江蘇印章管理辦法總則目的與依據(jù)為加強江蘇地區(qū)印章管理，維護公司/組織正常運營秩序，保障公司/組織及相關方合法權益，依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)通行標準，結(jié)合江蘇地區(qū)實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于江蘇地區(qū)內(nèi)本公司/組織及其所屬各部門、分支機構、子公司等所涉及的各類印章管理活動，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章、業(yè)務專用章等。印章定義本辦法所稱印章，是指公司/組織在對外交往、對內(nèi)管理等活動中，使用的以公司/組織名義或代表公司/組織特定部門、業(yè)務范疇，具有法律效力或特定標識作用的各類圖章印記?；驹瓌t印章管理遵循合法合規(guī)、分級負責、規(guī)范操作、安全保密的原則。確保印章使用符合法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定，明確各級管理責任，規(guī)范印章刻制、使用、保管、廢止等流程，防止印章管理風險，保障公司/組織信息安全。印章的刻制與啟用刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或機構，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.涉及公司/組織重大事項或重要業(yè)務的印章刻制申請，需經(jīng)公司/組織高層領導審批?？讨屏鞒?.經(jīng)審批通過的《印章刻制申請表》提交至綜合管理部門（或指定的印章管理部門）。2.綜合管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，并與其簽訂委托刻制合同，明確雙方權利義務。3.刻制單位按照合同要求及相關標準刻制印章，完成后將印章及印模交付綜合管理部門。印章啟用1.綜合管理部門對新刻制印章進行驗收，檢查印章規(guī)格、材質(zhì)、文字、圖案等是否符合要求。2.驗收合格后，填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、啟用范圍、保管責任人等信息，經(jīng)相關領導審批后，正式啟用印章。3.印章啟用后，綜合管理部門應及時將印章啟用信息通知相關部門和人員，并在公司/組織內(nèi)部發(fā)布公告。印章的使用使用范圍1.行政公章用于公司/組織對外正式文件、報告、函件、合同協(xié)議、授權委托書等的簽署。2.合同專用章用于公司/組織對外簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務協(xié)議等。3.財務專用章用于公司/組織財務收支、結(jié)算、票據(jù)等相關業(yè)務。4.法人章用于公司/組織法定代表人授權范圍內(nèi)的相關業(yè)務，如支票簽發(fā)、銀行結(jié)算等。5.部門章用于本部門內(nèi)部文件、通知、報表等的發(fā)布。6.業(yè)務專用章用于特定業(yè)務領域的相關文件、憑證、報表等的簽署，如銷售專用章、采購專用章等。使用審批1.常規(guī)文件用?。河晌募鸩莶块T負責人審核簽字后，送印章保管部門用印。2.重要文件用印：需經(jīng)公司/組織高層領導或相關業(yè)務主管領導審批后，方可送印章保管部門用印。3.經(jīng)濟合同用?。喊凑展?組織合同管理制度，經(jīng)合同承辦部門負責人、法務部門審核、分管領導審批后，由印章保管部門用印。使用登記1.印章保管部門應建立《印章使用登記簿》，對每一次印章使用情況進行詳細登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印事由、用印份數(shù)、審批人、用印人等信息。2.用印人在用印前，需在《印章使用登記簿》上簽字確認。使用規(guī)范1.印章使用應嚴格按照審批后的用途和范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或用于其他未經(jīng)授權的事項。2.印章使用時應確保清晰、端正、完整，不得模糊、重疊、遺漏關鍵信息。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況確需預蓋印章的，必須經(jīng)公司/組織高層領導批準，并在蓋章后對空白材料的用途、使用期限等進行嚴格控制和跟蹤。印章的保管保管責任1.公司/組織應明確各類印章的保管責任人，保管責任人應對印章的安全保管負責。2.印章保管責任人應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人保管或使用。保管方式1.行政公章、合同專用章、財務專用章、法人章等重要印章應實行專人專柜保管，存放于安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管設施內(nèi)。2.部門章、業(yè)務專用章等可根據(jù)實際情況，由部門指定專人保管，并存放于安全的地方。保管環(huán)境印章保管場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件，確保印章安全。同時，應安裝監(jiān)控設備，對印章保管區(qū)域進行實時監(jiān)控。印章交接1.印章保管責任人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應填寫《印章交接清單》，詳細列出交接的印章名稱、數(shù)量、印模等信息，并經(jīng)交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。2.交接完成后，原保管責任人應將印章及相關資料移交給新的保管責任人，并協(xié)助其熟悉印章管理流程和注意事項。印章的廢止與銷毀廢止情形1.因公司/組織名稱變更、業(yè)務調(diào)整、機構撤銷等原因，導致印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)正常使用的。3.根據(jù)法律法規(guī)或公司/組織規(guī)定，需要廢止的其他情形。廢止申請印章使用部門或保管責任人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時，應填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因，并提交相關證明材料。廢止審批《印章廢止申請表》經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批后，報綜合管理部門備案。印章銷毀1.經(jīng)審批同意廢止的印章，由綜合管理部門負責組織銷毀。2.銷毀印章時，應至少有兩名監(jiān)銷人在場，確保印章被徹底銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、印章名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。3.銷毀后的印章銷毀記錄應妥善保存，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設立印章管理監(jiān)督小組，由綜合管理部門、審計部門、法務部門等相關人員組成，負責對印章管理情況進行定期或不定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方式、頻率等，確保印章管理工作規(guī)范有序。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章刻制、使用、保管、廢止等流程是否符合規(guī)定。2.印章使用審批程序的執(zhí)行情況，是否存在越權用印、違規(guī)用印等問題。3.印章保管情況，是否存在印章遺失、被盜、擅自交予他人保管等安全隱患。4.印章使用登記情況，登記信息是否完整、準確。問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時下達《印章管理整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對整改通知書中提出的問題，制定詳細的整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。整改完成后，向監(jiān)督小組提交整改報告。3.監(jiān)督小組對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門和責任人，按照公司/組織相關規(guī)定進行嚴肅處理。法律責任違規(guī)責任1.對違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章，或因保管不善導致印章遺失、被盜、損壞等，給公司/組織造成經(jīng)濟損失或不良影響的，公司/組織將依法追究相關責任人的責任。2.因違規(guī)用印給公司/組織或第三方造成損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。賠償責任1.印章保管責任人在保管印章過程中，因故意或重大過失導致印章丟失、被盜、損壞等，給公司/組織造成損失的，應按照損失金額的一定比例承擔賠償責任。2.用印人