檔案造假管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和嚴(yán)肅性，有效遏制檔案造假行為，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁任何形式的造假行為。3.責(zé)任追究原則：對(duì)檔案造假行為進(jìn)行嚴(yán)肅查處，明確責(zé)任主體，追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案造假行為界定（一）偽造檔案1.虛構(gòu)檔案內(nèi)容，包括但不限于文件、記錄、報(bào)表、合同等。2.擅自編造檔案數(shù)據(jù)、信息，以虛假內(nèi)容替代真實(shí)情況。（二）篡改檔案1.對(duì)已形成的檔案內(nèi)容進(jìn)行修改、涂抹、添加等行為，使其失去原始真實(shí)性。2.故意變更檔案的形成時(shí)間、來源、作者等關(guān)鍵信息，誤導(dǎo)檔案使用者。（三）隱匿檔案1.將應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件、資料、記錄等故意隱藏，不納入檔案管理體系。2.銷毀或丟棄重要檔案，以達(dá)到掩蓋事實(shí)或逃避責(zé)任的目的。（四）違規(guī)提供檔案1.未經(jīng)授權(quán)，私自將檔案提供給外部人員或機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致檔案信息泄露或被不當(dāng)使用。2.篡改檔案提供的范圍、用途等，超出規(guī)定的使用權(quán)限。三、檔案管理流程規(guī)范（一）檔案形成1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類檔案，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整。2.檔案形成過程中，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容要求填寫和記錄，不得隨意簡化或省略。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案整理后移交至檔案管理部門，移交時(shí)需填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交的檔案，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類清晰、編號(hào)規(guī)范。2.對(duì)檔案進(jìn)行編目、裝訂等處理，提高檔案的保管和利用效率。（四）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案存放安全、環(huán)境適宜。2.建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。（五）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.檔案查閱應(yīng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的真實(shí)性、完整性及管理流程的合規(guī)性。2.各部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正本部門檔案管理中存在的問題。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.根據(jù)審計(jì)意見，及時(shí)整改檔案管理中存在的問題，完善檔案管理制度。五、責(zé)任追究（一）對(duì)直接責(zé)任人的處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案造假行為，一經(jīng)查實(shí)，視情節(jié)輕重給予直接責(zé)任人警告、記過、記大過、降職、撤職、開除等處分。2.直接責(zé)任人因檔案造假行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）對(duì)相關(guān)管理人員的處理1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理人員對(duì)檔案造假行為負(fù)有管理責(zé)任的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降職等處分。2.如因管理人員失職導(dǎo)致檔案造假行為發(fā)生，給公司/組織造成重大損失的，應(yīng)追究其法律責(zé)任。（三）對(duì)部門的處理1.對(duì)于存在檔案造假行為的部門，公司/組織將視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、扣減部門績效獎(jiǎng)金、限制部門業(yè)務(wù)開展等處罰。2.部門因檔案造假行為給公司/組織造成惡劣影響或重大損失的，公司/組織將對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)肅問責(zé)。六、培訓(xùn)與教育（一）檔案管理知識(shí)培訓(xùn)1.定期組織公司/組織內(nèi)部人員參加檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案管理流程、檔案造假防范等方面。（二）職業(yè)道德教育1.加強(qiáng)員工職業(yè)道德教育，培養(yǎng)員工誠實(shí)守信、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，杜絕檔案造假行為。2.通過開展職業(yè)道德講座、案例分析等活動(dòng)，引導(dǎo)員工樹立正確的價(jià)值觀和職業(yè)操守。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司/組織檔案管理部門