檔案公開(kāi)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案公開(kāi)管理工作，保障檔案信息的合理利用，維護(hù)公司/組織和相關(guān)方的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各類檔案的公開(kāi)管理活動(dòng)，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案公開(kāi)管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的合法、合規(guī)公開(kāi)。2.安全保密原則：在檔案公開(kāi)過(guò)程中，要始終將安全保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，保障公司/組織核心信息安全。3.合理利用原則：以滿足公司/組織內(nèi)部管理需求和社會(huì)合理利用為導(dǎo)向，促進(jìn)檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)和利用。4.真實(shí)準(zhǔn)確原則：公開(kāi)的檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱瞞或虛假披露。二、檔案公開(kāi)的范圍與方式（一）公開(kāi)范圍1.主動(dòng)公開(kāi)涉及公司/組織重大決策、重要政策執(zhí)行情況等對(duì)社會(huì)公眾有重大影響的檔案信息，應(yīng)主動(dòng)向社會(huì)公開(kāi)。例如，公司年度工作報(bào)告、重大項(xiàng)目建設(shè)情況等。與員工切身利益密切相關(guān)的檔案信息，如員工薪酬福利政策、績(jī)效考核結(jié)果等，應(yīng)向員工主動(dòng)公開(kāi)。2.依申請(qǐng)公開(kāi)公民、法人或其他組織根據(jù)自身生產(chǎn)、生活、科研等特殊需要，可向公司/組織提出檔案信息公開(kāi)申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)明確、具體，包括所需檔案的名稱、文號(hào)、形成時(shí)間等關(guān)鍵信息。對(duì)于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等不宜公開(kāi)的檔案信息，經(jīng)審核后，可不予公開(kāi)，但應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明理由。（二）公開(kāi)方式1.內(nèi)部公開(kāi)在公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的檔案查閱室，供員工查閱相關(guān)檔案信息。查閱室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保查閱環(huán)境安全、舒適。利用公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子顯示屏等平臺(tái)，定期發(fā)布檔案信息摘要或目錄，方便員工及時(shí)了解檔案動(dòng)態(tài)。2.外部公開(kāi)通過(guò)公司/組織官方網(wǎng)站設(shè)立檔案公開(kāi)專欄，將主動(dòng)公開(kāi)的檔案信息在網(wǎng)站上予以發(fā)布，方便社會(huì)公眾查詢。根據(jù)實(shí)際情況，可選擇在當(dāng)?shù)卣畔⒐_(kāi)平臺(tái)、新聞媒體等渠道發(fā)布檔案公開(kāi)信息，擴(kuò)大信息傳播范圍。三、檔案公開(kāi)的流程（一）主動(dòng)公開(kāi)流程1.信息收集與整理各部門負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的應(yīng)主動(dòng)公開(kāi)的檔案信息，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類。檔案管理部門定期對(duì)各部門提交的檔案信息進(jìn)行匯總、審核，確保信息準(zhǔn)確、完整。2.審核與批準(zhǔn)檔案管理部門將整理好的擬公開(kāi)檔案信息提交至公司/組織信息公開(kāi)審核小組進(jìn)行審核。審核小組應(yīng)從合法性、準(zhǔn)確性、完整性、保密性等方面進(jìn)行全面審查。經(jīng)審核通過(guò)的檔案信息，由公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以公開(kāi)。對(duì)于涉及重要敏感信息的檔案，需報(bào)上級(jí)主管部門審批。3.公開(kāi)與發(fā)布檔案管理部門按照確定的公開(kāi)方式和渠道，及時(shí)將批準(zhǔn)公開(kāi)的檔案信息進(jìn)行發(fā)布。在發(fā)布過(guò)程中，要確保信息格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，便于公眾查閱和理解。建立主動(dòng)公開(kāi)檔案信息發(fā)布記錄制度，詳細(xì)記錄發(fā)布時(shí)間、內(nèi)容、渠道等信息，以備查詢和追溯。（二）依申請(qǐng)公開(kāi)流程1.申請(qǐng)受理公司/組織設(shè)立專門的檔案信息公開(kāi)申請(qǐng)受理渠道，如指定電子郵箱、郵寄地址或受理窗口等。申請(qǐng)人應(yīng)按照要求填寫《檔案信息公開(kāi)申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料。受理人員收到申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，核對(duì)申請(qǐng)人身份及申請(qǐng)材料的完整性。對(duì)于申請(qǐng)材料不齊全或不符合要求的，應(yīng)一次性告知申請(qǐng)人需要補(bǔ)正的內(nèi)容。2.審查與處理將初審?fù)ㄟ^(guò)的申請(qǐng)材料移交檔案管理部門進(jìn)行審查。檔案管理部門根據(jù)檔案內(nèi)容及相關(guān)規(guī)定，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審查，判斷是否屬于公開(kāi)范圍，是否涉及保密事項(xiàng)等。對(duì)于能夠當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的申請(qǐng)，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)予以答復(fù)；對(duì)于不能當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的申請(qǐng)，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）作出答復(fù)。如需延長(zhǎng)答復(fù)期限的，應(yīng)告知申請(qǐng)人并說(shuō)明理由。審查過(guò)程中，如涉及多個(gè)部門的檔案信息，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)商，共同研究處理意見(jiàn)。3.答復(fù)與送達(dá)根據(jù)審查結(jié)果，檔案管理部門制作《檔案信息公開(kāi)申請(qǐng)答復(fù)書》，明確答復(fù)申請(qǐng)人申請(qǐng)的檔案信息是否公開(kāi)、公開(kāi)的內(nèi)容及獲取方式等。將答復(fù)書通過(guò)申請(qǐng)人指定的方式送達(dá)申請(qǐng)人。如采用郵寄方式送達(dá)的，應(yīng)保留郵寄憑證；如采用電子方式送達(dá)的，應(yīng)確認(rèn)申請(qǐng)人已收到并保存相關(guān)記錄。四、檔案公開(kāi)的審查與保密（一）審查機(jī)制1.合法性審查：重點(diǎn)審查檔案公開(kāi)是否符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)公開(kāi)的風(fēng)險(xiǎn)。2.準(zhǔn)確性審查：對(duì)擬公開(kāi)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)虛假或誤導(dǎo)性信息。3.完整性審查：檢查檔案信息是否完整，是否存在關(guān)鍵內(nèi)容缺失或遺漏的情況。4.保密性審查：嚴(yán)格評(píng)估擬公開(kāi)檔案信息是否涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私、國(guó)家機(jī)密等不宜公開(kāi)的內(nèi)容。對(duì)于涉及保密事項(xiàng)的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得公開(kāi)。（二）保密措施1.人員管理：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員及參與檔案公開(kāi)工作相關(guān)人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.場(chǎng)所管理：檔案查閱室等涉及檔案信息公開(kāi)的場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.技術(shù)防護(hù)：利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息在公開(kāi)過(guò)程中被竊取或篡改。4.檔案利用管理：嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，按照規(guī)定的程序和范圍進(jìn)行查閱登記。查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。五、檔案公開(kāi)的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案公開(kāi)監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案公開(kāi)工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查公開(kāi)范圍是否合規(guī)、流程是否規(guī)范、信息是否準(zhǔn)確等。2.社會(huì)監(jiān)督：鼓勵(lì)社會(huì)公眾對(duì)公司/組織檔案公開(kāi)工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)公眾提出的意見(jiàn)和建議進(jìn)行及時(shí)處理和反饋。同時(shí)，接受上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督指導(dǎo)，不斷改進(jìn)檔案公開(kāi)工作。3.投訴舉報(bào)處理：建立檔案公開(kāi)投訴舉報(bào)渠道，對(duì)收到的投訴舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)查核實(shí)。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，依法依規(guī)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果向社會(huì)公開(kāi)。（二）考核制度1.考核指標(biāo)：制定檔案公開(kāi)工作考核指標(biāo)體系，包括公開(kāi)信息的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，公開(kāi)流程的合規(guī)性，公眾滿意度等方面。2.考核方式：采取定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)各部門檔案公開(kāi)工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己私Y(jié)果作為部門和個(gè)人績(jī)效考核的重要依據(jù)。3.結(jié)果應(yīng)用：對(duì)檔案公開(kāi)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問(wèn)題的部門和個(gè)人，責(zé)令限期整改。連續(xù)考核不達(dá)標(biāo)且整改不力的，將按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、檔案公開(kāi)的信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)建立一套功能完善、操作便捷、安全可靠的檔案公開(kāi)信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化收集、整理、審核、發(fā)布及查詢統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案公開(kāi)工作效率和管理水平。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案信息采集模塊：實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案信息的自動(dòng)采集和導(dǎo)入，支持多種格式文件的上傳，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入。2.檔案整理與分類模塊：按照檔案管理要求對(duì)采集的信息進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，形成規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.公開(kāi)審核模塊：根據(jù)設(shè)定的審核規(guī)則，對(duì)擬公開(kāi)檔案信息進(jìn)行合法性、準(zhǔn)確性、完整性、保密性等方面的審核，確保公開(kāi)信息符合要求。4.公開(kāi)發(fā)布模塊：根據(jù)審核結(jié)果，將批準(zhǔn)公開(kāi)的檔案信息按照預(yù)定的公開(kāi)方式和渠道進(jìn)行發(fā)布，支持多平臺(tái)、多渠道的信息推送。5.依申請(qǐng)公開(kāi)模塊：受理申請(qǐng)人的檔案信息公開(kāi)申請(qǐng)，記錄申請(qǐng)內(nèi)容、處理過(guò)程及結(jié)果，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)流程的全程跟蹤和管理。6.查詢統(tǒng)計(jì)模塊：為用戶提供檔案信息查詢功能，支持按關(guān)鍵詞、時(shí)間范圍、檔案類型等條件進(jìn)行靈活查詢。同時(shí)，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案公開(kāi)工作決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）系統(tǒng)安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問(wèn)，保障系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。2.數(shù)據(jù)安全管理：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期