檔案暫時(shí)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的暫時(shí)管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的、需要暫時(shí)保存的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于快速查找和使用。二、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.行政類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)板塊，如銷售業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)等進(jìn)行細(xì)分。3.人事類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。4.財(cái)務(wù)類：會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.其他類：不屬于以上分類的特殊檔案。（二）編號(hào)為每一類檔案編制唯一的編號(hào)體系，編號(hào)應(yīng)簡潔明了，便于識(shí)別和管理。例如，行政類檔案編號(hào)以“XZ”開頭，業(yè)務(wù)類檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊分別以“YS1”（銷售業(yè)務(wù)）、“YS2”（生產(chǎn)業(yè)務(wù)）等開頭，人事類以“RS”開頭，財(cái)務(wù)類以“CW”開頭，其他類以“QT”開頭，后面依次跟隨順序號(hào)。三、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種形式。（二）整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)體系進(jìn)行排序。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，進(jìn)行折疊、裝訂等處理，確保整齊美觀。3.電子文件應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)設(shè)備中，同時(shí)建立電子文件索引目錄。4.照片、錄音錄像等應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、貨架等，并按照檔案類別進(jìn)行分區(qū)存放。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性，確定不同檔案的暫時(shí)保管期限。一般分為短期（13年）、中期（35年）和長期（5年以上）。2.對(duì)于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）日常維護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、霉變等情況，及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)。2.保持庫房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制庫房的溫度和濕度。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核通過后，檔案管理人員為借閱人員辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記薄》，記錄借閱檔案的相關(guān)信息和借閱人員的信息。（三）借閱期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的借閱期限。一般短期檔案借閱期限不超過1周，中期檔案不超過1個(gè)月，長期檔案不超過3個(gè)月。2.如需延長借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存狀況等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)于涉及公司重要權(quán)益、法律糾紛等的檔案，即使超過保管期限，也應(yīng)適當(dāng)延長保管時(shí)間。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、借閱、利用、鑒定銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交1.當(dāng)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，導(dǎo)致部分檔案不再屬于本公司檔案管理范疇時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案移交。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制《檔案移交清冊》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照本辦法的要求，對(duì)接收的檔