檔案中期管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案中期管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在檔案形成中期階段的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案管理部門對檔案中期管理工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、組織和協(xié)調(diào)，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司在中期階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要信息遺漏。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案中期管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案中期管理的各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責(zé)組織、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各部門的檔案中期管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。3.對各部門檔案中期管理情況進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。4.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。5.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行數(shù)字化存儲和管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）各部門職責(zé)1.明確本部門檔案中期管理工作的責(zé)任人，負責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門在中期階段形成的各類檔案進行分類整理，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。3.對本部門形成的檔案進行初步審核，剔除重復(fù)、無效的文件，保證檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的檢查、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在中期階段開展各類業(yè)務(wù)活動形成的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、項目文件、會議記錄、財務(wù)報表、人事檔案等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、批示等。3.公司對外報送的文件、報表、函件等。4.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集本部門在中期階段產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案整理的質(zhì)量要求。4.對于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）收集流程1.各部門檔案收集責(zé)任人定期對本部門形成的文件材料進行清理和分類，將需要歸檔的文件材料進行初步整理。2.填寫檔案收集清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并將檔案收集清單與檔案一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對各部門提交的檔案進行核對和驗收，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或整改。4.經(jīng)核對無誤的檔案，由檔案管理部門辦理接收手續(xù)，正式納入公司檔案管理體系。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別。公司檔案一般分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事檔案類等。2.編號對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用阿拉伯?dāng)?shù)字或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進行編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、密級等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)存檔，一份電子存儲。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或塑料夾。（三）整理流程1.檔案管理部門接收各部門提交的檔案后，按照分類原則對檔案進行分類。2.對分類后的檔案進行編號，并編制檔案目錄。3.按照編目信息對檔案進行裝訂，形成規(guī)范的檔案卷宗。4.將整理好的檔案上架存放，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取備份措施，如異地存儲、數(shù)字化備份等，防止檔案丟失或損壞。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。（三）檔案保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行，確保檔案的保存價值與保管期限相適應(yīng)。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)公司原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞公司中心工作，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。3.保密安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用流程1.利用者填寫檔案利用申請表，明確利用目的、利用方式、利用期限等信息。2.所在部門負責(zé)人對申請表進行審核，簽署意見后報檔案管理部門負責(zé)人審批。3.檔案管理部門負責(zé)人根據(jù)審批意見，安排檔案利用事宜。對于查閱檔案的，提供必要的查閱條件；對于借閱檔案的，辦理借閱手續(xù)；對于復(fù)制檔案的，進行復(fù)制并登記。4.利用者按照檔案管理部門的安排進行檔案利用，利用結(jié)束后及時歸還檔案或提交復(fù)制件。5.檔案管理部門對利用情況進行記錄和統(tǒng)計，定期對檔案利用效果進行評估和分析，不斷改進檔案利用服務(wù)工作。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.價值評估原則根據(jù)檔案對公司的現(xiàn)實和歷史價值，進行科學(xué)合理的價值評估，確定檔案的存毀。3.集體決策原則檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員等組成，通過集體討論的方式形成鑒定意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價值，包括對公司的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。4.檔案的密級是否準(zhǔn)確。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期對超過保管期限的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.組織鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和鑒定內(nèi)容，提出檔案存毀意見。3.鑒定小組對存毀意見進行集體討論，形成鑒定報告。鑒定報告應(yīng)包括檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定意見等內(nèi)容。4.檔案管理部門將鑒定報告報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀；經(jīng)批準(zhǔn)繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并進行相應(yīng)的整理和保管。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份存檔，一份交檔案銷毀執(zhí)行部門。2.確定銷毀方式根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，確定合適的銷毀方式。對于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎的方式進行銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀等方式進行處理，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.組織銷毀檔案管理部門會同相關(guān)部門，按照規(guī)定的銷毀方式和程序，對檔案進行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀記錄銷毀工作結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)填寫銷毀記錄，詳細記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀記錄應(yīng)與銷毀清冊一并存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負責(zé)對各部門檔案中期管理工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案收集、整理、保管、利用等情況進行檢查。2.各部門應(yīng)加強對本部門檔案中期管理工作的自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.檔案工作責(zé)任制的落實情況，各部門檔案管理責(zé)任人的工作履職情況。3.檔案的質(zhì)量情況，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等。4.檔案保管設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，檔案庫房的安全管理情況。5.檔案利用服務(wù)情況，包括利用手續(xù)的辦理、利用效果的反饋等。（三）檢查方式1.定期檢查檔案管理部門每年組織一次全面的檔案中期管理工作檢查，對各部門檔案管理情況進行集中檢查和評估。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對各部門檔案管理工作進行抽查，重點檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題。3.專項檢查根據(jù)公司檔案管理工作的需要，針對某一特定領(lǐng)域或某一專項工作開展專項檢查，如檔