樣品存放管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司樣品的存放管理，確保樣品的質(zhì)量、安全和完整性，規(guī)范樣品存放流程，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有樣品的存放管理，包括但不限于原材料樣品、半成品樣品、成品樣品、研發(fā)樣品、客戶提供的樣品等。（三）職責分工1.質(zhì)量管理部門負責制定樣品管理的相關(guān)標準和規(guī)范。監(jiān)督樣品的存放過程，確保樣品符合質(zhì)量要求。定期對樣品進行質(zhì)量抽檢，保證樣品質(zhì)量的穩(wěn)定性。2.倉庫管理部門提供合適的樣品存放場地，并確保場地的安全性和環(huán)境條件符合要求。負責樣品的出入庫登記、保管和盤點工作。按照規(guī)定的存放方式和要求，對樣品進行分類存放。3.研發(fā)部門對研發(fā)過程中產(chǎn)生的樣品負責，明確樣品的保存期限和特殊要求。配合質(zhì)量管理部門和倉庫管理部門進行樣品的管理工作。4.業(yè)務部門負責客戶提供樣品的接收、傳遞和處理，并及時告知相關(guān)部門樣品的相關(guān)信息。對涉及業(yè)務往來的樣品，按照合同要求進行管理。二、樣品的分類與標識（一）樣品分類原則1.按照樣品的性質(zhì)分類，如化學性質(zhì)、物理性質(zhì)、生物性質(zhì)等。2.根據(jù)樣品的用途分類，如原材料樣品、生產(chǎn)過程控制樣品、成品檢驗樣品等。3.依據(jù)樣品的來源分類，如內(nèi)部生產(chǎn)樣品、客戶提供樣品、市場采集樣品等。（二）具體分類1.原材料樣品：包括采購的各類原材料、零部件等的樣品，用于原材料的質(zhì)量檢驗和選型參考。2.半成品樣品：生產(chǎn)過程中各工序完成后的半成品的樣品，用于過程質(zhì)量監(jiān)控和問題追溯。3.成品樣品：經(jīng)過完整生產(chǎn)流程后的最終產(chǎn)品的樣品，用于成品質(zhì)量檢驗、客戶展示和產(chǎn)品標準備案等。4.研發(fā)樣品：在新產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進等過程中產(chǎn)生的樣品，用于研究開發(fā)、性能測試和驗證等。5.客戶提供樣品：客戶提供的用于分析、比對、模仿生產(chǎn)等目的的樣品。6.標準樣品：作為標準參照的樣品，用于校準檢測設(shè)備、統(tǒng)一檢驗方法和判定產(chǎn)品質(zhì)量等。（三）樣品標識要求1.每個樣品都應具有唯一的標識，標識應清晰、準確、不易褪色。2.標識內(nèi)容應包括樣品名稱、規(guī)格型號、批次號、生產(chǎn)日期、有效期（如有）、來源、用途等必要信息。3.對于危險化學品樣品，標識應符合國家相關(guān)危險化學品標識規(guī)定，明確標注危險特性、警示標志等。4.標識應采用耐久性好的材料制作，如金屬標簽、塑料標簽、不干膠標簽等，并確保牢固粘貼或附著在樣品上。三、樣品的存放環(huán)境與設(shè)施（一）存放環(huán)境要求1.根據(jù)樣品的特性，選擇合適的存放環(huán)境，確保樣品質(zhì)量不受影響。對于常溫保存的樣品，存放溫度應控制在[具體溫度范圍]，相對濕度應保持在[具體濕度范圍]。對于需要冷藏保存的樣品，溫度應控制在[具體冷藏溫度范圍]。對于需要冷凍保存的樣品，溫度應控制在[具體冷凍溫度范圍]。對于對濕度敏感的樣品，應采取防潮措施，如存放在干燥箱或密封容器中。對于對光照敏感的樣品，應存放在避光的環(huán)境中，如棕色玻璃瓶或暗箱內(nèi)。2.存放環(huán)境應保持清潔、通風良好，避免樣品受到污染、異味影響或發(fā)生霉變、腐蝕等情況。3.定期對存放環(huán)境進行監(jiān)測和記錄，包括溫度、濕度、空氣質(zhì)量等參數(shù)，確保環(huán)境條件符合要求。（二）存放設(shè)施要求1.倉庫應具備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機、防蟲網(wǎng)、擋鼠板等。2.根據(jù)樣品的分類，設(shè)置專門的樣品存放區(qū)域，如原材料樣品區(qū)、半成品樣品區(qū)、成品樣品區(qū)、研發(fā)樣品區(qū)、客戶提供樣品區(qū)、標準樣品區(qū)等，并進行明顯標識。3.對于特殊樣品，應配備專門的存放設(shè)施，如危險化學品應存放在符合安全要求的專用倉庫或儲存柜中，并有相應的安全防護措施；貴重樣品應存放在保險柜或監(jiān)控嚴密的區(qū)域。4.樣品存放架應牢固、穩(wěn)定，能夠承受樣品的重量，并便于分類存放和查找。存放架應定期檢查和維護，確保其安全性和可靠性。四、樣品的入庫管理（一）入庫流程1.樣品接收業(yè)務部門或其他相關(guān)部門接收樣品后，應及時填寫《樣品入庫通知單》，詳細注明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、來源、用途、接收日期等信息，并簽字確認。將《樣品入庫通知單》連同樣品一起送至倉庫管理部門。2.倉庫核對倉庫管理人員收到《樣品入庫通知單》和樣品后，應按照通知單內(nèi)容對樣品進行核對，包括樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、標識等是否一致。檢查樣品的外觀是否完好，如有破損、變質(zhì)等情況，應及時記錄并通知相關(guān)部門。3.入庫登記核對無誤后，倉庫管理人員在《樣品入庫登記簿》上進行詳細登記，記錄樣品的入庫日期、存放位置、批次號等信息，并簽字確認。將《樣品入庫通知單》存檔保存，以備查詢。4.存放安排根據(jù)樣品的分類和標識，倉庫管理人員將樣品存放到相應的存放區(qū)域和位置，并在樣品存放架上做好標識。（二）入庫驗收1.質(zhì)量管理部門應對入庫樣品進行質(zhì)量驗收，按照相關(guān)標準和規(guī)范對樣品的質(zhì)量進行檢驗和判定。2.對于重要樣品或批量較大的樣品，應進行抽樣檢驗，確保入庫樣品的質(zhì)量符合要求。3.驗收合格的樣品，質(zhì)量管理部門應在《樣品入庫通知單》上簽字確認；驗收不合格的樣品，應及時通知相關(guān)部門進行處理，并記錄處理情況。五、樣品的存放管理（一）存放方式1.樣品應按照分類標識進行分區(qū)存放，不同類型、不同批次的樣品應分開存放，避免混淆。2.對于液體樣品，應存放在密封容器中，并確保容器無泄漏。對于易揮發(fā)的液體樣品，應存放在通風良好的環(huán)境中，并采取相應的防護措施。3.對于固體樣品，應根據(jù)其特性選擇合適的存放方式，如袋裝、盒裝、瓶裝等，并確保包裝完好。對于粉末狀樣品，應防止揚塵和泄漏。4.對于危險化學品樣品，應嚴格按照國家相關(guān)危險化學品管理規(guī)定進行存放，確保安全。危險化學品樣品應存放在專用倉庫或儲存柜中，并有明顯的警示標識。倉庫管理人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉危險化學品的性質(zhì)和安全操作規(guī)程。5.對于貴重樣品或有特殊價值的樣品，應采取特殊的存放措施，如單獨存放、加密保管等，并建立專門的保管記錄。（二）存放期限管理1.研發(fā)部門應根據(jù)樣品的性質(zhì)和用途，明確各類樣品的存放期限，并在《樣品入庫通知單》上注明。2.倉庫管理部門應按照規(guī)定的存放期限對樣品進行管理，對于超過存放期限的樣品，應及時通知相關(guān)部門進行處理。3.在樣品存放期限屆滿前，質(zhì)量管理部門應對樣品進行質(zhì)量復查，如質(zhì)量仍符合要求，可根據(jù)實際情況延長存放期限；如質(zhì)量不符合要求，應及時清理報廢。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對樣品進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括整理樣品存放區(qū)域、核對庫存賬目、準備盤點工具等。3.盤點過程中，應認真核對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、標識等信息，如實記錄盤點結(jié)果。對于盤盈、盤虧的樣品，應查明原因，并填寫《樣品盤點盈虧表》，報相關(guān)部門審批處理。4.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應根據(jù)盤點結(jié)果調(diào)整庫存賬目，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。同時，將《樣品盤點盈虧表》及相關(guān)資料存檔保存。六、樣品的出庫管理（一）出庫流程1.出庫申請因工作需要領(lǐng)用樣品時，申請人應填寫《樣品出庫申請表》，詳細注明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、領(lǐng)用日期等信息，并簽字確認。將《樣品出庫申請表》提交給所在部門負責人審批。2.部門審批部門負責人根據(jù)工作需要和樣品管理規(guī)定，對《樣品出庫申請表》進行審批。對于重要樣品或涉及金額較大的樣品領(lǐng)用，應報上級領(lǐng)導批準。3.倉庫發(fā)放倉庫管理人員收到經(jīng)審批的《樣品出庫申請表》后，按照申請表內(nèi)容進行樣品發(fā)放。發(fā)放前，再次核對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、標識等信息，確保準確無誤。發(fā)放后，倉庫管理人員在《樣品出庫登記簿》上記錄樣品的出庫日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息，并簽字確認。同時，在樣品存放架上更新樣品庫存信息。4.交接手續(xù)領(lǐng)用人領(lǐng)取樣品時，應與倉庫管理人員辦理交接手續(xù)，在《樣品交接清單》上簽字確認，明確樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、狀態(tài)等信息。（二）出庫用途管理1.樣品出庫應嚴格按照申請用途使用，不得擅自改變用途。如需變更用途，應重新辦理申請審批手續(xù)。2.對于用于質(zhì)量檢驗、研發(fā)試驗等的樣品，使用部門應在使用完畢后及時將剩余樣品退回倉庫，并辦理退庫手續(xù)。倉庫管理人員應認真核對退回樣品的數(shù)量、狀態(tài)等信息，如發(fā)現(xiàn)問題應及時通知使用部門。3.對于客戶提供樣品的出庫，業(yè)務部門應按照與客戶簽訂的合同或協(xié)議要求進行管理，確保樣品的使用和歸還符合規(guī)定。七、樣品的處置管理（一）處置原則1.樣品處置應遵循安全、環(huán)保、節(jié)約的原則，確保處置過程符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.對于質(zhì)量合格且不再需要的樣品，應按照規(guī)定的程序進行妥善處置，避免資源浪費和環(huán)境污染。3.對于質(zhì)量不合格或過期失效的樣品，應采取有效的措施進行隔離和處理，防止不合格樣品流入市場或造成其他不良影響。（二）處置方式1.報廢處理對于質(zhì)量不合格、過期失效、損壞無法修復或無使用價值的樣品，經(jīng)質(zhì)量管理部門鑒定后，填寫《樣品報廢申請表》，報相關(guān)部門審批。審批通過后，倉庫管理部門按照規(guī)定的程序?qū)髲U樣品進行處理，如銷毀、深埋、焚燒等。處理過程應做好記錄，并保留相關(guān)證明材料。2.回收利用對于部分可回收利用的樣品，如原材料、零部件等，應按照相關(guān)規(guī)定進行回收處理。回收利用的樣品應經(jīng)過質(zhì)量檢驗，確保符合再利用要求。倉庫管理部門應建立回收樣品的登記臺賬，記錄回收樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、來源、回收日期等信息，并跟蹤回收樣品的流向。3.返還客戶對于客戶提供的樣品，在完成相關(guān)工作后，如無特殊約定，應及時將剩余樣品返還客戶。返還樣品時，應與客戶辦理交接手續(xù)，確保樣品的數(shù)量、狀態(tài)等信息與客戶提供時一致。業(yè)務部門應將樣品返還情況及時通知倉庫管理部門，并在相關(guān)記錄中注明。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.質(zhì)量管理部門應定期對樣品存放管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的存放環(huán)境、標識、入庫驗收、庫存盤點、出庫管理、處置管理等方面。2.倉庫管理部門應加強對樣品存放區(qū)域的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理樣品存放過程中出現(xiàn)的問題，如樣品損壞、標識不清、存放環(huán)境異常等。3.