檔案管理辦法編織一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司/組織各部門及員工利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司/組織的檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司/組織各部門形成的各種檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.組織開(kāi)展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)。7.積極提供檔案利用服務(wù)，為公司/組織各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供支持。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案清查、核對(duì)等工作，及時(shí)反饋本部門檔案管理工作中存在的問(wèn)題。4.參與檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高自身檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：行政管理文件、財(cái)務(wù)文件、人事檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、項(xiàng)目文檔、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、裝訂，確保檔案的質(zhì)量。3.對(duì)于重要的文件、資料，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，將同一類檔案中的不同文件按照時(shí)間先后或重要程度等進(jìn)行排列。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火保險(xiǎn)柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、滅火器材等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，一般每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成清查報(bào)告。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.積極提供檔案利用服務(wù)，滿足公司/組織各部門及員工的合理利用需求。2.在確保檔案安全的前提下，提高檔案利用效率，為公司/組織的發(fā)展提供支持。（二）利用方式1.檔案查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。3.檔案復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、所在部門、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.與紙質(zhì)檔案同步收集電子文件，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照電子檔案管理的要求，對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等整理工作。（二）電子檔案的存儲(chǔ)1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案的利用1.建立電子檔案利用系統(tǒng)，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和利用電子檔案。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)的操作規(guī)程，確保電子檔案的安全。（四）電子檔案的安全管理1.