政教檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司政教檔案的科學管理，提高檔案利用效率，更好地為公司各項工作服務，依據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門及所屬單位的政教檔案管理工作。（三）定義1.政教檔案：指公司在政治思想教育、企業(yè)文化建設、精神文明創(chuàng)建等方面形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：指各部門及相關人員將辦理完畢、具有保存價值的文件材料按照規(guī)定的范圍和要求移交檔案管理部門集中保存的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司政教檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于管理和查找利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門1.負責制定和完善公司政教檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門及所屬單位的政教檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中統(tǒng)一管理公司政教檔案，做好檔案的分類、編號、編目、裝訂、上架等基礎工作。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案實體安全。5.開展檔案信息化建設，建立健全檔案信息數據庫，提高檔案管理的信息化水平。6.按照規(guī)定向公司內部及外部提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤管理。7.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的質量和價值。（二）各部門及所屬單位1.明確本部門及所屬單位的檔案管理責任人，負責本部門及所屬單位政教檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門及所屬單位辦理完畢的文件材料進行分類整理，定期移交檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，配合檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在政治思想教育活動中形成的計劃、方案、通知、總結、報告、講話稿、宣傳資料等。2.企業(yè)文化建設方面的規(guī)劃、制度、活動記錄、企業(yè)形象宣傳材料、員工文化活動成果等。3.精神文明創(chuàng)建工作的規(guī)劃、實施方案、申報材料、表彰獎勵文件、活動照片及視頻等。4.上級主管部門關于政教工作的文件、指示、批復等。5.與外部單位交流合作中涉及政教工作的往來信函、協(xié)議、紀要等。6.其他具有保存價值的政教檔案材料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應指定專人負責檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，載體形式符合要求。3.對于重要的政教活動，應同步收集相關的照片、視頻、音頻等資料，并做好文字說明。4.各部門及所屬單位應定期對收集的文件材料進行清理核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、編目準確、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內容性質、時間順序等進行分類?？煞譃檎嗡枷虢逃?、企業(yè)文化建設類、精神文明創(chuàng)建類等一級類目，在一級類目下再根據具體情況設置二級、三級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度類別順序號的方式，如“2023ZJ001”，其中“2023”表示年度，“ZJ”表示政治思想教育類，“001”表示該類目的順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。檔號應與檔案編號一致，題名應準確反映檔案的主要內容，日期應填寫文件形成的年月日，責任者應填寫文件的制發(fā)單位或個人，保管期限應按照規(guī)定確定。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裝訂，確保檔案整齊美觀。裝訂應采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘等易生銹的材料。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門及所屬單位應在次年上半年將上一年度形成的政教檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大活動、重要項目形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門及所屬單位的檔案管理人員按照整理要求對本部門及所屬單位的檔案進行整理、編目，填寫《檔案移交清單》。2.將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時退回原部門進行整改。3.檔案管理部門對驗收合格的檔案進行登記、上架，納入公司檔案管理體系。（三）保管期限政教檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案：反映公司重大政治事件、重要歷史沿革、企業(yè)文化核心價值觀等具有長遠查考利用價值的檔案。2.定期保管的檔案：保管期限為30年、10年。定期保管的檔案到期后，由檔案管理部門組織鑒定，根據鑒定結果進行相應處理。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況應及時采取措施進行修復或處理。4.對電子檔案應進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地存放，防止數據丟失。五、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應按照規(guī)定提供查閱服務，并做好查閱登記。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應定期催還借閱的檔案。3.復制：根據利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復制服務。復制檔案應經檔案管理部門負責人審批，并注明復制用途。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（二）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.如需對檔案內容進行引用或公開披露，應經檔案管理部門和公司相關領導審批同意。（三）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案利用統(tǒng)計制度，定期對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內容包括利用時間、利用者姓名、所在部門、利用目的、利用檔案數量等。3.檔案管理部門應于每年年底將本年度檔案利用統(tǒng)計情況報公司領導，并抄送相關部門。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作領導小組，由公司分管領導擔任組長，檔案管理部門、紀檢監(jiān)察部門、相關業(yè)務部門負責人為成員。檔案鑒定工作領導小組負責組織對到期檔案及已失去保存價值的檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.檔案的內容是否涉及公司核心機密、商業(yè)秘密等重要信息。2.檔案是否具有歷史查考價值、現(xiàn)實利用價值和憑證價值。3.檔案的保存狀況是否良好，是否已超過保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作領導小組組織相關人員對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確定失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，經公司分管領導審批后，進行銷