樣品維護(hù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品的維護(hù)管理，確保樣品的質(zhì)量、完整性和可追溯性，保障公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有樣品的維護(hù)管理，包括但不限于研發(fā)樣品、生產(chǎn)過(guò)程中的檢驗(yàn)樣品、客戶提供的樣品以及用于展示和銷售的樣品等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：確保樣品的質(zhì)量不受任何因素影響，嚴(yán)格按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行維護(hù)。2.分類管理原則：根據(jù)樣品的性質(zhì)、用途、價(jià)值等因素進(jìn)行分類，采取不同的維護(hù)措施。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在樣品維護(hù)管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.安全環(huán)保原則：在樣品維護(hù)管理過(guò)程中，注重安全和環(huán)保，防止發(fā)生安全事故和環(huán)境污染。二、職責(zé)分工（一）研發(fā)部門1.負(fù)責(zé)研發(fā)樣品的設(shè)計(jì)、制作和測(cè)試，確保樣品符合研發(fā)要求。2.對(duì)研發(fā)樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)和記錄，建立研發(fā)樣品檔案。3.負(fù)責(zé)研發(fā)樣品的定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決樣品存在的問(wèn)題。（二）生產(chǎn)部門1.負(fù)責(zé)生產(chǎn)過(guò)程中檢驗(yàn)樣品的制作和送檢，確保樣品能夠準(zhǔn)確反映生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量狀況。2.對(duì)生產(chǎn)檢驗(yàn)樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)和記錄，建立生產(chǎn)檢驗(yàn)樣品檔案。3.負(fù)責(zé)生產(chǎn)檢驗(yàn)樣品的保管和維護(hù)，防止樣品損壞或丟失。（三）質(zhì)量部門1.負(fù)責(zé)制定樣品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和判定。2.對(duì)樣品的檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行記錄和分析，為產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)提供依據(jù)。3.監(jiān)督各部門對(duì)樣品的維護(hù)管理工作，確保樣品維護(hù)管理符合相關(guān)規(guī)定。（四）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)采購(gòu)樣品所需的原材料、零部件等物資，確保物資的質(zhì)量符合要求。2.對(duì)采購(gòu)的樣品物資進(jìn)行驗(yàn)收和入庫(kù)管理，建立樣品物資檔案。3.協(xié)助其他部門對(duì)樣品物資進(jìn)行維護(hù)和管理。（五）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)樣品的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作，確保樣品的安全和完整。2.對(duì)樣品進(jìn)行分類存放，做好標(biāo)識(shí)和記錄，建立樣品庫(kù)存臺(tái)賬。3.定期對(duì)樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（六）其他部門各部門應(yīng)按照本辦法的要求，做好本部門樣品的維護(hù)管理工作，配合其他部門完成相關(guān)工作任務(wù)。三、樣品的分類與標(biāo)識(shí)（一）樣品分類1.按用途分類研發(fā)樣品：用于新產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進(jìn)等目的的樣品。生產(chǎn)檢驗(yàn)樣品：用于生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)的樣品?？蛻魳悠罚嚎蛻籼峁┑挠糜跍y(cè)試、評(píng)估或確認(rèn)產(chǎn)品的樣品。展示樣品：用于公司展廳、展會(huì)等場(chǎng)所展示產(chǎn)品形象的樣品。銷售樣品：用于銷售推廣、客戶試用等目的的樣品。2.按性質(zhì)分類實(shí)物樣品：具有實(shí)際形態(tài)的樣品，如產(chǎn)品零部件、成品等。文件樣品：以文件形式存在的樣品，如產(chǎn)品圖紙、技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)報(bào)告等。電子樣品：以電子數(shù)據(jù)形式存在的樣品，如設(shè)計(jì)文件、測(cè)試數(shù)據(jù)、視頻資料等。（二）樣品標(biāo)識(shí)1.所有樣品應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、型號(hào)規(guī)格、批次、生產(chǎn)日期、來(lái)源、用途等信息。2.標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固，易于識(shí)別和追溯。標(biāo)識(shí)可采用標(biāo)簽、標(biāo)識(shí)牌、電子標(biāo)識(shí)等方式。3.對(duì)于有特殊要求的樣品，如易燃易爆、有毒有害等樣品，應(yīng)在標(biāo)識(shí)上注明相應(yīng)的警示標(biāo)識(shí)。四、樣品的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.根據(jù)樣品的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的存儲(chǔ)環(huán)境，確保樣品的質(zhì)量不受影響。2.對(duì)于溫度、濕度、光照等有特殊要求的樣品，應(yīng)提供相應(yīng)的存儲(chǔ)條件，如恒溫恒濕倉(cāng)庫(kù)、避光倉(cāng)庫(kù)等。3.存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止樣品受到污染、損壞或變質(zhì)。（二）存儲(chǔ)方式1.實(shí)物樣品應(yīng)分類存放，避免相互擠壓、碰撞和混淆。對(duì)于易碎、易損的樣品，應(yīng)采取特殊的防護(hù)措施，如使用泡沫、海綿等進(jìn)行包裝。2.文件樣品應(yīng)存放在專門的文件柜或文件夾中，按照類別和編號(hào)進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.電子樣品應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，如硬盤、光盤等，并進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子樣品的索引和目錄，便于快速檢索和使用。（三）保管措施1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)建立樣品保管制度，明確樣品保管人員的職責(zé)和工作流程。2.樣品保管人員應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理樣品存在的問(wèn)題，如損壞、變質(zhì)、丟失等。3.對(duì)于貴重、稀缺的樣品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專人保管、雙人雙鎖等，確保樣品的安全。4.樣品在存儲(chǔ)過(guò)程中，如需進(jìn)行轉(zhuǎn)移、借用、歸還等操作，應(yīng)辦理相應(yīng)的手續(xù)，確保樣品的流向清晰、可追溯。五、樣品的使用與發(fā)放（一）使用流程1.各部門如需使用樣品，應(yīng)填寫樣品使用申請(qǐng)表，注明樣品名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、用途、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)樣品使用申請(qǐng)表，對(duì)樣品進(jìn)行核對(duì)和發(fā)放，并做好記錄。3.使用部門在使用樣品過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保樣品的安全和完整。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將樣品歸還倉(cāng)庫(kù)管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）發(fā)放原則1.樣品發(fā)放應(yīng)遵循“先進(jìn)先出”的原則，確保樣品的時(shí)效性。2.對(duì)于限量供應(yīng)的樣品，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，確保樣品的合理使用。3.發(fā)放樣品時(shí)，應(yīng)確保樣品的質(zhì)量和完整性，如有損壞或變質(zhì)等情況，不得發(fā)放。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因需要緊急使用樣品，可先口頭申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人同意后先行使用，但應(yīng)在使用后及時(shí)補(bǔ)辦書面申請(qǐng)手續(xù)。2.對(duì)于客戶提供的樣品，如需使用或發(fā)放，應(yīng)經(jīng)客戶同意，并按照客戶的要求進(jìn)行操作。六、樣品的檢驗(yàn)與測(cè)試（一）檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和用途，制定相應(yīng)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)頻次等要求。2.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的質(zhì)量要求。（二）檢驗(yàn)流程1.樣品送檢部門應(yīng)填寫樣品檢驗(yàn)申請(qǐng)表，注明樣品名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、檢驗(yàn)項(xiàng)目等信息，并提交給質(zhì)量部門。2.質(zhì)量部門收到樣品檢驗(yàn)申請(qǐng)表后，安排檢驗(yàn)人員按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。3.檢驗(yàn)人員應(yīng)如實(shí)記錄檢驗(yàn)結(jié)果，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)包括樣品名稱、型號(hào)規(guī)格、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)結(jié)論等內(nèi)容。4.對(duì)于檢驗(yàn)不合格的樣品，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知送檢部門，并說(shuō)明不合格原因。送檢部門應(yīng)根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果采取相應(yīng)的措施，如整改、報(bào)廢等。（三）測(cè)試管理1.對(duì)于需要進(jìn)行測(cè)試的樣品，應(yīng)制定測(cè)試計(jì)劃，明確測(cè)試目的、測(cè)試方法、測(cè)試條件、測(cè)試人員等要求。2.測(cè)試人員應(yīng)按照測(cè)試計(jì)劃對(duì)樣品進(jìn)行測(cè)試，并如實(shí)記錄測(cè)試數(shù)據(jù)和結(jié)果。測(cè)試報(bào)告應(yīng)包括測(cè)試項(xiàng)目、測(cè)試數(shù)據(jù)、測(cè)試結(jié)果、測(cè)試結(jié)論等內(nèi)容。3.測(cè)試過(guò)程中，如需對(duì)測(cè)試方法、測(cè)試條件等進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好記錄。七、樣品的報(bào)廢與處理（一）報(bào)廢條件1.樣品因損壞、變質(zhì)、過(guò)期等原因無(wú)法繼續(xù)使用或不符合質(zhì)量要求的，應(yīng)予以報(bào)廢。2.樣品的使用期限已過(guò)，且無(wú)繼續(xù)使用價(jià)值的，應(yīng)予以報(bào)廢。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品升級(jí)等原因，不再需要的樣品，應(yīng)予以報(bào)廢。（二）報(bào)廢流程1.使用部門或保管部門發(fā)現(xiàn)樣品需要報(bào)廢時(shí)，應(yīng)填寫樣品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明樣品名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交給質(zhì)量部門。2.質(zhì)量部門對(duì)樣品報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)樣品是否符合報(bào)廢條件。如符合報(bào)廢條件，質(zhì)量部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字同意，并提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。3.相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)樣品報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后樣品報(bào)廢申請(qǐng)表交倉(cāng)庫(kù)管理部門。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)樣品報(bào)廢申請(qǐng)表，對(duì)報(bào)廢樣品進(jìn)行清理和處理，并做好記錄。（三）處理方式1.對(duì)于一般性的報(bào)廢樣品，可按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行集中銷毀，如粉碎、焚燒等。2.對(duì)于含有有害物質(zhì)的報(bào)廢樣品，如化學(xué)試劑、電子產(chǎn)品等，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行處理，防止對(duì)環(huán)境造成污染。3.對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢樣品，如金屬材料、塑料等，可進(jìn)行回收再利用。八、樣品的追溯與查詢（一）追溯體系建立1.公司應(yīng)建立樣品追溯體系，確保樣品從采購(gòu)、制作、使用、存儲(chǔ)到報(bào)廢等全過(guò)程都能夠進(jìn)行追溯。2.追溯體系應(yīng)包括樣品標(biāo)識(shí)、記錄、檔案等信息，通過(guò)對(duì)這些信息的查詢和分析，能夠準(zhǔn)確追溯樣品的來(lái)源、流向、使用情況等。（二）記錄要求1.各部門應(yīng)按照本辦法的要求，做好樣品的相關(guān)記錄工作，記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.記錄內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、型號(hào)規(guī)格、批次、生產(chǎn)日期、來(lái)源、用途、使用時(shí)間、檢驗(yàn)結(jié)果、報(bào)廢原因等信息。3.記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，保存期限應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定。（三）查詢方式1.公司內(nèi)部人員如需查詢樣品的相關(guān)信息，可通過(guò)公司的樣品管理系統(tǒng)或向倉(cāng)庫(kù)管理部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門進(jìn)行查詢。2.查詢時(shí)應(yīng)提供樣品的相關(guān)標(biāo)識(shí)或信息，以便準(zhǔn)確查詢所需信息。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或客戶隱私的樣品信息，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和查詢，確保信息安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量部門應(yīng)定期對(duì)各部門的樣品維護(hù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、保管、使用、檢驗(yàn)、報(bào)廢等方面。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱、人員訪談等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.公司應(yīng)建立樣品維護(hù)管理工作考核機(jī)制，對(duì)各部門和人員的樣品維護(hù)管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括樣品維