機(jī)關(guān)檔單管理辦法總則目的為加強(qiáng)本公司/組織機(jī)關(guān)檔單管理，確保檔單的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔單利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔單管理工作。定義本辦法所稱檔單，是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。管理原則檔單管理遵循集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類管理、便于利用的原則。檔單的形成與收集形成要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔單的形成工作，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織內(nèi)部規(guī)定。3.業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得積壓。收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括指示、通知、通報(bào)等。2.本公司/組織制發(fā)的文件，如決定、決議、通知、報(bào)告等。3.會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。4.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.合同、協(xié)議、意向書等。6.財(cái)務(wù)文件，如憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.人事檔案材料，如任免文件、考核材料、工資檔案等。8.科研項(xiàng)目文件，如立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、鑒定材料等。9.基本建設(shè)項(xiàng)目文件，如可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)定期將形成的文件材料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。2.對于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集，確保不遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、銷毀。檔單的整理分類標(biāo)準(zhǔn)檔單按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。1.年度分類法：將檔單按形成年度分開。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類法：將檔單按公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。3.保管期限分類法：將檔單分為永久、長期、短期三種保管期限。整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后裝訂成冊。2.編頁號(hào)：在文件材料的右上角或左上角編寫頁號(hào)。3.編目：填寫檔單目錄，包括檔單號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、保管期限等。4.裝盒：將整理好的檔單裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。檔單的歸檔歸檔時(shí)間1.各部門及所屬單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔單整理歸檔。2.對于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔單，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。歸檔要求1.歸檔的檔單應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備。2.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔單進(jìn)行認(rèn)真核對，確保準(zhǔn)確無誤。3.歸檔的檔單應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔單的保管保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材等。保管方式1.檔單應(yīng)分類存放，排列有序。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對于珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制、縮微等。保管期限1.永久保管的檔單：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔單，列為永久保管。2.長期保管的檔單：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔單，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔單：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔單，列為短期保管，保管期限為5年以下。保管期限的變更檔單保管期限需要變更的，由檔案管理部門提出意見，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔單的利用利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔單。2.外單位因工作需要查閱檔單，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔單原件。2.借閱：因工作需要借閱檔單的，須辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔單，須經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定支付復(fù)制費(fèi)用。利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔單，不得在檔單上涂改、圈劃、污損。2.查閱檔單時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔單帶出。3.借閱檔單應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。檔單的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔單鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔單的鑒定工作。鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔單的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔單進(jìn)行鑒定。鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔單進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔單鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對確無保存價(jià)值的檔單進(jìn)行銷毀。銷毀程序1.編制銷毀清冊，注明檔單的名稱、文號(hào)、日期、保管期限等。2.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。3.銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。檔單的信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立檔單管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔單的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔單數(shù)字化：對紙質(zhì)檔單進(jìn)行掃描、錄入，形成電子檔案。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔單管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔單的分類、編目、檢索、借閱等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機(jī)制，確保檔單數(shù)據(jù)的安全。信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，確保信息化管理工作的正常開展。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，并進(jìn)行定期備份。3.利用檔單管理信息系統(tǒng)查閱檔單時(shí)，應(yīng)遵守系統(tǒng)操作規(guī)程，確保信息安全。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查部門公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔單管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對檔單管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔單管理制度的執(zhí)行情況。2.檔單的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔單信息化管理工作的開展情況。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年對檔單管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門或項(xiàng)目的檔單管理工作