檔案寄存管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案寄存管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各類檔案在指定寄存機(jī)構(gòu)的寄存管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在寄存過程中的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范管理原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案寄存操作，保證管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.有效利用原則：便于檔案的查詢、借閱和使用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案寄存機(jī)構(gòu)的選擇與簽約（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具備合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，信譽(yù)良好，無(wú)違規(guī)違紀(jì)記錄。2.擁有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，具備檔案保管、整理、數(shù)字化等相關(guān)技能和經(jīng)驗(yàn)。3.具備完善的檔案安全保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等條件。4.能夠提供規(guī)范的檔案寄存服務(wù)流程和質(zhì)量保障措施。（二）考察與評(píng)估1.對(duì)候選寄存機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其設(shè)施設(shè)備、管理狀況等實(shí)際情況。2.查閱候選寄存機(jī)構(gòu)的相關(guān)資料，評(píng)估其服務(wù)能力和業(yè)績(jī)。3.與候選寄存機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通交流，了解其對(duì)檔案寄存管理的理解和服務(wù)承諾。（三）簽約流程1.確定選定的寄存機(jī)構(gòu)后，起草并簽訂檔案寄存服務(wù)合同。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括檔案寄存的范圍、期限、費(fèi)用、安全責(zé)任、保密條款、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.合同簽訂前，需經(jīng)公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。三、檔案的整理與移交（一）檔案整理要求1.按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)擬寄存的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、缺失的檔案進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。3.建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、類別、編號(hào)、日期等信息。（二）移交準(zhǔn)備1.制定檔案移交計(jì)劃，明確移交的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。2.準(zhǔn)備好檔案移交所需的文件、表格等資料。3.對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，確保移交檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）移交程序1.雙方按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行檔案移交。2.移交過程中，雙方應(yīng)共同對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，并在移交清單上簽字確認(rèn)。3.寄存機(jī)構(gòu)接收檔案后，應(yīng)出具檔案接收證明。四、檔案的寄存保管（一）存放環(huán)境要求1.寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)提供符合檔案保管要求的存放環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，通風(fēng)良好。2.對(duì)存放檔案的庫(kù)房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）安全防護(hù)措施1.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案存放區(qū)域進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。（三）日常管理1.建立檔案寄存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的寄存情況，包括檔案名稱、數(shù)量、寄存時(shí)間、存放位置等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行巡查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案的清潔和整理工作，保持檔案存放環(huán)境的整潔。五、檔案的查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、內(nèi)容等。2.經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可到寄存機(jī)構(gòu)進(jìn)行查詢。3.寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定提供查詢服務(wù)，協(xié)助查詢?nèi)藛T查找所需檔案，并做好查詢記錄。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、期限、用途等。2.經(jīng)嚴(yán)格的審批流程，包括部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)等審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱過程中，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。（三）歸還與驗(yàn)收1.借閱人員歸還檔案時(shí)，寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和驗(yàn)收，檢查檔案是否完好無(wú)損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。六、檔案的數(shù)字化與信息化管理（一）數(shù)字化要求1.根據(jù)公司/組織的實(shí)際需求，對(duì)部分重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.數(shù)字化過程應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）信息化管理1.利用信息化手段對(duì)檔案寄存管理工作進(jìn)行全過程管理，包括檔案整理、移交、保管、查詢、借閱等環(huán)節(jié)。2.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和共享，提高管理效率和服務(wù)水平。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，定期對(duì)寄存檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表。（三）銷毀程序1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完成后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案寄存管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.加強(qiáng)對(duì)檔案寄存機(jī)構(gòu)的日常監(jiān)督，確保其按照合同約定履行服務(wù)職責(zé)。（二）外部檢查1.積極配合檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作。2.根據(jù)檢查意見，及時(shí)改進(jìn)檔案寄存管理工作中的不足之處。九、責(zé)任追究（一）寄存機(jī)構(gòu)責(zé)任1.如寄存機(jī)構(gòu)因保管不善等原因?qū)е聶n案丟失、損壞或泄露的，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)違反法律法規(guī)和本辦法規(guī)定的寄存機(jī)構(gòu)，依法追究其法律責(zé)任。（二）公司/組織內(nèi)部人員責(zé)任1.公司/組織內(nèi)部人員在檔案寄存管理過程中，如有違