水務檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強水務檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水務工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構在水務業(yè)務活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則公司檔案管理工作實行統(tǒng)一領導，由綜合管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導；各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務指導。2.集中管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，設立專門的檔案庫房，配備必要的設施設備，確保檔案的安全存放。3.完整準確原則檔案的形成、收集、整理應保證其內(nèi)容的完整性和準確性，如實反映水務工作的全過程。4.便于利用原則檔案管理應便于檢索、查詢和利用，以滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構與職責（一）檔案管理領導小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組，負責審議檔案管理工作規(guī)劃、制度，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理辦法并組織實施。2.負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，定期對各部門檔案管理工作進行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.負責檔案管理設施設備的配置、維護和管理，確保檔案庫房的安全和檔案信息的安全。5.組織開展檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（三）各部門職責1.負責本部門在水務業(yè)務活動中形成的檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期向綜合管理部門移交應歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.負責本部門檔案的日常保管和利用工作，積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務工作。4.指定專人負責本部門檔案管理工作，接受公司綜合管理部門的業(yè)務指導和培訓。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成范圍1.水務規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計報表等文件材料。2.工程建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。3.供排水設施的運行維護記錄、水質(zhì)檢測報告、設備維修檔案等。4.水資源管理相關文件、取水許可資料、節(jié)水措施檔案等。5.財務管理文件、審計報告、合同協(xié)議等。6.人事檔案、教育培訓記錄等。7.黨團組織活動、企業(yè)文化建設等方面形成的文件材料。8.其他與水務業(yè)務相關的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門在業(yè)務活動中形成的各類文件材料，確保檔案收集工作的及時性和完整性。2.對于重要會議、重大活動形成的文件材料，應在活動結束后及時收集整理，確保文件材料的齊全、完整。3.對涉及多個部門的業(yè)務文件材料，由主辦部門負責收集整理，相關部門應積極配合。4.歸檔的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照檔案的形成領域和內(nèi)容，分為綜合管理類、工程建設類、生產(chǎn)運行類、水資源管理類、財務管理類、人事管理類等類別。2.每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容和時間順序進行細分，形成科學合理的分類體系。（三）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.工程檔案按照項目建設程序，分為項目前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別，分別進行整理，編制項目檔案目錄。3.設備檔案按照設備型號、臺套進行分類，收集設備的購置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄等文件材料，建立設備檔案臺賬。4.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。（四）編目與裝訂1.編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、卷內(nèi)文件起止日期、文號、責任者、頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄準確、清晰。2.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，拆除金屬物，破損文件應進行修復，幅面過大的文件應折疊整齊。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成，負責對檔案的鑒定工作。（二）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，按照國家有關規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對已到保管期限的檔案進行初步篩選，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理人員提出的鑒定意見進行審核，必要時可征求相關部門和人員的意見。3.根據(jù)審核結果，確定檔案的存毀，并編制檔案鑒定報告。4.對確定銷毀的檔案，應嚴格按照規(guī)定進行登記造冊，經(jīng)公司領導批準后，由專人負責監(jiān)銷。六、檔案的保管（一）庫房建設與設施配備1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、消防器材等，確保檔案的安全存放。（二）檔案上架與排列1.按照檔案分類體系，將整理好的檔案上架存放，排列應整齊有序，便于查找。2.建立檔案存放索引，注明檔案的類別、存放位置等信息，方便檔案管理人員和利用者查找檔案。（三）庫房管理1.檔案庫房應指定專人負責管理，嚴格控制庫房進出人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。2.定期對庫房進行檢查，檢查檔案的保管狀況、設施設備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。4.按照國家有關規(guī)定，定期對檔案進行清點核對，確保檔案的數(shù)量準確、安全完整。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.服務大局原則檔案利用工作應圍繞公司中心工作，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設等提供有力支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高服務效率，為利用者提供便捷、高效的檔案利用服務。（二）利用方式1.查閱利用者因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應根據(jù)利用者的申請，提供相應的檔案，并做好查閱登記。2.借閱借閱檔案應嚴格履行審批手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還檔案時應進行檢查核對。3.復制因工作需要復制檔案的，應經(jīng)綜合管理部門負責人批準，檔案管理人員按照規(guī)定的程序和要求進行復制，并做好復制登記。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。八、檔案信息化建設（一）建設目標逐步建立完善的水務檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合國家有關標準要求，確保圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對掃描后的檔案圖像進行分類存儲，并錄入相關的目錄信息，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理模塊實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等功能，對檔案信息進行全過程管理。2.檢索查詢模塊提供多種檢索方式，如按關鍵詞、題名、年度、保管期限等進行檢索，方便利用者快速查找所需檔案信息。3.利用服務模塊實現(xiàn)檔案查閱、借閱、復制等利用功能的在線辦理，提高服務效率。4.安全管理模塊對檔案信息化系統(tǒng)進行安全防護，設置用戶權限管理，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護1.定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.加強對檔案信息化系統(tǒng)的維護和管理，及時更新系統(tǒng)軟件和硬件設備，確保系統(tǒng)的正常運行。九、獎勵與處罰（一）獎勵