樣品進(jìn)出管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品進(jìn)出管理，規(guī)范樣品流轉(zhuǎn)程序，確保樣品的安全、完整，保障公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及樣品進(jìn)出的部門和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量控制等部門。（三）基本原則1.合法性原則：樣品進(jìn)出管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保樣品信息的準(zhǔn)確記錄和傳遞，包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、去向等。3.安全性原則：采取有效措施保障樣品在流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.可追溯性原則：建立完善的樣品進(jìn)出記錄體系，以便對(duì)樣品的流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行全程追溯。二、樣品的定義與分類（一）定義本辦法所稱樣品，是指公司為開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，從外部獲取或內(nèi)部產(chǎn)生的，用于展示、測(cè)試、分析、研發(fā)等目的的各類物品。（二）分類1.按來源分類外購(gòu)樣品：從供應(yīng)商處采購(gòu)的樣品。自制樣品：公司內(nèi)部生產(chǎn)制造的樣品?？蛻籼峁悠罚河煽蛻籼峁┙o公司用于特定業(yè)務(wù)需求的樣品。2.按用途分類研發(fā)樣品：用于新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改進(jìn)等方面的樣品。測(cè)試樣品：進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)、性能測(cè)試等的樣品。展示樣品：用于向客戶、合作伙伴等展示公司產(chǎn)品或服務(wù)的樣品。其他樣品：因特殊業(yè)務(wù)需求而設(shè)立的其他類型樣品。三、樣品進(jìn)庫(kù)管理（一）進(jìn)庫(kù)流程1.樣品接收當(dāng)公司收到外部樣品（包括外購(gòu)樣品、客戶提供樣品等）時(shí)，接收部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門。接收人員應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行初步檢查，核對(duì)樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等是否與送貨單或相關(guān)文件一致。2.質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)量控制部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的樣品，質(zhì)量控制部門應(yīng)出具檢驗(yàn)報(bào)告，并在樣品上加蓋“合格”標(biāo)識(shí)。檢驗(yàn)不合格的樣品，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.信息登記業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)庫(kù)樣品的詳細(xì)信息進(jìn)行登記，包括樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、用途、接收日期等。登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并錄入公司樣品管理系統(tǒng)。4.入庫(kù)存儲(chǔ)經(jīng)檢驗(yàn)合格且信息登記完整的樣品，由倉(cāng)庫(kù)管理人員按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行分類存放。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專門的樣品存儲(chǔ)區(qū)域，確保樣品存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、有序。（二）進(jìn)庫(kù)要求1.進(jìn)庫(kù)樣品必須附有相關(guān)的質(zhì)量證明文件，如合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等。2.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的樣品，如易燃易爆、易腐蝕、易氧化等樣品，應(yīng)按照相應(yīng)的安全規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。四、樣品出庫(kù)管理（一）出庫(kù)流程1.申請(qǐng)審批業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用樣品時(shí)，應(yīng)填寫樣品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)用日期等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至樣品管理部門。2.審核發(fā)放樣品管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)樣品庫(kù)存情況及領(lǐng)用用途的合理性。審核通過后，樣品管理部門通知倉(cāng)庫(kù)管理人員發(fā)放樣品。3.出庫(kù)交接倉(cāng)庫(kù)管理人員按照申請(qǐng)表的要求發(fā)放樣品，并與領(lǐng)用人員進(jìn)行交接。交接雙方應(yīng)在樣品交接清單上簽字確認(rèn)，明確樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、狀態(tài)等信息。4.信息更新倉(cāng)庫(kù)管理人員在發(fā)放樣品后，應(yīng)及時(shí)更新樣品管理系統(tǒng)中的庫(kù)存信息。業(yè)務(wù)部門在使用樣品后，應(yīng)將樣品的使用情況反饋給樣品管理部門。（二）出庫(kù)要求1.樣品出庫(kù)應(yīng)遵循“先進(jìn)先出”的原則，確保庫(kù)存樣品的質(zhì)量。2.對(duì)于貴重樣品、限量樣品或有特殊用途的樣品，應(yīng)嚴(yán)格控制出庫(kù)數(shù)量，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。3.出庫(kù)樣品必須保證包裝完好、標(biāo)識(shí)清晰，如有損壞或標(biāo)識(shí)不清的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。五、樣品在途管理（一）運(yùn)輸方式選擇1.根據(jù)樣品的性質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)輸距離等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式，如快遞、物流、專車運(yùn)輸?shù)取?.對(duì)于有特殊運(yùn)輸要求的樣品，如需要恒溫、防潮、防震等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，并選擇具備相應(yīng)運(yùn)輸條件的運(yùn)輸公司。（二）運(yùn)輸過程監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤樣品的運(yùn)輸過程，確保樣品按時(shí)、安全送達(dá)目的地。2.如遇運(yùn)輸延誤、樣品損壞等異常情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸公司溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)將情況及時(shí)反饋給樣品管理部門。六、樣品的借用與歸還管理（一）借用流程1.因工作需要借用樣品的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫樣品借用申請(qǐng)表，注明借用樣品的編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用期限、借用用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至樣品管理部門。3.樣品管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后通知倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理樣品借用手續(xù)。4.倉(cāng)庫(kù)管理人員與借用人員進(jìn)行樣品交接，并在樣品借用登記本上記錄相關(guān)信息。（二）歸還管理1.借用人員應(yīng)在借用期限屆滿前及時(shí)歸還樣品。如需延長(zhǎng)借用期限，應(yīng)提前向樣品管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.歸還樣品時(shí)，借用人員應(yīng)確保樣品完好無損、標(biāo)識(shí)清晰，并將樣品交至倉(cāng)庫(kù)管理人員。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)歸還樣品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或缺失等情況，應(yīng)及時(shí)通知借用人員，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、樣品的處置管理（一）處置方式1.報(bào)廢處理：對(duì)于已失去使用價(jià)值、損壞無法修復(fù)或超過保質(zhì)期的樣品，經(jīng)相關(guān)部門審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。2.銷毀處理：對(duì)于涉及公司機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的樣品，或法律法規(guī)要求必須銷毀的樣品，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。3.回收利用：對(duì)于可回收利用的樣品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理，以降低成本、提高資源利用率。（二）處置流程1.提出申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員根據(jù)樣品的實(shí)際情況，填寫樣品處置申請(qǐng)表，注明樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息。2.審批流程申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后，提交至質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。各審核部門根據(jù)職責(zé)對(duì)樣品處置的必要性、合理性、合規(guī)性等進(jìn)行審核，并簽署意見。申請(qǐng)表經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行樣品處置。3.處置實(shí)施對(duì)于報(bào)廢處理的樣品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行報(bào)廢登記，并將報(bào)廢樣品妥善存放。對(duì)于銷毀處理的樣品，應(yīng)選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程可追溯。對(duì)于回收利用的樣品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收操作，并做好記錄。八、樣品的盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.樣品管理部門應(yīng)制定年度樣品盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員等信息。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)樣品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核實(shí)樣品的數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息是否與樣品管理系統(tǒng)記錄一致。2.盤點(diǎn)過程中應(yīng)做好記錄，如發(fā)現(xiàn)賬物不符、樣品損壞或缺失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄在案。（三）清查結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制樣品盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、賬物差異原因及處理建議。2.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保樣品管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。九、樣品管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)樣品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查樣品管理制度的執(zhí)行情況、樣品流轉(zhuǎn)記錄的真實(shí)性和完整性等。2.樣品管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部檢查1.接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)樣品管理的資料和