文書規(guī)范管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書規(guī)范管理，提高文書處理效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中形成、使用和管理的各類文書。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文書管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則：保證文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，處理流程及時高效，避免延誤和差錯。3.安全保密原則：加強(qiáng)文書的安全保密管理，防止信息泄露和丟失。4.統(tǒng)一規(guī)范原則：對文書的格式、內(nèi)容、處理流程等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。二、文書分類與定義（一）行政公文1.定義：行政公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，主要包括決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。2.適用范圍：用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通情況、請示匯報等行政管理事項。（二）業(yè)務(wù)文書1.定義：業(yè)務(wù)文書是公司在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文書，如合同、協(xié)議、訂單、報價單、項目方案、技術(shù)文檔、市場調(diào)研報告等。2.適用范圍：涵蓋公司各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域，用于業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂、項目實(shí)施、業(yè)務(wù)總結(jié)等工作。（三）內(nèi)部文件1.定義：內(nèi)部文件是公司內(nèi)部使用的各類文書，如工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、工作簡報、員工手冊等。2.適用范圍：主要用于公司內(nèi)部溝通、協(xié)調(diào)、管理和信息共享。（四）其他文書1.定義：其他文書是指除上述三類文書以外的其他各類文書，如介紹信、證明信、便函、請柬、賀信、慰問信等。2.適用范圍：根據(jù)實(shí)際工作需要，用于特定的事務(wù)處理和對外聯(lián)系。三、文書格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張大?。阂话悴捎肁4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱或標(biāo)識，頁腳可設(shè)置頁碼等信息。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號宋體加粗，居中排列。2.正文：一般用三號仿宋體，行距為固定值28磅。3.一級標(biāo)題：用三號黑體，序號為“一、”，獨(dú)占一行。4.二級標(biāo)題：用四號黑體，序號為“（一）”，獨(dú)占一行。5.三級標(biāo)題：用小四號黑體，序號為“1.”，空一格后接標(biāo)題內(nèi)容。6.四級標(biāo)題：用小四號宋體，序號為“（1）”，空一格后接標(biāo)題內(nèi)容。（三）段落格式1.首行縮進(jìn)：正文段落首行縮進(jìn)2個字符。2.行距：除標(biāo)題外，正文行距一般為固定值28磅。（四）頁碼編排頁碼一般位于頁面底部居中位置，格式為“第X頁，共Y頁”。（五）落款格式1.發(fā)文單位：一般在正文右下角，署單位全稱或規(guī)范化簡稱，并加蓋單位印章。2.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），一般右空四字編排。四、文書起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文書內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.邏輯清晰：結(jié)構(gòu)合理，層次分明，語言表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、通順，避免冗長、繁瑣和歧義。3.格式規(guī)范：嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的格式要求進(jìn)行起草，確保文書格式統(tǒng)一、規(guī)范。4.簽署明確：涉及重要事項或需要相關(guān)部門會簽的文書，應(yīng)明確簽署意見和日期。（二）審核流程1.部門初審：文書起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和格式的規(guī)范性。2.歸口審核：涉及特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文書，由歸口管理部門進(jìn)行審核，提出審核意見。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：經(jīng)部門初審和歸口審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文書的內(nèi)容、政策依據(jù)、審批程序等進(jìn)行全面審核，并簽署審核意見。4.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：重要文書需報主要領(lǐng)導(dǎo)審批，主要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體利益和工作需要，做出最終審批決定。五、文書編號與登記（一）編號規(guī)則1.行政公文：按照公司規(guī)定的公文編號規(guī)則進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。2.業(yè)務(wù)文書：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要，制定相應(yīng)的編號規(guī)則，確保編號的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.內(nèi)部文件：一般采用年度流水號進(jìn)行編號，編號格式為“[年份]+流水號”。（二）登記管理1.建立文書登記臺賬：對所有文書進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文書的編號、名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、傳閱范圍等信息。2.定期更新臺賬：及時更新文書登記臺賬，確保臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.查閱登記：對查閱文書的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息，以便追溯和管理。六、文書印發(fā)與傳遞（一）印發(fā)要求1.排版印刷：文書經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由公司指定的文印部門按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行排版印刷。2.份數(shù)控制：根據(jù)文書的傳閱范圍和實(shí)際需要，合理確定印發(fā)份數(shù)，避免浪費(fèi)。3.裝訂要求：文書應(yīng)裝訂整齊、牢固，無掉頁、缺頁、錯頁等現(xiàn)象。（二）傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：對于需要紙質(zhì)存檔和傳遞的文書，通過專人送達(dá)、郵寄等方式進(jìn)行傳遞。2.電子傳遞：對于一般性的文書，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行電子傳遞，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確和安全。3.傳遞記錄：對文書的傳遞過程進(jìn)行記錄，包括傳遞時間、傳遞人、接收人等信息，以便跟蹤和查詢。七、文書歸檔與保管（一）歸檔范圍1.具有保存價值的各類文書，包括行政公文、業(yè)務(wù)文書、內(nèi)部文件等。2.與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的重要資料，如合同協(xié)議、項目文件、財務(wù)報表、審計報告等。3.公司在重大活動、重要會議中形成的文件材料。（二）歸檔要求1.整理分類：按照文書的類別、年度、保管期限等進(jìn)行整理分類，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.編號編目：對歸檔文件進(jìn)行編號編目，編制歸檔文件目錄，便于查找和利用。3.裝訂成冊：將歸檔文件按照一定順序裝訂成冊，確保文件的完整性和穩(wěn)定性。4.裝盒上架：將裝訂成冊的歸檔文件裝入檔案盒，并上架存放，便于保管和查閱。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司核心機(jī)密、重大決策、長期歷史資料等重要文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定不同的定期保管期限，一般分為3年、5年、10年等。3.保管期限變更：根據(jù)實(shí)際情況，對保管期限進(jìn)行適時調(diào)整，確保歸檔文件的保管期限合理、準(zhǔn)確。（四）保管責(zé)任1.檔案部門負(fù)責(zé)：公司設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)文書檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。2.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的質(zhì)量。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案保管場所的安全防護(hù)措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全。八、文書查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.查閱權(quán)限：公司員工因工作需要查閱文書檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的查閱權(quán)限進(jìn)行查閱。一般情況下，查閱本部門形成的文書檔案，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱其他部門形成的文書檔案，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.查閱登記：查閱文書檔案時，查閱人應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱地點(diǎn)：文書檔案的查閱應(yīng)在公司指定的檔案查閱場所進(jìn)行，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱場所。（二）借閱規(guī)定1.借閱權(quán)限：因工作需要借閱文書檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱責(zé)任：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損、丟失檔案，如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。九、文書保密與銷毀（一）保密規(guī)定1.密級劃分：根據(jù)文書的內(nèi)容和重要程度，將文書劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個密級。2.保密措施：對涉及公司機(jī)密的文書，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如專人保管、加密存儲、限制查閱范圍等。3.保密責(zé)任：公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文書保密規(guī)定，不得泄露公司機(jī)密信息，如因工作需要接觸機(jī)密文書的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議。（二）銷毀規(guī)定1.銷毀范圍：對已超過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的文書，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀程