檔案出借管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的出借管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案出借行為，保障檔案的合理利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要出借檔案的管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：檔案出借必須符合國家法律法規(guī)以及公司/組織相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益、公司/組織利益和第三方合法權(quán)益。2.安全性原則：確保檔案在出借過程中不丟失、不損壞、不泄密，采取必要的安全防護(hù)措施。3.審批性原則：嚴(yán)格履行檔案出借審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自出借檔案。4.限期歸還原則：明確檔案出借期限，出借人應(yīng)按時歸還，如需延期，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。二、檔案出借申請（一）申請主體公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要方可申請檔案出借。（二）申請流程1.填寫申請表：申請人需填寫《檔案出借申請表》，詳細(xì)注明申請出借檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：申請表經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)申請用途合理、必要后簽字。3.檔案管理部門初審：檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請檔案是否屬于可出借范圍，以及相關(guān)手續(xù)是否齊全。三、檔案出借審批（一）審批層級1.一般檔案出借：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要檔案出借：涉及公司/組織核心機密、重要業(yè)務(wù)信息等重要檔案的出借，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.申請用途審查：核實申請出借檔案的用途是否與工作需要相符，是否存在不合理或違規(guī)使用的風(fēng)險。2.安全保障審查：評估出借過程中檔案的安全保障措施是否充分，包括運輸、保管、歸還等環(huán)節(jié)的安全要求。3.期限合理性審查：根據(jù)檔案性質(zhì)和實際工作需求，審查預(yù)計歸還日期是否合理，是否會影響檔案的正常使用和管理。（三）審批結(jié)果通知審批通過的，檔案管理部門應(yīng)及時通知申請人辦理檔案出借手續(xù)；審批不通過的，應(yīng)向申請人說明理由。四、檔案出借手續(xù)辦理（一）簽訂出借協(xié)議1.經(jīng)審批同意出借的檔案，申請人與檔案管理部門簽訂《檔案出借協(xié)議》。協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括檔案的名稱、數(shù)量、出借期限、歸還日期、保管責(zé)任、保密條款等內(nèi)容。2.出借協(xié)議一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（二）檔案交接1.申請人憑《檔案出借申請表》和《檔案出借協(xié)議》到檔案管理部門辦理檔案交接手續(xù)。2.檔案管理部門按照申請表和協(xié)議內(nèi)容，向申請人提供檔案，并雙方共同清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在《檔案交接清單》上簽字。（三）領(lǐng)取與歸還憑證1.申請人領(lǐng)取檔案時，檔案管理部門出具《檔案出借憑證》，作為領(lǐng)取檔案的依據(jù)。2.申請人歸還檔案時，檔案管理部門在核對檔案無誤后，出具《檔案歸還憑證》，作為檔案已歸還的證明。五、檔案出借期間管理（一）出借人責(zé)任1.出借人應(yīng)妥善保管所借檔案，確保檔案安全，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀、丟失檔案。2.嚴(yán)格按照出借協(xié)議約定的用途使用檔案，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的。3.在檔案出借期限屆滿前，及時歸還檔案。如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（二）檔案管理部門跟蹤1.檔案管理部門定期跟蹤所出借檔案的使用情況，了解檔案是否按照約定用途使用，是否存在安全隱患等問題。2.如發(fā)現(xiàn)出借人違反出借協(xié)議約定或存在檔案安全風(fēng)險，檔案管理部門有權(quán)要求出借人立即改正，并采取相應(yīng)措施確保檔案安全。（三）安全保障措施1.出借人應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案在運輸、保管過程中的安全。如使用專門的檔案運輸工具，對檔案進(jìn)行妥善包裝等。2.檔案保管環(huán)境應(yīng)符合檔案保管要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。六、檔案歸還（一）按時歸還出借人應(yīng)在出借協(xié)議約定的歸還日期前將檔案歸還至檔案管理部門。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（二）歸還驗收1.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括檔案數(shù)量是否齊全、內(nèi)容是否完整、載體是否完好等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在丟失、損壞、涂改等情況，出借人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償或采取補救措施。（三）解除出借協(xié)議檔案歸還驗收合格后，檔案管理部門與出借人辦理出借協(xié)議解除手續(xù)，雙方在《檔案出借協(xié)議解除清單》上簽字確認(rèn)。七、檔案出借的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案出借管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案出借審批程序是否合規(guī)、出借協(xié)議是否履行、檔案安全是否得到保障等。2.檔案管理部門定期對檔案出借情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善檔案出借管理制度。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的出借行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；造成檔案丟失、損壞、泄密等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。2.對違規(guī)出借檔案的部門或個人，取消其一定期限內(nèi)的檔案出借申請資格。八