機密公文管理辦法一、總則（一）目的為加強公司機密公文管理，確保公司機密信息的安全與保密，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在處理、傳遞、存儲和使用機密公文過程中的管理活動。（三）定義1.機密公文：指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要客戶信息等，一旦泄露可能對公司造成重大損失或不良影響的公文。2.密級劃分：根據(jù)公文內(nèi)容的敏感程度和重要性，將機密公文劃分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密級公文是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴重的損害；機密級公文是重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受嚴重的損害；秘密級公文是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受一定的損害。（四）管理原則1.嚴格保密原則：遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，對機密公文實施嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.分級管理原則：按照密級劃分，實行分級負責(zé)、歸口管理，確保機密公文得到妥善處理。3.全程監(jiān)控原則：對機密公文的生成、傳遞、使用、存儲、銷毀等全過程進行監(jiān)控，確保各個環(huán)節(jié)的安全。二、公文的生成與確定密級（一）起草1.涉及公司機密信息的公文起草，應(yīng)由經(jīng)過授權(quán)的人員負責(zé)。起草人員應(yīng)確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，表達清晰，并采取必要的保密措施。2.在公文起草過程中，如需引用公司內(nèi)部機密資料，應(yīng)注明資料來源，并按照相應(yīng)的保密要求進行處理。（二）審核1.公文起草完成后，應(yīng)提交部門負責(zé)人進行審核。審核人員應(yīng)重點審查公文內(nèi)容是否符合公司保密規(guī)定，是否涉及敏感信息，密級確定是否準(zhǔn)確等。2.對于涉及多個部門或重要事項的公文，審核過程中應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，確保公文內(nèi)容的一致性和準(zhǔn)確性。（三）密級確定1.根據(jù)公文內(nèi)容的敏感程度和重要性，由審核人員提出密級建議，報公司保密委員會審定。2.公司保密委員會應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，對密級建議進行審核，并最終確定公文的密級。3.密級確定后，應(yīng)在公文首頁左上角標(biāo)明相應(yīng)的密級標(biāo)識。三、公文的傳遞（一）傳遞方式1.機密公文應(yīng)通過專人傳遞、機要通信、加密電子郵件等安全可靠的方式進行傳遞，嚴禁通過普通郵政、快遞、互聯(lián)網(wǎng)等非保密渠道傳遞。2.對于絕密級公文，必須由專人親自送達收件人，并辦理簽收手續(xù)。（二）傳遞過程中的保密措施1.傳遞人員應(yīng)具備保密意識，熟悉保密規(guī)定，確保在傳遞過程中機密公文的安全。2.在傳遞機密公文時，應(yīng)將其封裝在專用的保密信封或文件袋內(nèi)，并在封口處加蓋密封章。3.傳遞人員應(yīng)對傳遞過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行評估，并采取相應(yīng)的防范措施，如避免在公共場所停留、防止文件丟失或被盜等。（三）簽收與登記1.收件人收到機密公文后，應(yīng)立即進行簽收，并在簽收單上注明收到日期、公文名稱、密級等信息。2.傳遞人員應(yīng)及時將簽收單交回發(fā)文部門，發(fā)文部門應(yīng)建立傳遞登記臺賬，詳細記錄公文的傳遞情況，包括傳遞時間、傳遞人員、收件人等信息。四、公文的使用（一）使用范圍1.機密公文僅限在公司內(nèi)部規(guī)定的范圍內(nèi)使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴禁將機密公文帶出公司或提供給外部人員。2.使用人員應(yīng)嚴格按照公文內(nèi)容的要求和公司相關(guān)規(guī)定進行操作，不得擅自擴大使用范圍或更改公文內(nèi)容。（二）使用過程中的保密措施1.使用人員應(yīng)妥善保管機密公文，不得將其隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)公文有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。2.機密公文的閱讀和使用應(yīng)在符合保密要求的場所進行，如辦公室、會議室等。嚴禁在公共場所或非保密環(huán)境下閱讀、討論機密公文。3.對于涉及公司核心機密的公文，應(yīng)實行專人專管制度，嚴格限制知悉范圍。使用人員如需復(fù)印、摘錄公文內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，并按照相應(yīng)的保密要求進行處理。（三）歸還與存檔1.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時將機密公文歸還給發(fā)文部門或指定的保管人員，并辦理歸還手續(xù)。2.發(fā)文部門或保管人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對機密公文進行整理、歸檔，確保公文的安全存儲和可追溯性。五、公文的存儲（一）存儲場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的機密公文存儲場所，如保密檔案室、保險柜等，存儲場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防磁等安全設(shè)施。2.機密公文存儲場所應(yīng)實行專人管理，管理人員應(yīng)具備保密意識，熟悉保密規(guī)定，嚴格控制人員進出。（二）存儲方式1.機密公文應(yīng)按照密級、類別、年度等進行分類存儲，便于查找和管理。2.對于電子形式的機密公文，應(yīng)存儲在加密的存儲設(shè)備中，并設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.在存儲機密公文時，應(yīng)定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（三）存儲期限1.機密公文的存儲期限應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容的重要性和時效性確定，一般按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.對于超過存儲期限的機密公文，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保公司機密信息的安全。六、公文的銷毀（一）銷毀條件1.機密公文在下列情況下應(yīng)進行銷毀：已超過存儲期限且無繼續(xù)保存價值的；因工作需要變更密級或解密后，原密級公文不再具有保密價值的；因其他原因需要銷毀的。2.銷毀機密公文應(yīng)填寫《機密公文銷毀申請表》，報公司保密委員會批準(zhǔn)。（二）銷毀方式1.機密公文的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保公文內(nèi)容無法恢復(fù)。2.對于電子形式的機密公文，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進行銷毀，確保存儲設(shè)備中的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（三）銷毀記錄1.在銷毀機密公文時，應(yīng)安排專人負責(zé)現(xiàn)場監(jiān)督，并填寫《機密公文銷毀記錄單》，記錄銷毀時間、地點、方式、公文名稱、數(shù)量等信息。2.《機密公文銷毀記錄單》應(yīng)與《機密公文銷毀申請表》一并存檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立保密監(jiān)督小組，負責(zé)對公司機密公文管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.保密監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方法和頻率，確保監(jiān)督檢查工作的有效性。（二）檢查內(nèi)容1.檢查機密公文的生成、傳遞、使用、存儲、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.檢查保密制度的執(zhí)行情況，包括人員保密培訓(xùn)、保密措施落實等方面。3.檢查保密設(shè)施設(shè)備的運行情況，確保其正常運行和安全可靠。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定詳細的整改措施，并認真組織實施。整改完成后，應(yīng)向保密監(jiān)督小組提交整改報告，經(jīng)復(fù)查合格后方可銷號。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.凡違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致公司機密公文泄露、丟失或其他安全事故的行為，均屬于違規(guī)行為。2.違規(guī)行為包括但不限于：未按規(guī)定確定密級、傳遞公文、使用公文、存儲公文、銷毀公文；擅自擴大知悉范圍、轉(zhuǎn)借他人；未采取必要的保密措施等。（二）責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，給予責(zé)任人批評教育、警告、記過、降職、撤職、解除勞動合同等處分。2.