文檔管理辦法規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保文檔的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，促進公司各項工作的規(guī)范化、標(biāo)準化，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在工作過程中所產(chǎn)生、使用、流轉(zhuǎn)和保存的各類文檔。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文檔管理工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保文檔管理工作的一致性和規(guī)范性。2.分級負責(zé)原則：各部門負責(zé)人為本部門文檔管理工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本部門文檔的收集、整理、保管和利用等工作，并指定專人具體負責(zé)文檔管理的日常事務(wù)。3.及時準確原則：文檔的形成、處理和保存應(yīng)及時、準確，確保文檔內(nèi)容真實反映公司工作實際情況，便于查詢和利用。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，加強文檔的安全保密管理，防止文檔泄露、丟失和損壞。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類通知、通報、報告、請示、批復(fù)、決定、命令等。2.業(yè)務(wù)文檔類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、項目管理、技術(shù)研發(fā)等類別，具體分類可根據(jù)實際情況進一步細化。3.合同協(xié)議類：涵蓋公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.會議紀要類：記錄公司各類會議主要內(nèi)容和決議的文檔。5.檔案資料類：包括公司歷史檔案、重要文件資料、員工人事檔案等。6.其他文檔類：上述類別未涵蓋的其他文檔，如宣傳資料、培訓(xùn)教材、規(guī)章制度等。（二）文檔編號1.編號規(guī)則行政公文類：按照公司公文管理規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，格式為[年份][發(fā)文序號]，如[2023]001號。業(yè)務(wù)文檔類：根據(jù)文檔所屬業(yè)務(wù)類別進行編號，編號格式為[業(yè)務(wù)類別代碼][年份][流水號]，例如市場營銷類文檔編號為SY01[2023]001。合同協(xié)議類：編號格式為[合同類別代碼][年份][合同序號]，如采購合同編號為HT01[2023]001。會議紀要類：編號格式為[會議類別代碼][年份][會議序號]，如總經(jīng)理辦公會會議紀要編號為JY01[2023]001。檔案資料類：按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。其他文檔類：根據(jù)文檔性質(zhì)和用途，參照上述編號規(guī)則或制定專門的編號方式進行編號。2.編號說明年份：采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。發(fā)文序號、流水號、合同序號、會議序號等：均為阿拉伯?dāng)?shù)字，位數(shù)根據(jù)實際需要確定，一般從001開始依次遞增。業(yè)務(wù)類別代碼、合同類別代碼、會議類別代碼等：由公司綜合管理部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)和文檔管理需要統(tǒng)一制定，并在文檔管理系統(tǒng)中進行維護。三、文檔的形成與收集（一）文檔形成要求1.各部門和員工在工作過程中應(yīng)及時、準確地形成各類文檔，確保文檔內(nèi)容完整、清晰、規(guī)范。2.文檔的起草應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板，語言表達應(yīng)準確、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。3.涉及多個部門的文檔，由主辦部門負責(zé)起草，并組織相關(guān)部門會簽，確保文檔內(nèi)容符合各部門的職責(zé)和要求。（二）文檔收集職責(zé)1.各部門指定的文檔管理人員負責(zé)本部門文檔的收集工作，定期對本部門產(chǎn)生的文檔進行整理和分類，確保文檔無遺漏。2.對于跨部門協(xié)作項目產(chǎn)生的文檔，由項目負責(zé)人負責(zé)組織相關(guān)部門進行收集和整理，并按照項目文檔管理要求進行歸檔。3.公司綜合管理部門負責(zé)對各部門提交的文檔進行審核和匯總，確保文檔的格式、內(nèi)容和編號符合本辦法的規(guī)定。（三）收集時間要求1.日常工作中產(chǎn)生的文檔，應(yīng)在工作完成后的[X]個工作日內(nèi)提交至本部門文檔管理人員。2.重要會議、重大項目等結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將會議紀要、項目文檔等提交至公司綜合管理部門。3.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度的各類文檔整理歸檔完畢，并提交至公司綜合管理部門進行集中保管。四、文檔的整理與歸檔（一）整理要求1.文檔管理人員應(yīng)對收集到的文檔進行認真整理，按照文檔分類和編號規(guī)則進行分類、排序和編號，確保文檔的系統(tǒng)性和完整性。2.對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)去除金屬物、訂書釘?shù)?，采用A4紙張規(guī)格進行折疊或裁剪，使其大小一致，并在文檔左上角或右上角加蓋頁碼章。3.對于電子文檔，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，確保文檔的存儲安全和便于檢索。（二）歸檔范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的各類文檔，包括紙質(zhì)文檔、電子文檔、圖表、數(shù)據(jù)等，均應(yīng)進行歸檔。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等，以及公司收到的外部來文、函件、資料等，也應(yīng)納入歸檔范圍。3.員工個人在工作中形成的重要文檔，如工作總結(jié)、調(diào)研報告、技術(shù)方案等，經(jīng)部門負責(zé)人審核同意后，可作為部門文檔進行歸檔。（三）歸檔流程1.各部門文檔管理人員在完成文檔整理后，填寫《文檔歸檔清單》，詳細列出歸檔文檔的名稱、編號、日期、來源等信息，并提交至公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門對提交的《文檔歸檔清單》進行審核，審核無誤后，安排專人將文檔進行歸檔，并在文檔管理系統(tǒng)中進行登記。3.對于需要長期保存的重要文檔，應(yīng)進行雙套備份，分別存儲在不同的介質(zhì)和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、文檔的保管與借閱（一）保管要求1.公司設(shè)立專門的文檔保管場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保文檔的安全保管。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照檔案管理的要求進行分類存放，排列整齊，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。3.電子文檔應(yīng)定期進行備份，并存儲在不同的存儲介質(zhì)上，同時建立電子文檔的索引數(shù)據(jù)庫，提高檢索效率。4.文檔管理人員應(yīng)定期對保管的文檔進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱文檔時，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交至公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門對《文檔借閱申請表》進行審核，審核通過后，辦理文檔借閱手續(xù)，并在文檔管理系統(tǒng)中進行登記。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文檔，如有遺失或損壞，應(yīng)照價賠償。5.涉及公司機密的文檔，借閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得泄露文檔內(nèi)容。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還所借文檔，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.文檔管理人員在接收歸還的文檔時，應(yīng)認真檢查文檔的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員溝通并處理。3.借閱人員歸還文檔后，文檔管理人員應(yīng)在《文檔借閱申請表》上注明歸還日期，并在文檔管理系統(tǒng)中進行注銷登記。六、文檔的利用與統(tǒng)計（一）利用方式1.公司內(nèi)部員工可通過文檔管理系統(tǒng)或到文檔保管場所查閱、借閱文檔，獲取所需信息。2.對于涉及公司重要決策、項目實施等需要廣泛查閱文檔的情況，公司綜合管理部門可根據(jù)實際需要，組織相關(guān)人員進行集中查閱和討論。3.公司外部單位因工作需要查閱公司文檔時，應(yīng)按照公司對外信息披露管理規(guī)定，辦理相關(guān)審批手續(xù)，并在公司指定的場所進行查閱。（二）統(tǒng)計分析1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對文檔的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱等情況進行統(tǒng)計分析，形成《文檔管理統(tǒng)計報表》，為公司文檔管理工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。2.通過統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)文檔管理工作中存在的問題和不足，采取相應(yīng)的改進措施，不斷提高文檔管理工作的質(zhì)量和效率。七、文檔的保密與銷毀（一）保密措施1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等機密文檔進行嚴格保密管理。2.文檔管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，加強對保密知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高保密意識。3.在文檔的形成、處理、存儲、傳輸和利用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限、專人傳遞等，防止文檔泄露。（二）銷毀規(guī)定1.對于已超過保管期限或失去保存價值的文檔，由文檔管理人員提出銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交至公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門對《文檔銷毀申請表》進行審核，審核通過后，組織相關(guān)人員對擬銷毀的文檔進行清點和核對，確保銷毀文檔的準確性和完整性。3.銷毀文檔時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保文檔信息無法恢復(fù)。銷毀過程