機(jī)密文書管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)密文書的管理，確保公司機(jī)密信息的安全與保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在處理和保管機(jī)密文書過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）定義1.機(jī)密文書：指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、人事信息等重要信息，一旦泄露可能對(duì)公司造成重大損害的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表等。2.密級(jí)劃分：根據(jù)機(jī)密文書的重要程度和泄露后可能造成的危害程度，將機(jī)密文書劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。絕密：是最重要的公司機(jī)密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密：是重要的公司機(jī)密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重的損害。秘密：是一般的公司機(jī)密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受一定的損害。（四）管理原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)機(jī)密文書的處理和保管應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止機(jī)密信息的泄露。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)機(jī)密文書的密級(jí)，實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)管理人員的職責(zé)和權(quán)限。3.確保安全原則：采取必要的安全措施，確保機(jī)密文書的存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中的安全。4.依法合規(guī)原則：機(jī)密文書的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。二、機(jī)密文書的確定與標(biāo)識(shí)（一）機(jī)密文書的確定1.公司各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)涉及公司機(jī)密信息的文件、資料、數(shù)據(jù)等進(jìn)行梳理和評(píng)估，確定為機(jī)密文書的范圍。2.對(duì)于新產(chǎn)生的可能涉及公司機(jī)密的文件、資料、數(shù)據(jù)等，相關(guān)部門應(yīng)在形成之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫《機(jī)密文書確定申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明文件的名稱、內(nèi)容、密級(jí)建議等，報(bào)公司保密管理部門審核。3.公司保密管理部門收到《機(jī)密文書確定申請(qǐng)表》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，根據(jù)文件的重要程度和泄露后可能造成的危害程度，確定其密級(jí)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）機(jī)密文書的標(biāo)識(shí)1.經(jīng)確定為機(jī)密文書的文件、資料、數(shù)據(jù)等，應(yīng)在其封面、首頁(yè)或其他顯著位置加蓋相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)章。2.密級(jí)標(biāo)識(shí)章應(yīng)采用紅色字體，標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”字樣，并注明保密期限。保密期限根據(jù)文件的性質(zhì)和實(shí)際情況確定，一般為[X]年。3.對(duì)于電子文檔形式的機(jī)密文書，應(yīng)在文件的標(biāo)題、正文開頭或其他顯著位置標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。三、機(jī)密文書的流轉(zhuǎn)與傳遞（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.機(jī)密文書在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)通過專門的機(jī)要渠道進(jìn)行傳遞，確保文件的安全和保密。2.各部門之間傳遞機(jī)密文書時(shí)，應(yīng)填寫《機(jī)密文書傳遞登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱、密級(jí)、份數(shù)、傳遞時(shí)間、傳遞部門、接收部門等信息。3.接收部門收到機(jī)密文書后，應(yīng)及時(shí)在《機(jī)密文書傳遞登記表》上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的保管要求進(jìn)行妥善保管。（二）外部傳遞1.因工作需要向公司外部傳遞機(jī)密文書時(shí)，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取加密、掛號(hào)郵寄、專人遞送等安全可靠的方式進(jìn)行傳遞。2.向外部傳遞機(jī)密文書時(shí)，應(yīng)填寫《機(jī)密文書外部傳遞申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明文件的名稱、密級(jí)、份數(shù)、傳遞對(duì)象、傳遞方式等信息，報(bào)公司保密管理部門審核。3.公司保密管理部門收到《機(jī)密文書外部傳遞申請(qǐng)表》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行傳遞。4.在向外部傳遞機(jī)密文書時(shí)，應(yīng)要求接收方出具簽收證明，并將簽收證明存檔備查。四、機(jī)密文書的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.機(jī)密文書應(yīng)存儲(chǔ)在專門的保密場(chǎng)所，如保險(xiǎn)柜、文件柜、電子存儲(chǔ)設(shè)備等，并確保存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全可靠。2.對(duì)于紙質(zhì)機(jī)密文書，應(yīng)分類存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行整理和歸檔，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于電子機(jī)密文書，應(yīng)存儲(chǔ)在加密的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并設(shè)置訪問權(quán)限。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)機(jī)密文書的保管工作，確保文件的安全和保密。2.機(jī)密文書保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將機(jī)密文書帶出保管場(chǎng)所，不得私自復(fù)制、摘抄、傳播機(jī)密文書內(nèi)容。3.機(jī)密文書保管人員應(yīng)定期對(duì)保管的文件進(jìn)行清查和核對(duì)，確保文件的數(shù)量、內(nèi)容與登記記錄一致。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司保密管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.對(duì)于超過保密期限或已失去保存價(jià)值的機(jī)密文書，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀機(jī)密文書時(shí)，應(yīng)填寫《機(jī)密文書銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司保密管理部門審核。經(jīng)公司保密管理部門審核批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。五、機(jī)密文書的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱機(jī)密文書時(shí)，應(yīng)填寫《機(jī)密文書查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱的文件名稱、密級(jí)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，報(bào)所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.所在部門負(fù)責(zé)人收到《機(jī)密文書查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司保密管理部門審批。3.公司保密管理部門收到《機(jī)密文書查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及絕密級(jí)機(jī)密文書的查閱申請(qǐng)，必須報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.經(jīng)審批同意查閱機(jī)密文書的人員，應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱文件，并由機(jī)密文書保管人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。查閱人員不得擅自將文件帶出查閱場(chǎng)所，不得私自復(fù)制、摘抄、傳播文件內(nèi)容。（二）使用規(guī)定1.查閱人員只能在批準(zhǔn)的范圍內(nèi)使用機(jī)密文書，不得將文件用于其他目的。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)另行填寫《機(jī)密文書復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》，報(bào)公司保密管理部門審批。2.經(jīng)審批同意復(fù)印或摘錄的機(jī)密文書，應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行復(fù)印或摘錄，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋“機(jī)密”章。復(fù)印件或摘錄件應(yīng)與原件同等對(duì)待，嚴(yán)格按照機(jī)密文書的保管要求進(jìn)行保管。3.對(duì)于因工作需要長(zhǎng)期使用機(jī)密文書的人員，所在部門應(yīng)與公司保密管理部門簽訂《機(jī)密文書使用保密協(xié)議》，明確使用人員的保密責(zé)任和義務(wù)。使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議的規(guī)定，妥善保管和使用機(jī)密文書。六、機(jī)密文書的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立保密管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)公司機(jī)密文書的管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。保密管理委員會(huì)定期召開會(huì)議，研究解決機(jī)密文書管理工作中存在的問題。2.公司保密管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門機(jī)密文書的管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門機(jī)密文書的管理情況進(jìn)行自查，確保本部門的保密工作落實(shí)到位。（二）檢查內(nèi)容1.機(jī)密文書的確定與標(biāo)識(shí)是否準(zhǔn)確、規(guī)范。2.機(jī)密文書的流轉(zhuǎn)與傳遞是否符合規(guī)定的程序和要求。3.機(jī)密文書的存儲(chǔ)與保管是否安全可靠。4.機(jī)密文書的查閱與使用是否符合權(quán)限和規(guī)定。5.保密制度的執(zhí)行情況，包括保密培訓(xùn)、保密教育、保密承諾等。（三）問題處理1.在保密監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違反保密制度的行為，公司保密管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《保密整改通知書》，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.對(duì)于違反保密制度情節(jié)較輕的人員，公司將給予批評(píng)教育、警告等處分；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的人員，公司將依法依規(guī)給予相應(yīng)的處罰，直至解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。3.對(duì)于因違反保密制度導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露的事件，公司將立即采取措施進(jìn)行調(diào)查處理，及時(shí)挽回?fù)p失，并依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。同時(shí)，公司將對(duì)事件進(jìn)行總結(jié)分析，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似事件的再次發(fā)生。七、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司保密管理部門應(yīng)制定年度保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間、方式等。2.保密培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況和保密工作的需要，定期進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度。2.機(jī)密文書的管理流程和操作規(guī)范。3.保密意識(shí)和保密技能的培養(yǎng)。4.典型案例分析，吸取教訓(xùn)，提高保密意識(shí)。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或公司內(nèi)部保密管理人員進(jìn)行授課。2.開展在線培訓(xùn)，通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布保密培訓(xùn)課程，供員工自主學(xué)習(xí)。3.進(jìn)行專題培訓(xùn)，針對(duì)不同崗位的特點(diǎn)和需求，開展有針對(duì)性的保密培訓(xùn)。4.組織保密知識(shí)競(jìng)賽、演講比賽等活動(dòng)，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)積極性，提高保密意識(shí)。（四）培訓(xùn)記錄1.每次保密培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)填寫《保密培訓(xùn)記錄》，詳細(xì)記錄培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員等信息。2.《保密