案出入庫(kù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司案件相關(guān)資料的出入庫(kù)管理，確保案件資料的安全、完整和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及案件相關(guān)資料的出入庫(kù)管理，包括但不限于案件卷宗、證據(jù)材料、文件批復(fù)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：出入庫(kù)記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映案件資料的實(shí)際情況，確保賬實(shí)相符。2.安全性原則：采取必要的安全措施，保障案件資料在出入庫(kù)過(guò)程中的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.及時(shí)性原則：及時(shí)辦理案件資料的出入庫(kù)手續(xù)，提高工作效率，滿足業(yè)務(wù)需求。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、入庫(kù)管理（一）入庫(kù)流程1.資料收集案件承辦部門負(fù)責(zé)收集案件相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。收集的資料應(yīng)包括但不限于案件的原始記錄、調(diào)查材料、鑒定報(bào)告、法律文書等。2.資料整理承辦部門對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理，按照類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類編號(hào)，便于查找和管理。對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份，確保資料的安全性。3.入庫(kù)申請(qǐng)承辦部門填寫《案件資料入庫(kù)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明資料的名稱、數(shù)量、來(lái)源、入庫(kù)時(shí)間等信息，并提交至檔案管理部門。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.審核檔案管理部門收到入庫(kù)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等，確保符合入庫(kù)要求。如審核通過(guò)，檔案管理部門在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并安排入庫(kù)事宜；如審核不通過(guò)，應(yīng)及時(shí)通知承辦部門進(jìn)行整改，直至符合要求。5.入庫(kù)登記檔案管理人員根據(jù)審核通過(guò)的申請(qǐng)表，對(duì)入庫(kù)的案件資料進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括資料編號(hào)、名稱、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、存放位置等信息，并錄入檔案管理系統(tǒng)。建立紙質(zhì)檔案臺(tái)賬和電子檔案目錄，便于查詢和管理。6.存放保管檔案管理人員按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將入庫(kù)的案件資料存放在指定的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保資料的安全存放。對(duì)不同類型的案件資料，應(yīng)進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和取用。（二）入庫(kù)要求1.入庫(kù)的案件資料應(yīng)是原件或經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件，并加蓋承辦部門公章。2.資料應(yīng)完整、清晰、有效，不得有涂改、破損等情況。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.入庫(kù)資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理和編號(hào)，便于管理和查詢。三、出庫(kù)管理（一）出庫(kù)流程1.出庫(kù)申請(qǐng)因工作需要使用案件資料的部門或個(gè)人，填寫《案件資料出庫(kù)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明資料的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并提交至檔案管理部門。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核檔案管理部門收到出庫(kù)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)用途的合理性、資料的可用性、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間的合理性等，確保符合出庫(kù)要求。如審核通過(guò)，檔案管理部門在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并安排出庫(kù)事宜；如審核不通過(guò)，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門進(jìn)行調(diào)整，直至符合要求。3.資料領(lǐng)取申請(qǐng)部門或個(gè)人憑審核通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理部門領(lǐng)取案件資料。檔案管理人員與領(lǐng)取人共同核對(duì)資料的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，確保無(wú)誤后，辦理資料交接手續(xù)。領(lǐng)取人應(yīng)在《案件資料出庫(kù)登記表》上簽字確認(rèn)。4.歸還管理資料使用完畢后，領(lǐng)取人應(yīng)按照預(yù)計(jì)歸還時(shí)間及時(shí)將資料歸還至檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)歸還的資料進(jìn)行核對(duì)，檢查資料是否完整、有無(wú)損壞等情況。如資料完整無(wú)損壞，檔案管理人員在《案件資料出庫(kù)登記表》上注明歸還時(shí)間，并辦理歸還手續(xù)；如資料有損壞或缺失，應(yīng)及時(shí)通知領(lǐng)取人進(jìn)行說(shuō)明和處理。（二）出庫(kù)要求1.嚴(yán)格控制案件資料的出庫(kù)范圍，確保資料僅用于工作需要，不得挪作他用。2.對(duì)于涉及機(jī)密的案件資料，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。3.出庫(kù)資料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.領(lǐng)取人應(yīng)對(duì)領(lǐng)取的案件資料妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露等。四、日常管理（一）檔案盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)案件資料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，可采用實(shí)地盤點(diǎn)和系統(tǒng)核對(duì)相結(jié)合的方式。3.盤點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。4.對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）檔案維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)案件資料進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和安全性。2.對(duì)于紙質(zhì)資料，如發(fā)現(xiàn)有損壞、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)??；對(duì)于電子資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可用性。3.根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)超過(guò)保管期限的案件資料進(jìn)行鑒定和銷毀處理。4.銷毀處理應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，填寫《案件資料銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。（三）檔案查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢案件資料的，應(yīng)填寫《案件資料查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如符合查詢規(guī)定，安排專人協(xié)助查詢，并做好查詢記錄。3.對(duì)于涉及機(jī)密的案件資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行查詢管理，限制知悉范圍。4.外部單位或個(gè)人因工作需要查詢案件資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供合法有效的證明文件。五、安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)案件資料出入庫(kù)過(guò)程的安全管理，采取必要的安全措施，確保資料的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。4.在案件資料的搬運(yùn)、存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)資料的安全，避免損壞。（二）保密管理1.所有涉及案件資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，保守案件資料的機(jī)密信息。2.對(duì)案件資料的知悉范圍應(yīng)嚴(yán)格控制，僅限于工作需要的相關(guān)人員。3.在案件資料的出入庫(kù)、使用、歸還等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止資料泄露。4.如發(fā)現(xiàn)案件資料有泄露風(fēng)險(xiǎn)或已經(jīng)泄露的情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)案件資料出入庫(kù)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保管理工作符合相關(guān)規(guī)定和要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括出入庫(kù)流程的執(zhí)行情況、資料的安全與保密情況、檔案的維護(hù)與管理情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立案件資料出入庫(kù)管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門和相關(guān)人員的管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括出入庫(kù)記錄的準(zhǔn)確性、資料的安全性、工作效率等方面。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)管理工作優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的部門和個(gè)人進(jìn)行批