檔案成果管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案成果管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作中形成的檔案成果管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理部門(mén)對(duì)檔案成果實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案成果應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司在工作中形成的各類(lèi)檔案成果，確保無(wú)遺漏。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案成果進(jìn)行妥善保管，防止泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案成果管理制度和流程。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)檔案成果的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)檔案成果的集中保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。提供檔案成果的查閱、利用服務(wù)。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案成果的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。按照公司檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案成果移交歸檔。配合檔案管理部門(mén)做好檔案成果的管理和利用工作。二、檔案成果的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的文件材料。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：涵蓋市場(chǎng)調(diào)研、銷(xiāo)售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案成果。3.項(xiàng)目管理類(lèi)：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等項(xiàng)目全生命周期過(guò)程中產(chǎn)生的資料。4.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、技術(shù)方案、專(zhuān)利證書(shū)、軟件著作權(quán)等技術(shù)成果相關(guān)檔案。5.其他類(lèi)：公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、對(duì)外宣傳資料、重要活動(dòng)記錄等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案成果的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案成果應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案成果的性質(zhì)和內(nèi)容，分為不同的類(lèi)別，如上述收集范圍中所列舉的各類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一份檔案成果編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢(xún)。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，能夠反映檔案的類(lèi)別、年度、順序等信息。3.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式多份，分別用于檔案管理部門(mén)留存、提供利用等。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊、牢固的裝訂，去除金屬物等可能損壞檔案的物品。三、檔案成果的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案成果整理完畢，并移交公司檔案管理部門(mén)歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案成果，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.部門(mén)初審：各部門(mén)對(duì)整理好的檔案成果進(jìn)行初步審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.填寫(xiě)移交清單：部門(mén)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)等信息，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)接收：檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案成果進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理接收手續(xù)，并在移交清單上簽字。（三）歸檔質(zhì)量要求1.歸檔的檔案成果應(yīng)齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。2.檔案的整理應(yīng)符合規(guī)范要求，分類(lèi)清晰、編號(hào)準(zhǔn)確、編目完整。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊、牢固，字跡清晰；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、備份安全。四、檔案成果的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案成果。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)按照檔案類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)采用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索和利用。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，確保其質(zhì)量和可讀性。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案成果，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案成果進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案成果的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家以及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案成果進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性：檢查檔案是否如實(shí)反映公司工作實(shí)際情況，有無(wú)缺失或錯(cuò)誤信息。2.檔案的保存價(jià)值：根據(jù)檔案對(duì)公司當(dāng)前和未來(lái)工作的參考作用、歷史研究?jī)r(jià)值等，評(píng)估其保存價(jià)值。3.保管期限：對(duì)照檔案保管期限表，審查檔案的保管期限是否合理。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）銷(xiāo)毀記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，并將銷(xiāo)毀記錄長(zhǎng)期保存。六、檔案成果的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案成果的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)公司發(fā)展原則：充分發(fā)揮檔案成果的作用，為公司的決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、歷史研究等提供有力支持。3.嚴(yán)格審批原則：檔案利用應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保檔案使用的合理性和必要性。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案成果。2.公司外部單位因合作、調(diào)研、審計(jì)等合法事由，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（三）利用流程1.申請(qǐng)：利用者填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、利用期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批：檔案管理部門(mén)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司保密管理部門(mén)審批。3.查閱與借閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定進(jìn)行查閱或借閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自帶出；借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還。4.登記：檔案管理部門(mén)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、檔案名稱(chēng)、歸還時(shí)間等信息。（四）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案成果，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供或公開(kāi)。2.檔案利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。3.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案成果的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案成果的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子圖像。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和相關(guān)元數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)：將處理后的電子圖像與對(duì)應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，并存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)指定的存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)：實(shí)現(xiàn)檔案基本信息的錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢(xún)：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、編號(hào)、日期、類(lèi)別等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并進(jìn)行到期提醒。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安