異地印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司異地印章的管理，確保印章使用的安全性、規(guī)范性和有效性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在異地設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)、辦事處、項(xiàng)目部等所有涉及異地印章使用的部門和單位。（三）定義1.異地印章：指公司在注冊(cè)地以外的地區(qū)使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。2.印章保管人：指負(fù)責(zé)保管異地印章的具體人員。3.印章使用審批人：指對(duì)異地印章使用申請(qǐng)進(jìn)行審批的人員。（四）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用、保管等必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：采取有效措施確保異地印章的安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行，確保使用記錄完整、準(zhǔn)確。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反印章管理規(guī)定的行為，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)異地分支機(jī)構(gòu)、辦事處、項(xiàng)目部等如需刻制印章，應(yīng)提前向公司總部提交書面申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容包括印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等，并說明刻制的必要性和依據(jù)。（二）審批流程1.申請(qǐng)部門將刻制申請(qǐng)?zhí)峤恢凉究偛肯嚓P(guān)職能部門（如行政部門、法務(wù)部門等）進(jìn)行初審。2.初審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司行政部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。（三）印章備案印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)將印章樣式及印模報(bào)送公司總部行政部門備案。同時(shí)，行政部門應(yīng)將印章信息錄入公司印章管理系統(tǒng)，建立印章檔案。（四）啟用程序1.異地印章啟用前，應(yīng)由公司總部行政部門向相關(guān)部門和人員發(fā)出印章啟用通知，明確印章啟用日期、使用范圍等事項(xiàng)。2.印章保管人在收到印章啟用通知后，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，并在印章管理系統(tǒng)中記錄印章啟用情況。3.印章啟用后，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行使用。三、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)異地印章的日常保管工作，確保印章存放安全。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限使用印章，對(duì)印章使用情況進(jìn)行登記。3.定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將印章交予他人保管或帶出辦公場(chǎng)所。（二）保管方式1.異地印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保險(xiǎn)柜或安全箱的鑰匙和密碼應(yīng)分別由不同的人員保管，確保印章存放安全。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)提前辦理交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)在公司總部行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下，對(duì)印章的數(shù)量、規(guī)格、完好情況等進(jìn)行清點(diǎn)，并在印章交接清單上簽字確認(rèn)。3.交接完成后，公司總部行政部門應(yīng)及時(shí)更新印章管理系統(tǒng)中的保管人員信息。四、印章的使用（一）使用范圍異地印章的使用應(yīng)嚴(yán)格限定在公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，主要包括但不限于簽訂合同、開具發(fā)票、辦理文件審批等。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)人填寫《異地印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《異地印章使用申請(qǐng)表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司總部相關(guān)職能部門（如行政部門、法務(wù)部門等）進(jìn)行合規(guī)性審查。3.經(jīng)合規(guī)性審查通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，用印申請(qǐng)人將《異地印章使用申請(qǐng)表》交至印章保管人處，由印章保管人按照審批意見進(jìn)行用印。5.用印完成后，印章保管人應(yīng)在《異地印章使用申請(qǐng)表》上記錄用印情況，并將申請(qǐng)表存檔。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用異地印章，但無法按照正常流程進(jìn)行審批時(shí)，用印申請(qǐng)人應(yīng)通過電話、郵件等方式向公司總部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門報(bào)告，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及重大合同簽訂、重要文件發(fā)布等事項(xiàng)的用印，公司總部應(yīng)安排專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督或遠(yuǎn)程視頻監(jiān)督。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.異地分支機(jī)構(gòu)、辦事處、項(xiàng)目部等撤銷或合并的。2.印章使用范圍調(diào)整或變更，原印章不再使用的。3.印章?lián)p壞、遺失或被盜用的。（二）停用程序1.印章保管人在得知印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總部行政部門。2.公司總部行政部門核實(shí)情況后，向相關(guān)部門和人員發(fā)出印章停用通知，并在印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行停用標(biāo)記。3.停用后的印章應(yīng)及時(shí)收回，并妥善保管。（三）銷毀程序1.對(duì)于需要銷毀的異地印章，由公司總部行政部門統(tǒng)一組織銷毀工作。2.銷毀前，應(yīng)填寫《異地印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀印章，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《異地印章銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司總部行政部門應(yīng)定期對(duì)異地印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，確保印章管理工作符合本辦法規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)異地印章管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。2.對(duì)于涉及印章使用的重大事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告，并接受社會(huì)公眾的監(jiān)督。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制、使用異地印章的。2.超越審批權(quán)限使用異地印章的。3.未按規(guī)定保管異地印章，導(dǎo)致印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生的。4.偽造、變?cè)飚惖赜≌率褂糜涗浀摹?.其他違反印章管理規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違反印章管理規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。八、