規(guī)責任1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自收繳、保管、使用護照的人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.因違規(guī)行為給公司/組織或國家造成損失的，責任人應(yīng)依法承擔相應(yīng)的賠償責任。（二）法律責任1.對于違反國家法律法規(guī)，非法收繳、扣押