橋梁檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司橋梁檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮橋梁檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和工程建設(shè)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所承建、養(yǎng)護(hù)、管理的各類橋梁檔案的管理工作。包括橋梁規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、運(yùn)營(yíng)維護(hù)等全過程形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則橋梁檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則歸檔的橋梁檔案必須真實(shí)反映橋梁建設(shè)和運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.同步管理原則橋梁檔案管理工作應(yīng)與橋梁建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等各項(xiàng)工作同步進(jìn)行，做到工程進(jìn)度與檔案形成進(jìn)度相匹配。4.有效利用原則充分開發(fā)利用橋梁檔案信息資源，為公司決策、工程建設(shè)、技術(shù)創(chuàng)新、運(yùn)營(yíng)管理等提供有效支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司橋梁檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)公司橋梁檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序開展。3.集中統(tǒng)一管理公司橋梁檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.定期對(duì)橋梁檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷提高檔案管理水平。（二）橋梁建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在橋梁建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理過程中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理兼職人員，負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)本部門文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。3.在項(xiàng)目建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理過程中，積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參建單位做好項(xiàng)目檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。2.監(jiān)督項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔情況，對(duì)不符合要求的及時(shí)督促整改。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保證項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。（四）文件材料形成部門及人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)在工作過程中及時(shí)形成、收集、整理應(yīng)歸檔的文件材料，并按要求進(jìn)行分類、組卷。2.確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，載體及書寫材料符合耐久性要求。3.按照規(guī)定時(shí)間將整理好的文件材料移交本部門檔案管理兼職人員或直接移交公司檔案管理部門。三、檔案收集（一）收集范圍1.橋梁規(guī)劃階段：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案等文件材料。2.橋梁設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件，設(shè)計(jì)變更文件，設(shè)計(jì)交底會(huì)議紀(jì)要等。3.橋梁施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄、施工日志、工程照片、錄像等。4.橋梁監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.橋梁竣工驗(yàn)收階段：竣工驗(yàn)收文件、工程竣工決算、工程質(zhì)量保修書等。6.橋梁運(yùn)營(yíng)維護(hù)階段：定期檢查報(bào)告、特殊檢查報(bào)告、養(yǎng)護(hù)維修記錄、病害處理記錄、技術(shù)改造文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案整理規(guī)范要求。對(duì)于字跡模糊、簽字蓋章不全、載體損壞等不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充、更換或修復(fù)。3.收集的電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。同時(shí)，應(yīng)做好電子文件的備份工作，確保數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)重要橋梁建設(shè)項(xiàng)目或有特殊要求的項(xiàng)目，檔案管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)文件材料的收集工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）收集時(shí)間1.橋梁建設(shè)項(xiàng)目在各階段工作完成后，相關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將整理好的文件材料移交檔案管理部門。2.橋梁運(yùn)營(yíng)維護(hù)部門應(yīng)在每年年底前，將本年度的運(yùn)營(yíng)維護(hù)文件材料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照橋梁建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行分類，一個(gè)項(xiàng)目作為一個(gè)獨(dú)立的分類單元。2.在每個(gè)項(xiàng)目分類下，按照橋梁規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)維護(hù)等階段進(jìn)行二級(jí)分類。3.每個(gè)二級(jí)分類下，再根據(jù)文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)的三級(jí)分類，如施工階段可分為工程管理文件、質(zhì)量控制文件、安全管理文件等。（三）組卷要求1.同一來源、同一時(shí)間、同一內(nèi)容的文件材料應(yīng)集中組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編好頁(yè)號(hào)。2.不同載體的文件材料應(yīng)分別組卷，如紙質(zhì)文件與電子文件應(yīng)分別組卷，但電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，并在電子文件卷內(nèi)目錄中注明紙質(zhì)文件的檔號(hào)。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后等。4.卷內(nèi)文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等，字跡應(yīng)清晰、工整。（四）編號(hào)與編目1.橋梁檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用項(xiàng)目編號(hào)+分類代碼+卷號(hào)的形式，如“QL001001”，其中“QL”為橋梁檔案代號(hào)，“001”為項(xiàng)目編號(hào)，“001”為卷號(hào)。2.編制橋梁檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等，便于查找和利用。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將橋梁檔案的目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并做好安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.對(duì)重要的橋梁檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。4.建立檔案保管期限表，對(duì)不同類型的橋梁檔案確定合理的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。到期檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、橋梁建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理部門相關(guān)人員及專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)橋梁檔案的保管期限、密級(jí)等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，結(jié)合橋梁檔案的實(shí)際價(jià)值，確定檔案的保管期限和密級(jí)。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)遵循實(shí)事求是、科學(xué)合理、嚴(yán)格慎重的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）鑒定內(nèi)容1.保管期限鑒定：根據(jù)橋梁檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，確定檔案的保管期限。對(duì)反映橋梁建設(shè)和運(yùn)營(yíng)全過程的重要文件材料，如橋梁竣工驗(yàn)收文件、重大技術(shù)改造文件等，應(yīng)列為永久保管；對(duì)一般性的文件材料，如施工過程中的一般性技術(shù)文件等，可根據(jù)實(shí)際情況確定為長(zhǎng)期或短期保管。2.密級(jí)鑒定：根據(jù)國(guó)家保密規(guī)定和公司保密制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的橋梁檔案進(jìn)行密級(jí)鑒定。對(duì)不宜公開的檔案，應(yīng)確定相應(yīng)的密級(jí)，并采取保密措施。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見。3.對(duì)鑒定意見進(jìn)行集體討論，形成最終的鑒定結(jié)論，并填寫檔案鑒定表。4.根據(jù)鑒定結(jié)論，對(duì)保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀；對(duì)需要延長(zhǎng)保管期限或調(diào)整密級(jí)的檔案，及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)處理。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.橋梁檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案的數(shù)量及分類統(tǒng)計(jì)。2.檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況統(tǒng)計(jì)。3.檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)，如鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照統(tǒng)計(jì)制度和方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和可靠性。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.橋梁檔案專題匯編，如橋梁建設(shè)項(xiàng)目資料匯編、橋梁運(yùn)營(yíng)維護(hù)資料匯編等，將分散的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，形成專題資料集，便于查閱和利用。2.橋梁檔案參考資料編寫，如橋梁技術(shù)總結(jié)、橋梁病害分析報(bào)告、橋梁建設(shè)大事記等，對(duì)橋梁檔案信息進(jìn)行綜合分析和研究，編寫具有參考價(jià)值的資料。3.橋梁檔案檢索工具編制，如橋梁檔案目錄索引、電子檔案檢索系統(tǒng)等，提高檔案檢索效率，方便用戶查找檔案。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)緊密圍繞公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和工程建設(shè)的需要，突出重點(diǎn)，注重實(shí)用性。2.編研人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，對(duì)編研內(nèi)容進(jìn)行深入研究和分析，確保編研成果的質(zhì)量。3.編研成果應(yīng)形式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，便于閱讀和使用。（三）編研程序1.確定編研題目，根據(jù)公司需求和檔案資源狀況，選擇具有編研價(jià)值的題目。2.收集相關(guān)檔案資料，對(duì)所需檔案進(jìn)行篩選、整理和分析。3.編寫編研初稿，按照編研要求和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，進(jìn)行編寫工作。4.對(duì)編研初稿進(jìn)行審核修改，征求相關(guān)部門和人員的意見，確保編研成果的質(zhì)量。5.定稿出版，將審核通過的編研成果進(jìn)行排版印刷或電子出版，供公司內(nèi)部使用。九、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、工程建設(shè)等工作中需要查閱橋梁檔案的。2.公司外部有關(guān)單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)查閱橋梁檔案的。3.涉及橋梁檔案的科研、教學(xué)、技術(shù)交流等活動(dòng)需要查閱檔案的。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。2.查閱電子檔案：利用者可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案，檔案管理部門應(yīng)指導(dǎo)利用者正確使用系統(tǒng)，確保電子檔案的安全。3.復(fù)制檔案：根據(jù)利用者的需要，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱橋梁檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意