檔案管理辦法變化一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則。檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，保證檔案的完整性。3.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則。檔案管理應確保檔案的安全，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理部門，負責公司檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定公司檔案管理辦法和規(guī)章制度。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。4.負責公司檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，為公司各項工作提供檔案支持。5.指導和監(jiān)督公司所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作。（二）各部門檔案管理員公司所屬各部門、各分支機構應指定專人負責本部門的檔案管理工作，其主要職責包括：1.負責本部門各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準確。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至公司檔案管理部門。3.協(xié)助公司檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱、利用等服務工作。4.接受公司檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾類：1.行政管理類檔案。包括公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理類檔案。包括市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術研發(fā)檔案、物資采購檔案等。3.項目管理類檔案。包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.客戶關系管理類檔案。包括客戶信息、客戶合同、客戶投訴處理記錄等。5.其他類檔案。包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、審計報告、法律文件等。（二）檔案編號公司檔案采用分類編號法進行編號，具體編號規(guī)則如下：1.一級分類代碼：采用大寫英文字母表示，如“A”表示行政管理類檔案，“B”表示業(yè)務管理類檔案，“C”表示項目管理類檔案，“D”表示客戶關系管理類檔案，“E”表示其他類檔案。2.二級分類代碼：采用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示公司文件，“A02”表示會議記錄，“B01”表示市場營銷檔案，“B02”表示生產(chǎn)管理檔案等。3.檔案編號：采用八位數(shù)字表示，前六位為分類代碼，后兩位為順序號，如“A01000001”表示公司的第一份文件。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照公司檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并定期移交至公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門應定期對各部門移交的檔案進行檢查，確保檔案的完整、準確。3.對于重要的文件材料，公司檔案管理部門應及時進行收集和整理，確保檔案的安全性。（二）檔案整理1.公司檔案管理部門應按照檔案分類編號規(guī)則，對收集到的檔案進行分類整理。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查閱和利用。3.檔案整理應包括文件材料的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊、美觀。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門應在文件材料形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門進行歸檔。2.公司檔案管理部門應按照檔案分類編號規(guī)則，對歸檔的檔案進行編號和登記，并建立檔案目錄。3.檔案歸檔應填寫《檔案歸檔登記表》，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。（二）檔案保管1.公司檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。3.公司檔案管理部門應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整、準確。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得泄露檔案信息。5.對于超過保管期限的檔案，公司檔案管理部門應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到公司檔案管理部門查閱檔案。2.公司檔案管理部門應按照《檔案查閱申請表》的要求，為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱室內(nèi)進行查閱，不得將檔案帶出檔案查閱室。如需復印檔案，應經(jīng)公司檔案管理部門負責人同意后，由檔案管理人員進行復印。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報公司檔案管理部門負責人審批。2.公司檔案管理部門負責人應根據(jù)借閱人員的工作需要和檔案的重要程度，決定是否批準借閱申請。對于批準借閱的申請，檔案管理人員應按照《檔案借閱申請表》的要求，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并做好借閱記錄。3.借閱檔案時，借閱人員應出具本人有效身份證件，并在檔案借閱登記簿上簽字確認。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向公司檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人員提出，并要求其限期整改。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應由公司檔案管理部門負責人組織，檔案管理人員和相關業(yè)務部門人員參加。3.檔案鑒定應根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，對檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素進行綜合分析，確定檔案的保管期限和價值。4.檔案鑒定應填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案的名稱、編號、保管期限、鑒定意見等信息。（二）檔案銷毀1.對于已過保管期限且無保存價值的檔案，公司檔案管理部門應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀工作應由公司檔案管理部門負責人組織，檔案管理人員和相關業(yè)務部門人員參加。3.檔案銷毀應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司檔案管理部門負責人審批后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。5.檔案銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設1.公司應加強檔案信息化建設，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。2.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、查閱、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。3.公司應定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（二）檔案數(shù)字化1.公司應按照國家有關標準和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化處理應包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.公司應定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案的安全。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。九、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應定期對公司所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集與整理情況、檔案的歸檔與保管情況、檔案的查閱與借閱情況、檔案信息化管理情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.公司應建立檔案管理工作考核評價制度，對公司所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作進行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管