檔案管理辦法計(jì)劃一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、規(guī)劃檔案管理工作、收集和整理各類檔案、提供檔案查閱服務(wù)、監(jiān)督和指導(dǎo)各部門檔案管理工作等。其具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立和維護(hù)公司檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。6.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司的決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)等提供支持和服務(wù)。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，定期移交綜合管理部。2.建立本部門檔案臺(tái)賬，對檔案的收集、整理、移交、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，做好本部門檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等；公司行政管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；公司各類會(huì)議文件、紀(jì)要；公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.人力資源類：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、保險(xiǎn)、勞動(dòng)合同、離職等相關(guān)文件；員工檔案、人事檔案管理規(guī)定等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括公司財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等相關(guān)文件。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料、市場推廣活動(dòng)等相關(guān)文件。5.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝、操作規(guī)程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等相關(guān)文件。6.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果、專利申請等相關(guān)文件。7.物資采購類：包括物資采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商資料、物資驗(yàn)收單、庫存管理等相關(guān)文件。8.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)文件。9.法務(wù)合規(guī)類：包括公司法律事務(wù)管理制度、合同審查、訴訟案件、法律咨詢、合規(guī)檢查等相關(guān)文件。10.其他類：不屬于以上九類的其他文件材料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的方式，具體如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：按照檔案分類的順序，每類檔案用兩位大寫英文字母表示，如行政管理類為“XG”，人力資源類為“RL”等。3.順序號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號(hào)為“2023XG0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的各類文件、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、合同、協(xié)議、報(bào)表、臺(tái)賬等。3.本部門召開會(huì)議形成的會(huì)議文件、紀(jì)要、記錄等。4.本部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的調(diào)研資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、圖紙等。5.本部門員工的個(gè)人資料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等。6.本部門獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等。7.其他與本部門工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)定期收集本部門的文件材料，并確保收集的文件材料齊全、完整、真實(shí)。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件備份制度，定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理和歸檔。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體整理原則如下：1.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，按照文件材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，將同一問題、同一項(xiàng)目、同一事件的文件材料集中在一起。3.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，將重要文件、永久保存文件和長期保存文件分別整理。4.便于保管和利用，檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、目錄清晰。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類的要求，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案編號(hào)一致。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和保存。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、類別、年度等信息。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全與完整。同時(shí)，應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、公司重要文件、重大項(xiàng)目資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限為16年至50年。如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、各類合同協(xié)議、員工人事檔案等。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限為5年以下。如公司一般性文件、臨時(shí)性通知、一般性業(yè)務(wù)資料等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止蟲害和霉變。（四）保護(hù)措施1.防火：檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。同時(shí)，應(yīng)制定防火制度，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.防潮：檔案庫房應(yīng)安裝防潮設(shè)備，如除濕機(jī)等，控制庫房內(nèi)的濕度。同時(shí)，檔案應(yīng)存放在防潮的檔案架和檔案柜內(nèi)，避免受潮。3.防蟲：檔案庫房應(yīng)定期投放防蟲藥，防止蟲害。同時(shí)，應(yīng)保持庫房內(nèi)的清潔衛(wèi)生，避免害蟲滋生。4.防盜：檔案庫房應(yīng)安裝防盜設(shè)備，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控?cái)z像頭等，并加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜。5.防光：檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾或遮光設(shè)備，避免陽光直射檔案。同時(shí)，檔案管理人員在查閱檔案時(shí)應(yīng)盡量減少光照時(shí)間。6.防塵：檔案庫房應(yīng)安裝防塵設(shè)備，如空氣過濾器等，保持庫房內(nèi)空氣清潔。同時(shí)，檔案應(yīng)存放在防塵的檔案盒內(nèi)，避免灰塵污染。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行操作。2.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將《檔案查閱申請表》提交綜合管理部檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人員在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱原則1.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格控制，確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，提交部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將《檔案借閱申請表》提交綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字。3.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.借閱人員與檔案管理人員辦理檔案交接手續(xù)，領(lǐng)取檔案。5.借閱人員在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，與檔案管理人員辦理檔案交接手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面、客觀、準(zhǔn)確的原則，根據(jù)檔案的保管期限、保存價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行定期鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、保存價(jià)值、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)參考檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等方面的情況，綜合判斷檔案的價(jià)值。對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成檔案銷毀清冊。2.將檔案銷毀清冊提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部組織實(shí)施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化查詢、自動(dòng)化管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司的決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)等提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、查詢、借閱、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立公司內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸，方便各部門及員工查閱和利用檔案。（三）信息化管理要求1.