橋梁檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司橋梁檔案的科學管理，充分發(fā)揮橋梁檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和工程建設中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所承建、養(yǎng)護、管理的各類橋梁檔案的管理工作。包括橋梁規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、運營維護等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則橋梁檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則歸檔的橋梁檔案必須真實反映橋梁建設和運營的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.同步管理原則橋梁檔案管理工作應與橋梁建設、養(yǎng)護、管理等各項工作同步進行，做到工程進度與檔案形成進度相匹配。4.有效利用原則充分開發(fā)利用橋梁檔案信息資源，為公司決策、工程建設、技術創(chuàng)新、運營管理等提供有效支持。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司橋梁檔案管理制度，并組織實施。2.負責對公司橋梁檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，確保檔案管理工作規(guī)范有序開展。3.集中統(tǒng)一管理公司橋梁檔案，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.定期對橋梁檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷提高檔案管理水平。（二）橋梁建設、養(yǎng)護、管理部門職責1.負責本部門在橋梁建設、養(yǎng)護、管理過程中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理兼職人員，負責督促、指導本部門文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。3.在項目建設、養(yǎng)護、管理過程中，積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）項目負責人職責1.項目負責人是項目檔案管理的第一責任人，負責組織、協(xié)調(diào)項目各參建單位做好項目檔案管理工作，確保項目檔案的質(zhì)量。2.監(jiān)督項目文件材料的形成、積累和歸檔情況，對不符合要求的及時督促整改。3.協(xié)調(diào)解決項目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保證項目檔案工作與項目建設同步進行。（四）文件材料形成部門及人員職責1.負責在工作過程中及時形成、收集、整理應歸檔的文件材料，并按要求進行分類、組卷。2.確保文件材料的真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，載體及書寫材料符合耐久性要求。3.按照規(guī)定時間將整理好的文件材料移交本部門檔案管理兼職人員或直接移交公司檔案管理部門。三、檔案收集（一）收集范圍1.橋梁規(guī)劃階段：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、規(guī)劃設計方案等文件材料。2.橋梁設計階段：初步設計、技術設計、施工圖設計文件，設計變更文件，設計交底會議紀要等。3.橋梁施工階段：施工組織設計、施工方案、施工技術交底、工程測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄、施工日志、工程照片、錄像等。4.橋梁監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.橋梁竣工驗收階段：竣工驗收文件、工程竣工決算、工程質(zhì)量保修書等。6.橋梁運營維護階段：定期檢查報告、特殊檢查報告、養(yǎng)護維修記錄、病害處理記錄、技術改造文件等。（二）收集要求1.各部門應建立健全文件材料收集制度，明確專人負責收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，符合檔案整理規(guī)范要求。對于字跡模糊、簽字蓋章不全、載體損壞等不符合要求的文件材料，應及時補充、更換或修復。3.收集的電子文件應格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。同時，應做好電子文件的備份工作，確保數(shù)據(jù)安全。4.對重要橋梁建設項目或有特殊要求的項目，檔案管理部門應提前介入，指導文件材料的收集工作，確保檔案的完整性和準確性。（三）收集時間1.橋梁建設項目在各階段工作完成后，相關部門應在一個月內(nèi)將整理好的文件材料移交檔案管理部門。2.橋梁運營維護部門應在每年年底前，將本年度的運營維護文件材料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.按照橋梁建設項目進行分類，一個項目作為一個獨立的分類單元。2.在每個項目分類下，按照橋梁規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、運營維護等階段進行二級分類。3.每個二級分類下，再根據(jù)文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容等進行詳細的三級分類，如施工階段可分為工程管理文件、質(zhì)量控制文件、安全管理文件等。（三）組卷要求1.同一來源、同一時間、同一內(nèi)容的文件材料應集中組卷，卷內(nèi)文件應排列有序，編好頁號。2.不同載體的文件材料應分別組卷，如紙質(zhì)文件與電子文件應分別組卷，但電子文件應與紙質(zhì)文件建立對應關系，并在電子文件卷內(nèi)目錄中注明紙質(zhì)文件的檔號。3.卷內(nèi)文件應按照重要程度、時間順序等進行排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批復在前，請示在后等。4.卷內(nèi)文件應編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等，字跡應清晰、工整。（四）編號與編目1.橋梁檔案應進行編號管理，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用項目編號+分類代碼+卷號的形式，如“QL001001”，其中“QL”為橋梁檔案代號，“001”為項目編號，“001”為卷號。2.編制橋梁檔案目錄，目錄內(nèi)容應包括檔號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等，便于查找和利用。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將橋梁檔案的目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管要求1.對紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。同時，應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)校驗和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。電子檔案應存儲在專門的服務器或存儲設備上，并做好安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.對重要的橋梁檔案應進行異地備份，以防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。4.建立檔案保管期限表，對不同類型的橋梁檔案確定合理的保管期限，保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。到期檔案應按照規(guī)定進行鑒定和處置。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、橋梁建設、養(yǎng)護、管理部門相關人員及專業(yè)技術人員組成。鑒定小組負責對橋梁檔案的保管期限、密級等進行鑒定。（二）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，結(jié)合橋梁檔案的實際價值，確定檔案的保管期限和密級。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，準確判斷檔案的保存價值。3.鑒定工作應遵循實事求是、科學合理、嚴格慎重的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。（三）鑒定內(nèi)容1.保管期限鑒定：根據(jù)橋梁檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等，確定檔案的保管期限。對反映橋梁建設和運營全過程的重要文件材料，如橋梁竣工驗收文件、重大技術改造文件等，應列為永久保管；對一般性的文件材料，如施工過程中的一般性技術文件等，可根據(jù)實際情況確定為長期或短期保管。2.密級鑒定：根據(jù)國家保密規(guī)定和公司保密制度，對涉及國家機密、商業(yè)秘密、技術秘密等的橋梁檔案進行密級鑒定。對不宜公開的檔案，應確定相應的密級，并采取保密措施。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標準，提出鑒定意見。3.對鑒定意見進行集體討論，形成最終的鑒定結(jié)論，并填寫檔案鑒定表。4.根據(jù)鑒定結(jié)論，對保管期限已滿且無保存價值的檔案進行銷毀；對需要延長保管期限或調(diào)整密級的檔案，及時進行相應處理。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.橋梁檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案的數(shù)量及分類統(tǒng)計。2.檔案的收進、移出、保管、利用等情況統(tǒng)計。3.檔案鑒定情況統(tǒng)計，如鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領導報告。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.統(tǒng)計人員應認真負責，嚴格按照統(tǒng)計制度和方法進行統(tǒng)計工作，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的及時性和可靠性。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.橋梁檔案專題匯編，如橋梁建設項目資料匯編、橋梁運營維護資料匯編等，將分散的檔案資料進行系統(tǒng)整理，形成專題資料集，便于查閱和利用。2.橋梁檔案參考資料編寫，如橋梁技術總結(jié)、橋梁病害分析報告、橋梁建設大事記等，對橋梁檔案信息進行綜合分析和研究，編寫具有參考價值的資料。3.橋梁檔案檢索工具編制，如橋梁檔案目錄索引、電子檔案檢索系統(tǒng)等，提高檔案檢索效率，方便用戶查找檔案。（二）編研要求1.編研工作應緊密圍繞公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和工程建設的需要，突出重點，注重實用性。2.編研人員應具備扎實的檔案業(yè)務知識和相關專業(yè)知識，對編研內(nèi)容進行深入研究和分析，確保編研成果的質(zhì)量。3.編研成果應形式規(guī)范、內(nèi)容準確、邏輯嚴謹，便于閱讀和使用。（三）編研程序1.確定編研題目，根據(jù)公司需求和檔案資源狀況，選擇具有編研價值的題目。2.收集相關檔案資料，對所需檔案進行篩選、整理和分析。3.編寫編研初稿，按照編研要求和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，進行編寫工作。4.對編研初稿進行審核修改，征求相關部門和人員的意見，確保編研成果的質(zhì)量。5.定稿出版，將審核通過的編研成果進行排版印刷或電子出版，供公司內(nèi)部使用。九、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、工程建設等工作中需要查閱橋梁檔案的。2.公司外部有關單位因工作需要，經(jīng)公司批準查閱橋梁檔案的。3.涉及橋梁檔案的科研、教學、技術交流等活動需要查閱檔案的。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理部門應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人負責查閱服務。2.查閱電子檔案：利用者可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案，檔案管理部門應指導利用者正確使用系統(tǒng)，確保電子檔案的安全。3.復制檔案：根據(jù)利用者的需要，檔案管理部門可提供檔案復制服務，復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱橋梁檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意