樓盤鑰匙管理辦法一、總則（一）目的為了加強樓盤鑰匙的管理，確保鑰匙的安全、準確使用，保障樓盤交付及后續(xù)管理工作的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司開發(fā)建設的所有樓盤項目，包括在售樓盤、待交付樓盤以及已交付樓盤。（三）管理原則1.安全第一原則：確保鑰匙在保管、流轉(zhuǎn)過程中的安全性，防止鑰匙丟失、損壞或被非法獲取。2.規(guī)范操作原則：明確鑰匙管理的流程和標準，所有涉及鑰匙的操作必須嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。3.責任清晰原則：對鑰匙管理過程中的各個環(huán)節(jié)明確責任主體，做到責任到人。二、鑰匙分類及標識（一）鑰匙分類1.入戶門鑰匙：對應各套房屋的進戶門鑰匙。2.單元門鑰匙：用于開啟樓盤各單元樓大門的鑰匙。3.信箱鑰匙：開啟樓盤內(nèi)信箱的鑰匙。4.其他公共區(qū)域鑰匙：如小區(qū)內(nèi)配套設施用房、設備間等的鑰匙。（二）鑰匙標識1.在每把鑰匙上粘貼帶有唯一編號的標識牌，編號應與樓盤房屋編號或相關設施編號相對應。2.對于成套的鑰匙（如入戶門鑰匙通常包含兩把或以上），應在標識牌上注明“入戶門鑰匙（共X把）”字樣，并依次編號。3.標識牌應采用耐久性好的材料制作，確保編號清晰、不易脫落。三、鑰匙保管（一）保管地點1.臨時保管點在樓盤售樓處設置專門的鑰匙臨時保管區(qū)域，用于存放待交付房屋的鑰匙。該區(qū)域應具備安全防護設施，如門鎖、監(jiān)控設備等。對于已交付樓盤，在物業(yè)管理處設置鑰匙保管專柜，用于存放業(yè)主委托代管或因維修等原因暫時收回的鑰匙。2.長期保管點公司應設立專門的鑰匙檔案室，用于長期存放樓盤所有鑰匙的備份。檔案室應配備防火、防潮、防蟲等設施，確保鑰匙保存完好。檔案室鑰匙由專人保管，未經(jīng)授權(quán)不得擅自進入。（二）保管人員職責1.售樓處鑰匙保管人員負責待交付房屋鑰匙的日常保管，確保鑰匙存放有序，標識清晰。建立鑰匙出入登記臺賬，詳細記錄鑰匙領取、歸還的時間、領取人姓名、房號等信息。定期對保管的鑰匙進行核對，確保數(shù)量準確無誤。2.物業(yè)管理處鑰匙保管人員負責已交付樓盤業(yè)主委托代管鑰匙及因維修等原因暫時收回鑰匙的保管工作。按照規(guī)定的程序辦理鑰匙的領取、歸還手續(xù)，對相關記錄進行妥善保存。協(xié)助維修人員等因工作需要使用鑰匙的人員，確保鑰匙使用安全、及時歸還。3.鑰匙檔案室管理人員負責鑰匙檔案室的日常管理，包括鑰匙的分類存放、盤點清查等工作。嚴格執(zhí)行檔案室的出入管理制度，對進入檔案室的人員進行登記。定期對鑰匙進行檢查，如發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞、丟失等情況及時報告并采取相應措施。四、鑰匙領取與歸還（一）待交付房屋鑰匙領取1.施工單位領取施工單位在完成房屋施工并通過相關驗收后，如需領取待交付房屋鑰匙進行最后的清潔、整改等收尾工作，應填寫《待交付房屋鑰匙領取申請表》，注明領取原因、房號、預計歸還時間等信息。申請表經(jīng)施工單位負責人簽字、監(jiān)理單位審核同意后，提交至售樓處鑰匙保管人員。售樓處鑰匙保管人員核對申請表信息無誤后，按照規(guī)定發(fā)放鑰匙，并在鑰匙出入登記臺賬上做好記錄。2.其他相關單位領取如燃氣公司、電力公司、有線電視公司等因開通服務需要領取鑰匙，應出具本單位的介紹信或工作聯(lián)系函，注明領取鑰匙的房號范圍、用途及預計歸還時間。經(jīng)售樓處負責人審批后，由保管人員發(fā)放鑰匙，并做好登記。（二）已交付房屋鑰匙領取1.業(yè)主領取業(yè)主本人領取鑰匙時，應攜帶有效身份證件。物業(yè)管理處鑰匙保管人員核對業(yè)主身份無誤后，按照業(yè)主提供的房號發(fā)放鑰匙，并請業(yè)主在《已交付房屋鑰匙領取登記表》上簽字確認。2.業(yè)主委托他人領取業(yè)主若委托他人領取鑰匙，受托人應攜帶業(yè)主簽署的授權(quán)委托書、業(yè)主及受托人的有效身份證件。保管人員核實相關證件及委托書后，發(fā)放鑰匙并做好登記。（三）鑰匙歸還1.施工單位歸還施工單位在完成收尾工作后，應按照約定時間及時歸還待交付房屋鑰匙。售樓處鑰匙保管人員在收回鑰匙時，應仔細檢查鑰匙是否完好無損，如有損壞應要求施工單位說明情況并進行賠償。確認無誤后，在鑰匙出入登記臺賬上記錄歸還時間，并注明鑰匙已歸還。2.其他相關單位歸還燃氣公司、電力公司等相關單位在完成工作后，應將鑰匙歸還至物業(yè)管理處。物業(yè)管理處保管人員按照規(guī)定辦理歸還手續(xù)，核實鑰匙數(shù)量及狀態(tài)。3.業(yè)主歸還（如委托代管鑰匙）業(yè)主如需取回委托物業(yè)管理處代管的鑰匙，應按照規(guī)定辦理手續(xù)，保管人員在確認業(yè)主身份后歸還鑰匙，并做好記錄。五、鑰匙使用（一）維修使用1.物業(yè)維修人員因房屋維修需要使用鑰匙時，應填寫《鑰匙使用申請表》，注明維修房號、維修內(nèi)容、預計使用時間等信息。2.申請表經(jīng)物業(yè)管理處負責人審批后，到鑰匙保管人員處領取鑰匙。3.維修人員使用鑰匙時應確保鑰匙安全，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非維修目的。維修完成后應立即將鑰匙歸還保管人員，并在申請表上注明歸還時間。4.如因維修需要暫時保留鑰匙，應經(jīng)物業(yè)管理處負責人同意，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（二）應急使用1.在遇到緊急情況（如火災、燃氣泄漏等危及業(yè)主生命財產(chǎn)安全的情況）需要進入房屋時，相關人員可在確保安全的前提下，按照規(guī)定程序使用備用鑰匙。2.使用備用鑰匙后，應及時通知業(yè)主或相關人員，并在事后向物業(yè)管理處報備，說明使用原因、時間及鑰匙歸還情況。3.物業(yè)管理處應對應急使用鑰匙的情況進行記錄，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計。六、鑰匙盤點與清查（一）定期盤點1.售樓處鑰匙保管人員每月應對待交付房屋鑰匙進行一次盤點，核對鑰匙數(shù)量與臺賬記錄是否一致。2.物業(yè)管理處鑰匙保管人員每季度對已交付樓盤業(yè)主委托代管及暫時收回的鑰匙進行盤點清查。3.鑰匙檔案室管理人員每年對檔案室存放的鑰匙進行全面盤點，確保鑰匙數(shù)量準確、標識清晰、存放完好。（二）不定期清查1.公司管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對樓盤鑰匙管理情況進行清查，檢查保管人員的工作記錄、鑰匙使用情況等。2.在樓盤交付、重大節(jié)日或其他特殊時期，應增加鑰匙清查的頻次，確保鑰匙管理安全有序。（三）盤點清查結(jié)果處理1.如在盤點清查過程中發(fā)現(xiàn)鑰匙數(shù)量短缺、損壞或標識不清等問題，保管人員應及時查明原因，并報告上級主管部門。2.對于因保管不善導致鑰匙丟失或損壞的，應追究相關保管人員的責任，并要求其采取補救措施，如重新配制鑰匙等。3.根據(jù)盤點清查結(jié)果，對鑰匙管理工作中存在的問題進行總結(jié)分析，及時完善管理辦法和工作流程，防止類似問題再次發(fā)生。七、鑰匙交接（一）人員交接1.當鑰匙保管人員崗位發(fā)生變動時，應進行鑰匙交接工作。交接雙方應填寫《鑰匙交接清單》，詳細列出交接的鑰匙種類、數(shù)量、編號等信息。2.交接過程中，雙方應仔細核對鑰匙實物與清單記錄是否一致，如有差異應及時查明原因并記錄。3.交接完成后，交接雙方及監(jiān)交人應在《鑰匙交接清單》上簽字確認。監(jiān)交人應由上級主管部門指定人員擔任。（二）項目交接1.當樓盤項目完成交付并進入物業(yè)管理階段后，售樓處鑰匙保管人員應與物業(yè)管理處鑰匙保管人員進行鑰匙交接。2.交接內(nèi)容包括待交付房屋鑰匙的詳細清單、鑰匙出入登記臺賬等相關資料。3.雙方按照規(guī)定程序進行核對、簽字確認，確保鑰匙及相關資料交接準確無誤。八、鑰匙損壞與丟失處理（一）鑰匙損壞處理1.發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞時，保管人員應及時將損壞情況報告上級主管部門，并對損壞鑰匙進行標識和單獨存放。2.如需重新配制鑰匙，應填寫《鑰匙配制申請表》，注明損壞鑰匙的相關信息（如房號、鑰匙類型等）及配制原因。3.申請表經(jīng)審批后，由指定的專業(yè)人員按照原鑰匙規(guī)格進行配制。配制完成的鑰匙應進行質(zhì)量檢驗，確保能夠正常使用。4.新配制的鑰匙應及時替換損壞鑰匙，并做好相關記錄，包括配制時間、配制人員、新鑰匙編號等。（二）鑰匙丟失處理1.一旦發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失，保管人員應立即報告上級主管部門，并采取相應的防范措施，如加強對相關區(qū)域的巡查等。2.對丟失鑰匙涉及的房屋或設施，應及時評估可能存在的安全風險，并根據(jù)情況采取必要的措施，如更換門鎖等。3.填寫《鑰匙丟失情況報告表》，詳細說明丟失鑰匙的種類、數(shù)量、涉及房號或設施等信息。4.經(jīng)調(diào)查確認鑰匙丟失后，根據(jù)公司規(guī)定追究相關保管人員的責任。同時，按照規(guī)定程序重新配制鑰匙，并做好記錄。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司管理部門負責對樓盤鑰匙管理工作進行定期和不定期的內(nèi)部監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括鑰匙保管情況、領取與歸還登記記錄、使用流程執(zhí)行情況、盤點清查工作等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門或人員限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受業(yè)主及相關部門對鑰匙管理工作的監(jiān)督。對于業(yè)主提出的意見和建議，應認真對待并及時處理。2.配合房地產(chǎn)主管部門、行業(yè)協(xié)會等組織的檢查和評估工作，不斷完善鑰匙管理