檔案專戶管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案專戶管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案專戶管理的部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案專戶管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.完整性原則：保證檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)完整無缺，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。4.便利性原則：在確保安全和完整的前提下，提供便捷的檔案利用服務(wù)，提高工作效率。二、檔案專戶的設(shè)立與變更（一）設(shè)立條件1.因工作需要，確有必要專門設(shè)立檔案專戶對(duì)特定類型檔案進(jìn)行集中管理。2.具備相應(yīng)的場(chǎng)地、設(shè)施設(shè)備及人員條件，能夠滿足檔案專戶管理的要求。（二）設(shè)立程序1.由相關(guān)部門提出檔案專戶設(shè)立申請(qǐng)，說明設(shè)立的必要性、擬管理的檔案類型、預(yù)計(jì)規(guī)模等情況。2.申請(qǐng)部門將申請(qǐng)?zhí)峤恢凉?組織檔案管理部門進(jìn)行初審，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估，提出初審意見。3.初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)部門將申請(qǐng)及初審意見提交至公司/組織管理層審批。經(jīng)管理層批準(zhǔn)后，正式設(shè)立檔案專戶。（三）變更管理1.檔案專戶如需變更名稱、管理范圍、負(fù)責(zé)人等信息，由檔案專戶所在部門提出變更申請(qǐng)，并說明變更的原因及具體內(nèi)容。2.變更申請(qǐng)經(jīng)檔案管理部門審核后，提交至公司/組織管理層審批。審批通過后，按照規(guī)定辦理相關(guān)變更手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.根據(jù)檔案專戶的設(shè)立目的和管理范圍，明確各類檔案的收集范圍。2.包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或銷毀。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性和完整性。（三）整理規(guī)范1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理。2.采用科學(xué)合理的編號(hào)方法，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案專戶應(yīng)具備適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，保持溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定，防止檔案因環(huán)境因素受損。2.存儲(chǔ)場(chǎng)地應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的實(shí)體安全。（二）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)檔案的類型和特點(diǎn)，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案采用檔案柜存儲(chǔ)，電子檔案采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。2.對(duì)于重要檔案，應(yīng)采用異地備份存儲(chǔ)的方式，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。2.保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管：保管期限為15年以下的檔案，主要是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。（四）定期盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案專戶進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息準(zhǔn)確無誤。2.盤點(diǎn)周期為每年一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的利用符合公司/組織的利益和相關(guān)規(guī)定。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，在不影響公司/組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提下，為外部單位提供必要的檔案利用服務(wù)。（二）利用方式1.檔案利用者可通過檔案管理部門查閱、復(fù)印、摘錄等方式獲取檔案信息。2.對(duì)于電子檔案，可根據(jù)實(shí)際情況提供在線查詢或下載服務(wù)，但應(yīng)采取必要的安全措施，防止電子檔案被非法復(fù)制或篡改。（三）借閱流程1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱檔案，需提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明借閱的原因、范圍、用途等情況，經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)與借閱者簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，要求借閱者妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、丟失或損壞檔案。4.借閱期限屆滿，借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的存儲(chǔ)數(shù)量合理，質(zhì)量可靠。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確無誤。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表及專業(yè)技術(shù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、完整性等進(jìn)行全面審查，結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組將鑒定通過的銷毀清單提交至公司/組織管理層審批。2.經(jīng)管理層批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案專戶管理辦法及相關(guān)制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.組織開展檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開展。4.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等工作，嚴(yán)格按照檔案管理辦法和相關(guān)制度的要求，做好各項(xiàng)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的有序存放和便于查找利用。3.負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的監(jiān)控和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)的問題。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還等手續(xù)，做好檔案利用記錄，確保檔案的安全和完整。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提供相關(guān)檔案信息和鑒定意見。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的分類、編號(hào)等初步整理工作，并定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的利用和鑒定工作，提供必要的檔案信息和鑒定依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全檔案專戶管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的全過程監(jiān)督。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案專戶管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理工作是否符合相關(guān)規(guī)定和要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，是否滿足檔案管理工作的需要。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，是否能夠勝任檔案管理工作。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，